Come già accennato nelle pagine precedenti, se l’azienda ha impostato il parametro “Gestione valuta = S”, il programma di immissione Primanota permette di impostare la valuta del documento in modo da consentire l'inserimento degli importi direttamente nella valuta originale. Alla conferma sarà poi il programma ad eseguire la conversione degli importi nella valuta della tenuta contabile (vengono memorizzate ambedue le valute con il relativo rapporto di cambio).

ATTENZIONE: per effettuare registrazioni di primanota con gestione valuta impostata a “S” è obbligatorio codificare nel piano dei conti i conti automatici ARROTONDAMENTO SU CONVERSIONI VALUTE e UTILE/PERDITA SU CAMBI.

Tali conti automatici vengono gestiti dal programma rispettivamente per far quadrare eventuali sbilanci derivanti dalle conversioni delle operazioni in valuta e per rilevare la differenza di valore, che scaturisce dalle variazioni dei rapporti di cambio, al momento del pagamento con una valuta diversa da quella di gestione dell’azienda.

NOTA BENE: se durante la conversione degli importi in doppia valuta il conto automatico “ARROTONDAMENTO SU CONVERSIONI VALUTE” ha un valore superiore a 99 lire, o 0.05 se la valuta di gestione ha 2 decimali ed è diversa da lire, viene visualizzato il seguente messaggio :

Premendo il tasto INVIO il programma visualizza la registrazione contabile con gli importi espressi in valuta di gestione per poterli confermare o modificare. Nel caso in cui alla conferma definitiva dell’operazione risulti ancora un’eccedenza superiore a 1 Euro o 1936 Lire il programma, al fine di impedire un inserimento involontario di tale operazione, visualizza la seguente richiesta:

La testata della funzione di immissione si presenta:

Come si può notare a fianco della data di registrazione viene visualizzato il campo VALUTA, che indica la valuta della registrazione contabile (viene proposta la valuta di gestione dell’azienda). In caso di registrazione con una valuta diversa da quella di gestione vengono riportate entrambe le valute evidenziando, in reverse, quella in uso.

Per impostare una valuta diversa occorre utilizzare il tasto “Selezione valuta” (SHIFT+F8) che richiama l'apposita finestra di inserimento.

Classificando le valute in tre aree distinte:

• fuori area EURO (Dollari, Yen, Franchi svizzeri, ecc.);
• EURO;
• appartenenti all'area EURO (Lire, Franchi francesi, Marchi tedeschi, ecc.).

La finestra per la richiesta del cambio è diversa a seconda delle situazioni.

a) La valuta documento è della Fascia 1 (es. USD) e la tenuta contabile è l'EURO: viene richiesto il cambio fra il Dollaro e l'EURO e la data di cambio;

1 EUR = 1,079400 USD

b) La valuta documento è della Fascia 1 (es. USD) e la tenuta contabile è della Fascia 3 (es. LIT): viene richiesto il cambio fra il Dollaro e l'EURO, la data del cambio e sotto viene visualizzato il cambio fra l'EURO e la Lira che è fisso.

1 EUR = 1,079400 USD

1 EUR = 1936,270000 LIT

c) La valuta documento è l'EURO e la tenuta contabile è della Fascia 3 (es. LIT): non viene richiesto nulla, ma viene visualizzato solo il cambio fra l'EURO e la Lira che è fisso.

1 EUR = 1936,270000 LIT

d) La valuta documento è della Fascia 3 (es. Marchi tedeschi) e la tenuta contabile è l'EURO: non viene richiesto nulla, ma viene visualizzato solo il cambio fra l'EURO e i Marchi.

1 EUR = 1,955830 DeM

Vediamo ora il dettaglio dei singoli campi:

VALUTA DOC. – Valuta del documento origine. Premendo il tasto F2 è disponibile la lista delle valute.

DATA CAMBIO – È la data con cui il programma va a leggere, nella tabella cambi, il cambio della valuta impostata. Il campo è disabilitato se la valuta impostata nel campo Valuta doc. appartiene all'area EURO.

CAMBIO – È il cambio fra la valuta del documento e la valuta della tenuta contabile. Viene proposto quello letto nella tabella cambi alla data inserita; se in quella data non c’è alcun cambio allora viene proposto quello della data immediatamente precedente. Se in archivio non esiste nessun cambio ritorna il valore 1 (uno).

È comunque possibile inserire o forzare manualmente il cambio.

AUTOMATISMO PER CLI/FOR IN VALUTA DIVERSA

Se sulla prima riga dell’operazione viene inserito un Cliente o Fornitore che ha nei propri dati commerciali una valuta diversa da quella contabile, il programma predispone automaticamente l'inserimento della registrazione in doppia valuta proponendo quella del cli/for.

Se il Cliente/Fornitore appartiene all'area EURO la valuta viene impostata automaticamente senza interrompere l'operatore nell'inserimento dei dati; nel caso in cui il Cliente/Fornitore abbia una valuta FUORI area EURO, viene proposta la finestra di selezione della valuta per poter impostare il cambio. In ogni caso premendo il tasto SHIFT+F8 è possibile scegliere la valuta desiderata.

Lo scadenzario, in corrispondenza di registrazioni in doppia valuta, memorizza le rate in ambedue i valori. Questo dà la possibilità di eseguire, successivamente, incassi e pagamenti nella valuta originale del documento. La divisa è evidenziata dopo il campo importo con il simbolo breve impostato nella tabella valute.

PAGAMENTI/INCASSI

Se si eseguono pagamenti con la valuta di gestione dell'azienda si possono gestire tutte le rate presenti nello scadenzario, mentre se si utilizza una valuta diversa si possono pagare solo le rate della stessa valuta; in ogni caso è possibile modificare la tipologia e la data di scadenza di tutte le rate.

PAGAMENTI/INCASSI PARZIALI O STORNI PARZIALI DI DOCUMENTI

Se si effettuano pagamenti/incassi parziali di un documento, o si registrano operazioni che stornano sempre parzialmente un documento, potrebbero generarsi degli sbilanci tra PRIMANOTA e SCADENZARIO nella valuta di gestione.

Il problema si presenta quando si immette la P di pagato su una scadenza derivante dalla rateizzazione di un documento avente il valore della valuta di gestione non perfettamente divisibile per il numero delle rate create (esiste un resto che il programma riporta sull’ultima scadenza).

Per una maggiore chiarezza analizziamo passo per passo i 2 casi in cui si potrebbe verificare lo sbilancio con l’ausilio di esempi:

1° CASO – Pagamento o storno parziale di un documento inserendo la “P” solo sulla rata del documento origine.

1) Registrazione di una fattura in franchi che genera rate nella valuta di gestione non perfettamente divisibili:

Data: 25/11/99 Valuta: Eur / FRF |Cliente francese |

Caus: FE FATTURA EMESSA |Saldo precedente..: 399.677,00D| Scadenzario

Desc: Co/ric: |Imp. da scadenzare: 0,00| nella valuta

Prot: V1/435 Ndoc: 435 Del: 25/11/99 | | di gestione

001 Codice Descrizione conto Importo (FRF) |Doc.Num. Scadenza Tipo Importo| (EURO)

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––+––––––––––––––––––––––––––––––––|

04.00129 Cliente francese 1354,00D |FE 435 25/12/99M 451,33F| 66,80E

34.00001 MER.C/VEN.STD 1354,00A |FE 435 25/01/00M 451,33F| 66,80E

|FE 435 25/02/00M 451,34F| 66,82E

2) Registrazione di un pagamento in franchi inserendo “P” sull’ultima rata della fattura:

Data: 25/11/99 Valuta: Eur / FRF |Cliente francese |

Caus: PG PAGAMENTO |Saldo precedente..: 266.448,00D| Scadenzario

Desc: Co/ric: |Imp. da scadenzare: 0,00| nella valuta

Numero pagamento....: Del: | | di gestione

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––+––––––––––––––––––––––––––––––––| (EURO)

