Questa funzione gestisce la definizione gruppi di utenti e password, richiesti alla partenza del programma, che consentono l’utilizzo o meno delle funzioni alle sole persone autorizzate.

Qualora l’utente e/o la password immessi alla partenza del programma non siano ritenuti validi (perché errati o scaduti), la procedura non permette di proseguire e al terzo tentativo con credenziali non valide la procedura viene chiusa senza segnalazioni. Nel caso di credenziali scadute l’utente, non avendo accesso al programma, dovrà informarsi presso l’Amministratore per ottenere credenziali corrette o verificare la loro data di scadenza.

È possibile limitare l’accesso alle seguenti funzioni:

• singole voci di menu;
• operazioni all'interno dei menu;
• aziende;
• documenti di magazzino;
• esecuzione di alcuni SPRIX;
• modelli dichiarazione redditi.

La funzione “Amministrazione utenti” è in uso esclusivo relativo e non può essere utilizzata da più terminali contemporaneamente.

ATTENZIONE: l’uso esclusivo relativo vale anche nei confronti dei menu “Servizi / Configurazioni / Impostazioni configurazioni predefinite” e “Servizi / Modifica password”, dove quest’ultimo è riservato a tutti gli altri utenti per modificarsi autonomamente la password. In altre parole, quando un terminale si trova su una di queste tre funzioni, nessun altro terminale può accedere alla medesima oppure alle altre due. In conseguenza, mentre l’amministratore apre una funzione per gestire la struttura utenti o le configurazioni predefinite, gli altri utenti non possono modificarsi la propria password, e viceversa. Infine, se attivo PassCommunicator, l’uso esclusivo relativo vale anche nei confronti del menu “Servizi / Modifica fasce orarie PassCommunicator”.

In senso assoluto, risulta invece possibile avviare altri terminali quando uno risulta già attivo su “Amministrazione utenti” e viceversa; in tal caso, le modifiche eseguite diverranno esecutive alla prossima login degli utenti interessati. Esistono tuttavia alcune eccezioni che riguardano interventi sui contesti a seguire:

• cancellazione utente;
• cancellazione gruppo;
• cancellazione amministratore;
• creazione amministratore;
• intestatario;
• max term per gruppo;
• max term per utente;
• max sessioni MDI per postazione;
• Assistente YouPass (perché varia indirettamente il max sessioni MDI per postazione);
• Modalità solo sprix (perché varia indirettamente il max sessioni MDI per postazione).

Tali operazioni sono intese anche all’atto di creazione nuovo gruppo. Ad esempio, creando un nuovo gruppo in cui si modifica il max sessioni MDI o si elimina un utente, l’operazione è in uso esclusivo assoluto.

Fintanto che almeno un altro terminale è attivo nell’installazione, l’amministratore non può procedere ad eseguire una delle operazioni sopra elencate. Inoltre, nel momento in cui il primo ed unico terminale amministratore ha completato una delle operazioni d’eccezione, esso può soltanto compiere altri interventi su “Amministrazione utenti” oppure chiudere il terminale e rilanciare successivamente il programma. In tale contesto, altri terminali non possono accedere finché l’amministratore stesso ha eseguito Fine lavoro.

Il primissimo avvio la procedura crea automaticamente l’amministratore con credenziali default: nome “ADMIN” e password “ADMIN”. Risulterà possibile modificare tali credenziali successivamente, operando appunto dal qui descritto menu “Servizi / Configurazioni / Amministrazione utenti”.

La funzione “Amministrazione utenti” prevede uno specifico livello di protezione dovuto alla richiesta interattiva della password amministratore, ad ogni accesso:

ATTENZIONE: oltre a non dimenticarne le credenziali, occorre tenere presente che la cancellazione dell’amministratore determina la perdita di tutta la struttura gruppi e utenti precedentemente definiti, come evidenzia il messaggio di conferma all’operazione: