Quale che sia la funzione che si utilizza, accedendo all’Elenco fatture si ha una videata simile alla seguente, con la lista dei documenti da importare:

Per effettuare l’import occorre scegliere le fatture da importare utilizzando i pulsanti appositi (Seleziona/deseleziona[Invio] o Seleziona tutto[Sh+F7]) oppure flaggando le relative caselle in corrispondenza della prima colonna. A questo punto premere:

• Import Primanota[F10] - si apre la videata con i Parametri generali che regolano l’importazione e che saranno applicati a tutti i documenti selezionati;

Oppure

• Import primanota dettagliato riga articolo[F4] - per ciascun documento si potranno impostare particolarità legate al singolo caso.

Le due modalità sono illustrate nei paragrafi successivi

Nella funzione sono inoltre presenti i pulsanti:

Visualizza[F8]: per vedere il contenuto della fattura sul foglio di stile.

Stampa[F11]: stampa il contenuto della finestra con l’elenco delle fatture.

La colonna Stato riga indica la presenza di problematiche relative all’importazione dello specifico documento, contraddistinte da un pallino di diverso colore a seconda della tipologia di problema e il tipo di azione correttiva da porre in essere. La maggior parte dei problemi sono risolvibili agendo tramite i tasti funzione, ma se ignorati la procedura non importerà il documento e restituirà errore.

Alcuni esempi:

BOLLINO GIALLO

• Soggetto non presente in anagrafica, indica che in “Rubrica clienti/fornitori” non è ancora presente l’anagrafica relativa al fornitore indicato sull’Xml. Si consiglia di abilitare preventivamente la “Codifica automatica fornitori” nei Parametri generali import[Sh+F8] (vedi paragrafo successivo). Mentre, se si tratta di fornitore con ritenuta, andrà inserito manualmente codificando i dati percipiente (vedi paragrafo “Casi particolari”);
• Data ricezione non presente, in questo caso, prima di effettuare l’Import, assicurarsi di aver impostato, in Data di registrazione (Parametri generali import o Import primanota dettagliato/Modifica dati testata), un dato diverso da Data di ricezione.
• Verificare ritenuta d’acconto su fattura originaria, in caso di nota di credito con ritenuta, il programma effettua correttamente l’import, ma avvisa che la ritenuta andrà modificata manualmente sulla fattura a cui la nota fa riferimento (per dettagli consultare la pillola “Fatture ricevute con ritenuta” a pagina 12).
• Più di un sogg.con stessa P.Iva o CF, indica che la partita iva o cod.fiscale del fornitore in questione, risulta presente su più anagrafiche già presenti in rubrica, utilizzare la funzione “Associa anagrafica” (per dettagli consultare il relativo paragrafo).

BOLLINO ROSSO CON PUNTO ESCLAMATIVO

• Soggetto estero non codificato, indica che in “Rubrica clienti/fornitori” non è ancora presente l’anagrafica relativa al fornitore estero indicato sull’Xml. In questo caso va preventivamente creata l’anagrafica fornitore dal menù “Contabilità-Rubrica clienti/fornitori”.

BOLLINO ROSSO PIENO

• TD?? Non gestito;
• File XML a lotto.

In questi due casi la problematica non è risolvibile, in quanto il programma non riesce ad importare i files creati con tali caratteristiche (tracciato documento non conforme al tracciato ministeriale o file Xml massivo per più documenti).