001 Codice Descrizione conto Importo (FRF) |Doc.Num. Scadenza Tipo Importo|

04.00129 Cliente francese 451,34A |FE 43525/11/99M 451,33F| 66,80E

01.00001 CASSA 451,34D |FE 43525/01/00M 451,33F| 66,80E

|FE 43526/11/99MP 451,34F| 66,82E

ATTENZIONE: l’importo in valuta di gestione dello scadenzario non è l’esatta conversione del relativo importo in primanota in quanto su di esso è stato riportato il resto derivante dalla suddivisione del totale documento (non perfettamente divisibile) su più rate.

Per compensare questa differenza (nella valuta di gestione) il programma opera nel seguente modo:

– Converte gli tutti importi presenti in primanota utilizzando il cambio fisso;

– Alla conferma dell’operazione controlla che il totale Cli/For di primanota sia uguale al relativo totale di scadenzario;

– In caso riscontri una differenza, somma tale valore sulla prima riga Cli/For di primanota ed inserisce nella scrittura il conto automatico ARROTONDAMENTO SU CONVERSIONI per la quadratura dell’operazione (si ricorda che tale conto viene visualizzato in revisione dell’operazione e risulta valorizzato solo se si opera nella valuta di gestione).

2° CASO – Pagamento o storno parziale di un documento con creazione della relativa rata di scadenzario ed inserimento della “P” sia sulla rata dell’operazione che sulla rata da pagare o stornare del documento origine.

1) Registrazione di una fattura in franchi che genera rate nella valuta di gestione non perfettamente divisibili:

Data: 25/11/99 Valuta: Eur / FRF |Cliente francese |

Caus: FE FATTURA EMESSA |Saldo precedente..: 399.677,00D| Scadenzario

Desc: Co/ric: |Imp. da scadenzare: 0,00| nella valuta

Prot: V1/435 Ndoc: 435 Del: 25/11/99 | | di gestione

001 Codice Descrizione conto Importo (FRF) |Doc.Num. Scadenza Tipo Importo| (EURO)

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––+––––––––––––––––––––––––––––––––|

04.00129 Cliente francese 1354,00D |FE 435 25/12/99M 451,33F| 66,80E

34.00001 MER.C/VEN.STD 1354,00A |FE 435 25/01/00M 451,33F| 66,80E

|FE 435 25/02/00M 451,34F| 66,82E

2) Registrazione di una nota di credito in Franchi con creazione della relativa rata di scadenzario a storno dell’ultima scadenza della fattura:

Data: 25/11/99 Valuta: Eur / FRF |Cliente francese |

Caus: NE NOTA ACCR.E. |Saldo precedente..: 399.677,00D| Scadenzario

Desc: Co/ric: |Imp. da scadenzare: 0,00| nella valuta

Prot: V1/AUTO Ndoc: AUTO Del: 25/11/99 | | di gestione

001 Codice Descrizione conto Importo (FRF) |Doc.Num. Scadenza Tipo Importo| (EURO)

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––+––––––––––––––––––––––––––––––––|

04.00129 Cliente francese 451,34A |FE 435 25/12/99M 451,33F| 66,80E

34.00001 MER.C/VEN.STD 451,34D |FE 435 25/01/00M 451,33F| 66,80E

|FE 435 25/02/00M 451,34F| 66,82E

|NE AUTO 25/11/99M_ -451,34F| –66,81E

3) Successivamente si inseriscono le “P” di pagato sia sulla rata della nota di credito che sull’ultima rata della fattura:

Data: 25/11/99 Valuta: Eur / FRF |Cliente francese

Caus: NE NOTA ACCR.E. |Saldo precedente..: 399.677,00D|

Desc: Co/ric: |Imp. da scadenzare: 0,00| Scadenzario

Prot: V1/AUTO Ndoc: AUTO Del: 25/11/99 | | nella valuta

001 Codice Descrizione conto Importo (FRF) |Doc.Num. Scadenza Tipo Importo| di gestione

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––+–––––––––––––––––––––––––––––––––| (EURO)

04.00129 Cliente francese 451,34A |FE 435 25/12/99M 451,33F|

34.00001 MER.C/VEN.STD 451,34D |FE 435 25/01/00M 451,33F|

|FE 435 25/11/99MP 451,34F| 66,82E

|NE AUTO 25/11/99MP -451,34F| –66,81E

Notare che nelle due righe evidenziate in corsivo gli importi nella valuta di gestione differiscono di un centesimo di Euro.

