Il ciclo di riordino merce prevede una trasformazione dei documenti (l’OF del negozio corrisponde ad un OC per la sede) e non viene eseguito tramite sincronizzazione, ma in tempo reale è possibile inviare ordini alla sede e leggere i documenti di carico (bolle, fatture). Questa modalità consente ampia libertà di utilizzo dei documenti sui gestionali lasciando decidere all’utilizzatore quando inviare un ordine o caricare il magazzino.

• Sul negozio (Menu) viene generato un OF per ordinare la merce alla sede centrale come si farebbe con qualsiasi fornitore, con serie e numero dato dal negozio, tale documento (che può provenire anche da OC di clienti del negozio) non viene sincronizzato in automatico sulla sede centrale, né come OF, né come OC trasformato; rimane solo su Menu fino a quando l’operatore non decide di inviarlo al Fornitore. Se è impostata l’opzione generale di fornitore predefinito sul fornitore Sede, creando un OF il programma imposta direttamente tale fornitore. I prezzi indicati rappresentano il costo ultimo o il prezzo abituale configurato in anagrafica.

• Non appena l’ordine è completo (possono passare anche dei giorni), l’operatore decide di inviarlo, tale operazione è manuale e viene eseguita dal documento tramite l’azione “Invia ordine a fornitore”. Questa funzione invia l’ordine a Mexal o al Configuratore codificandolo qui come OC. L’OC viene codificato sul ricevente come farebbe un operatore manualmente, quindi con numeratore automatico e serie unica utilizzata comunemente. Tutti gli ordini di tutti i negozi quindi confluiscono sulla stessa serie (es. serie 1). Le informazioni su quale serie utilizzare vengono codificate nel Cruscotto Rete. Su Menu viene mantenuto il collegamento con l’ordine a fornitore per semplificare la fase successiva del ricevimento merce. Sono previsti 2 permessi utente per inviare e re-inviare l’ordine alla sede, il secondo serve a bloccare il re-invio all’ordine che verrebbe altrimenti duplicato in sede.

• In sede centrale, su Mexal o Configuratore, gli operatori controllano gli ordini arrivati e li chiudono con BC/FT/BD a piacere (da tali OC possono anche generare OF a fornitori esterni). La sede centrale invia poi la merce al negozio con il documento di accompagnamento. Sul negozio nessuna bolla viene codificata nel frattempo, tali documenti possono essere esclusi dalle sincronizzazioni.
• All’arrivo della merce al negozio, su Menu l’operatore codifica una BF/FF come farebbe per una qualsiasi bolla ricevuta da un fornitore, tipicamente generandola a partire dall’OF iniziale eventualmente rettificato. Per non eseguire tutto il controllo di rettifica a mano, è disponibile una funzione di rettifica automatica che legge in tempo reale il documento fornitore collegandosi al server Mexal / Configuratore previa indicazione dei riferimenti del documento. Menu esegue una rettifica automatica lasciando poi controllare il risultato all’operatore che al termina potrà generare la bolla/fattura fornitore. Si verificano 2 casi:
• Se la bolla della sede centrale riporta i riferimenti dell’OC, Menu è in grado di determinare l’OF di partenza in automatico e procedere alla rettifica in modo autonomo.
• Se il negozio invece riceve merce senza un ordine iniziale, il programma si limita a compilare le righe del nuovo documento in automatico.

La funzione “Leggi documento fornitore” è disponibile in Homepage e in Indagine documenti.





Una volta rettificato l’ordine, premendo “Genera bolla” o “Genera fattura” a seconda dei casi viene generato il documento di carico.



La sede centrale può evadere un ordine su più bolle e/o raccogliere più ordini in un unico documento; può altresì inviare la merce con una bolla cliente e generare la fattura in seguito. La funzione “Leggi documento fornitore” è in grado di gestire queste casistiche proponendo tutti gli ordini da rettificare al ricevimento della merce.



Nel caso si utilizzi il B2B di Passweb per la gestione ordini, l’OF di Menu viene inviato al carrello di Passweb, dove viene completato e poi inviato a Mexal. Successivamente sempre con la funzione “Leggi documento fornitore” al ricevimento della merce si genera il documento di carico del magazzino. Passweb offre numerose funzionalità aggiuntive rispetto al semplice ordine fornitore effettuato da Menu (vedi paragrafo Analisi flusso dati).



Per utilizzare questo meccanismo occorre configurare i parametri di collegamento Passweb dalle Opzioni di installazione – scheda Servizi, sezione “Collegamento B2B Passweb”. Qui occorre impostare il sito B2B, l’utente e la password che il negozio usa per autenticarsi a Passweb.

Per i negozi di proprietà che non effettuano gli ordini alla sede centrale ma ricevono solo delle bolle di deposito (BD) per la consegna della merce, è sufficiente utilizzare la funzione “Leggi documento fornitore” indicando “Bolla di deposito” per caricare il documento.