La logica per la numerazione dei documenti di magazzino (tranne per BF e FF a meno che non provengano da OF trasformati) è automatica: al salvataggio di tali documenti il progressivo viene calcolato da programma ma non viene inserita la serie in automatico, in questo caso il programma controlla la chiave logica formata da Sigla, Anno, Cliente/Fornitore (questi ultimi disponibili in base al tipo documento) e ne incrementa il progressivo di numerazione.
In caso si vogliano gestire le serie, queste dovranno essere inserite manualmente in ogni documento in fase di emissione. In questo caso il programma controlla la chiave logica formata da Serie, Sigla, Anno, Cliente/Fornitore (questi ultimi disponibili in base al tipo documento) e ne incrementa il progressivo di numerazione.
Esempio:
Sono già presenti 8 BC nell’Anno 2007, Serie 1. Al momento dell’emissione di una nuova BC, nell’Anno 2007, per la Serie 1, il documento porterà il numero 9 in seguito alla presenza delle 8 BC già emesse come detto sopra.
In caso venga emessa un’ulteriore BC con stesso anno, stessa Serie, il programma effettua un controllo per verificare la presenza di ulteriori BC nell’Anno 2008 e con Serie 1. Se vengono trovate BC con tali informazioni, il documento che si sta emettendo sarà salvato con numero progressivo incrementato di un’unità rispetto all’ultima BC emessa che abbia appunto stessa chiave logica formata da Sigla (BC), Serie (1) e Anno (2008). Nell’esempio mostrato sotto, infatti, si ha la BC 10.
Ora, se viene emessa un’ulteriore BC nello stesso anno ma con Serie differente, il programma effettua un controllo per verificare la presenza di ulteriori BC nell’Anno 2008 ma con Serie 2. Se vengono trovate BC con tali informazioni, al salvataggio il documento avrà progressivo incrementato di un’unità rispetto all’ultimo documento emesso che abbia appunto stessa chiave logica formata da Sigla (BC), Serie (2) e Anno (2008), in caso contrario la numerazione ripartirà da 1.
Nell’esempio mostrato sotto, è stata emessa una BC nell’anno 2008 ma con Serie 2, a cui il programma ha assegnato il numero 4. Questa numerazione è dovuta al fatto che, al momento del salvataggio, il programma effettuando il controllo per verificare la presenza di ulteriori BC con stesso anno e stessa serie ha rilevato 3 BC. Così il documento emesso avrà il seguente codice: BC 4 2 2008 Boni Mario, dove 4 è il numero documento e 2 è il numero della Serie.
È possibile anche stampare le etichette adesive da applicare agli articoli del documento tramite l’azione "Stampa etichette" presente nel contesto:
Prima di inviare il documento in stampa, occorre impostare i seguenti parametri:
Una volta impostati questi parametri, selezionando l’azione "Stampa", viene avviata la stampa sulla stampante selezionata. Se la stampante selezionata è quella a video, viene visualizzata un’anteprima di stampa. Nella cartella Layout, collocata nella cartella di installazione del server, sono presenti diversi layout d’esempio per la stampa delle etichette che possono essere anche modificati in base alle esigenze dell’operatore. Per la modifica/creazione del layout di stampa delle etichette si faccia riferimento al capitolo Configurazione, alla voce Layout stampa automatica.