Il programma permette comunque la registrazione dell’operazione, ma genera una riga di pareggio nello scadenzario per compensare lo sbilancio che si crea nella valuta di gestione (importo evidenziato in grassetto sullo scadenzario). Per quanto riguarda la primanota il valore in EURO sarà l’esatta conversione del valore in franchi.

Risultato dell’operazione:

Data: 25/11/99 Valuta: Eur / FRF

Caus: NE NOTA ACCR.E.

Desc: Co/ric:

Prot: V1/AUTO Ndoc: AUTO Del: 25/11/99

001 Codice Descrizione conto Importo (FRF)

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

04.00129 Cliente francese 451,34A | 66,81 EURO

34.00001 MER.C/VEN.STD 451,34D | 66,81 EURO

UTILE/PERDITA SU CAMBI

Quando si pagano o si incassano rate in valuta fuori dall'area EURO, il programma rileva automaticamente l'eventuale utile o perdita, dovuta alla fluttuazione dei cambi nel periodo fra l'emissione del documento ed il pagamento, inserendo automaticamente nella registrazione di primanota d'incasso/pagamento, il conto impostato nella tabella dei Conti automatici (vedi il capitolo Aziende – Parametri di Base – CONTI AUTOMATICI) con relativo importo.

Se si esegue il pagamento con una valuta diversa da quella di gestione dell'azienda questo conto automatico viene aggiunto alla conferma della registrazione (si potrà vedere dalla revisione); mentre se si esegue il pagamento con la valuta di gestione dell'azienda questo conto viene riportato, automaticamente, nella registrazione quando lo sbilancio dell'operazione corrisponde con il totale dell'utile/perdita di tutti i pagamenti effettuati (in questo caso il suo valore si può gestire prima della conferma dell'operazione).

La funzione Utile/Perdita su cambi si attiva quando si inseriscono nuove registrazioni e sono verificate contemporaneamente le seguenti condizioni:

• le rate hanno una doppia valuta;
• la causale di primanota è diversa da: FE, FR, FS, RF, NE, NR (le causali NE, NR verranno trattate più avanti in quanto ad esse sonolegati automatismi particolari);
• i cambi fra le valute coinvolte non sono fissi;
• nello scadenzario non viene richiesto il codice pagamento;
• è stata inserita una "P" di pagato su una rata.

ATTENZIONE: se si eseguono operazioni in doppia valuta, di cui almeno una delle due sia al di fuori dell’area EURO, la registrazione contabile non accetta più volte lo stesso conto cli/for .

Esempio relativo alla videata precedente:

Pagamento di una fattura emessa di 100 USD (Dollari U.S.A).

Al momento dell’emissione del documento il cambio era: 1 EUR= 1,079400 USD;

al momento della registrazione del pagamento il cambio è 1 EUR = 1,081300 USD

Vengono pagati sempre 100 USD, ma il controvalore in euro dei 100 dollari, al momento del pagamento è diverso da quello del documento.

Valuta doc. : USD DOLLARO AMERICANO

Data cambio : 10.05.1999

1 EUR = 1,081300 USD

1 EUR = 1936,270000 LIT

(USD) (LIT)

Importo da pagare 100,00 = 179384 (X)

Importo pagato A) 100,00 = (B) 179069 (Y)

Residuo (Z)

Utile/Perdita 315 (X-(Y+Z))

La finestra Utile/Perdita richiede i seguenti dati:

VALUTA DOC. – Valuta dell’operazione scelta nella relativa finestra di primanota (SHIFT+F8). Campo di sola visualizzazione.

