Per effettuare le registrazioni in prima nota di Mexal/Businesspass per il ciclo attivo di Passepartout Menu è necessario che i codici, o i nomi, delle contropartite contabili abbiano una correlazione con gli articoli coinvolti nei conti di Menu. Per questo occorre valorizzare, in Anagrafica Articolo di Passepartout Menu, la sezione Dati contropartita contabile. I campi della contropartita accettano al massimo 8 (otto) caratteri alfanumerici, inoltre in caso si utilizzi un codice conto di Passepartout il punto separatore non deve essere indicato. Per semplicità di configurazione, è possibile valorizzare tali campi in base ad una logica di "Categorie contabili", in modo tale da non dover codificare in Passepartout un codice di contropartita per ogni articolo gestito in Menu. La stessa categoria merceologica impostata per gli articoli di Passepartout Menù dovrà essere impiegata come "Categoria contabile esterna" in Passepartout ed essere associata ad una "Contropartita merci Passepartout". In questo modo viene creata una corrispondenza tra la categoria merceologica utilizzata in Passepartout Menu ed un codice conto di Passepartout che verrà in seguito utilizzato, in fase di contabilizzazione, come contropartita per gli incassi imputabili alla relativa voce di addebito impostata in Passepartout Menu per determinati articoli.

Per effettuare, in Passepartout, l'associazione tra la "Categoria contabile esterna" ed il conto per la "Contropartita merci Passepartout" è necessario compilare la "Tabella correlazione contropartite" di Passeapartout, presente alla voce di menu "Contabilità -> Contabilizzazioni esterne (Q) -> Tabelle fatture/note credito vendita – Contropartite".

È possibile anche configurare la contropartita in dettaglio sala in modo da poter definire per ciascuna sala un conto diverso di contropartita per le fatture.

In contabilizzazione sarà possibile scegliere la modalità per la contropartita:

Modalità disponibili:

• Per articolo: se è presente la contropartita nell'articolo viene usata questa, altrimenti se nell'articolo non è definita viene usata quella di sala, se anche quella di sala è vuota viene considerata la contropartita di base impostata in contabilizzazione.
• Per sala: non considera l'eventuale contropartita degli articoli.
• Unica voce: non considera l'eventuale contropartita di sala.
• Per articolo - voce unica: se selezionata, fa si che quando si contabilizzano dei conti in cui sono presenti articoli di tipo Ricarica promozione (buono gift)/Acconto, venga fatto uno storno per l’importo di questi articoli, sul conto contropartita ricavo presente in anagrafica articolo, che deve essere differente da quello utilizzato per Sala/ unica voce.

Per la contabilizzazione dei totali invece, viene preso in considerazione il conto contropartita di Sala se configurato, altrimenti viene considerata la voce unica presente in Contabilizza chiusure.

N.B. Il conto di ricavo sull'articolo vale solo per articoli di tipo ricarica promozione o Acconto.

I conti devo essere emessi da Dettaglio Conto e non da Comanda

N.B. Per le fattura dovendo raggruppare per percentuale, se si usa la contabilizzazione con voce unica viene riportato come codice iva la percentuale e non più il codice dell’anagrafica aliquota iva, quindi se la percentuale differisce dal codice sarà valorizzato nella tabella di correlazione di Mexal e in Mexal, quindi, nelle tabelle di correlazione devono essere aggiunte la/le voci necessarie per fare il mapping corretto. Se invece si esegue la contabilizzazione per articolo viene ricalcolato tutto per l’aliquota del singolo articolo.