DATA CAMBIO – Data con cui il programma va a prelevare nella tabella cambi il valore del cambio della valuta visualizzata nel campo precedente.

CAMBIO – È il valore del cambio dell’operazione. Viene proposto quello prelevato dalla tabella cambi alla data inserita. Se non c'è in quella data viene acquisito quello della data immediatamente precedente. Se non viene trovato nessun cambio allora il programma ritorna 1 (uno).

IMPORTO DA PAGARE – Vengono proposti gli importi originali (sia nella valuta documento che nella valuta contabile) della rata su cui l'utente ha messo la P di pagato. Questi campi sono di sola visualizzazione in quanto sia l’importo in valuta documento che quello in valuta contabile sono modificabili solo dal documento che li ha originati. L’importo della valuta contabile deriva dall’applicazione del cambio contenuto nella registrazione del documento origine.

IMPORTO PAGATO – È l'importo reale che viene pagato/incassato. In automatico viene proposto, relativamente alla valuta del documento (A), l'importo da pagare. L’importo in valuta contabile (B) viene calcolato usando il cambio sopra impostato. Entrambi i campi sono modificabili manualmente.

L'importo espresso nella valuta documento (A) non può mai essere maggiore al relativo importo da pagare.

IMPORTANTE: quando si esegue un incasso / pagamento il programma riporta l’importo in valuta di gestione contenuto in questo campo o l’eventuale Totale degli importi pagati (derivante dalla sommatoria di più rate) sul primo conto della registrazione contabile diverso da Cli/For sempre in valuta di gestione. Tale automatismo ha priorità rispetto ad eventuali importi inseriti manualmente sulle righe contabili. Per evitare incongruenze durante la conversione (da Valuta estera a valuta di gestione) NON SI DEVE modificare l’importo di tale conto. Eventuali abbuoni, acconti, spese accessorie, ecc. vanno inserite in una registrazione contabile separata.

RESIDUO – Nel caso in cui l'importo pagato sia minore di quello da pagare, la rata viene spezzata e il residuo viene messo su questo campo. Il relativo importo nella valuta contabile va calcolato al cambio originale della scadenza.

Esempio:

OPERAZIONE USD LIT (cambio)

importo da pagare: 5 8.000 (1.600)

Importo pagato: 3 5.100 (1.700)

Residuo: 2 3.200 (1.600)

Perdita: 300

NOTA BENE: nell'ipotesi di pagamenti con clienti/fornitori diversi in un'unica registrazione contabile occorre utilizzare un cambio univoco in quanto esiste un unico campo per la sua memorizzazione. La funzione Utile/Perdita permette comunque di modificare il cambio per singola rata, ma quando si conferma la registrazione viene memorizzato l'ultimo utilizzato.

NOTE DI CREDITO (NE, NR ) CHE GENERANO UTILE/PERDITA SU CAMBI

Per quanto riguarda le registrazioni in valuta fuori area EURO un discorso a parte meritano le note di credito (NE – NR).

Se si registrano note di credito che stornano parzialmente un documento oppure stornano totalmente un documento, ma hanno un cambio diverso da quello dell’operazione stornata, il programma genera automaticamente una registrazione di giroconto (GR) per la differenza:

Cliente/fornitore (Nota di credito)

Utile/perdita su cambi (Conto automatico)

Il giroconto così generato verrà registrato con lo stesso numero e la stessa data della nota di credito al fine di una più facile individuazione. Nel caso in cui il giroconto sia già presente nello scadenzario del Cli/For viene visualizzato il seguente messaggio:

Nel messaggio, IMPORTO rappresenta l’importo della differenza da contabilizzare; VALGES è la descrizione della valuta di gestione dell’azienda.

ATTENZIONE: l’automatismo relativo all’utile/perdita su cambi generato dai documenti NE, NR è attivo solo ed esclusivamente se lo SCADENZARIO è gestito (vedi il capitolo Aziende – Apertura Azienda – Dati Aziendali – PARAMETRI CONTABILI).