La funzione consente di popolare l’archivio dei documenti da trasmettere, partendo dalle movimentazioni contabili presenti all’interno dell’archivio di primanota dell’anno che non sono state escluse tramite il parametro “Escludi operaz. da comunicazione spese funebri” presente nella videata Segnalazioni varie [Shift+F7] della registrazione contabile.

NOTA BENE: in Mexal la funzione non è disponibile per l’utente di tipo Solution, in Passcom non è disponibile per l’utente idesk azienda Solution. Il programma elabora solo i movimenti relativi all’anno contabile del periodo da comunicare. Poiché devono essere trasmessi anche i documenti emessi nell’anno precedente, ma pagati nell’anno di competenza della comunicazione, l’integrazione di tali dati dovrà avvenire manualmente dalla voce di menù Annuali – Comunicazione spese funebri – IMMISSIONE/REVISIONE.

Requisito fondamentale perché il programma prenda in considerazione i movimenti è che il cliente movimentato ed eventuali cointestatari del documento abbiano il campo “Persona fisica” impostato a “Sì” nella rispettiva anagrafica. Occorre inoltre verificare che il campo “Codice fiscale” presente nell’anagrafica del cliente sia correttamente compilato. Nel caso in cui il campo risulti vuoto oppure valorizzato con un dato errato, il programma di elaborazione non importerà tali movimenti, evidenziandolo in un apposito messaggio differito. Analogo controllo è previsto, dall’anno 2016, per il codice fiscale del defunto presente nella registrazione contabile.

I documenti contabili presi in esame dalla funzione di elaborazione sono i seguenti: FE, NE, RF e RI (questi ultimi solo se intestati ad un unico cliente riportato nella prima riga contabile della registrazione).

Solo per l’anno 2015 l’elaborazione importa i documenti singolarmente, sarà quindi a cura dell’utente effettuare eventuali modifiche in caso di più documenti emessi riferiti allo stesso defunto inserendo nella finestra Segnalazioni varie [Shift+F7] delle registrazioni contabili, il codice fiscale del defunto o un identificativo dell’evento funebre uguale su tutte le registrazioni interessate.

Le note di accredito presenti fra i movimenti contabili vengono considerate solo se è stato inserito un identificativo evento, o codice fiscale defunto nella finestra Segnalazioni varie [Shift+F7], oppure - nel caso si prenda in considerazione lo scadenzario a documento - le note di credito emesse vengono automaticamente decurtate dall’importo sostenuto se la rata di scadenzario va a compensare quella della fattura originaria.

Eventuali note di credito non collegate al documento originario vengono evidenziate dall’elaborazione come documenti non importati.

La videata che si presenta al richiamo della funzione è simile alla seguente:

I parametri di selezione sono:

ESCLUDI DOCUMENTI A CLIENTI CON P.IVA(S/N) – Consente di escludere dall’importazione i clienti o cointestatari persone fisiche ma con un valore indicato nel campo “Partita Iva”.

CONSIDERA IMPORTO – Il parametro permette di importare i documenti in base al pagato sullo scadenzario o in base al totale documento. Sono ammessi i seguenti valori:

P in base al Pagato sullo scadenzario= Se si effettua l’elaborazione selezionando con questa opzione (disponibile solo per chi gestisce lo scadenzario “A DOCUMENTO”), vengono importati i documenti registrati nel e pagati nell’anno di competenza della comunicazione riportando i valori in base agli importi pagati nello scadenzario (rate P, e, E).

D totale Documento di primanota = Se si effettua l’import con questa opzione viene ignorato lo stato della scadenza e l’importo riportato è quello del totale documento presente in primanota. Per le aziende che gestiscono lo scadenzario “A PARTITE” oppure non hanno attivo lo scadenzario, viene proposta solo tale opzione.

ESCLUDI CAUSALE CONTABILE – Consente di escludere dall’elaborazione le registrazioni con causale contabile indicata nel campo.

SOTTOAZIENDA – Il parametro è attivo solo per le aziende che gestiscono l’articolo 36 con le sottoaziende attive e permette di scegliere per quale sottoazienda eseguire l’importazione dei dati. Il parametro non è attivo nell’elaborazione da STD a meno che non si selezioni la singola azienda.

ELABORAZIONE DEFINITIVA – Il parametro permette di scegliere se riportare i dati elaborati in archivio o meno. Sono ammessi i seguenti valori:

S = Non avviene alcuna operazione di import. La simulazione è utilizzabile per ottenere un elenco dei messaggi di avvertimento al fine di poter apportare le dovute correzioni sia in primanota che in anagrafica.

N = Effettua la scrittura dei movimenti nell’archivio documenti spese funebri eliminando gli eventuali già presenti. Anche in questo caso vengono visualizzati i relativi messaggi differiti.

NOTA BENE: eventuali documenti di prima nota FE/RI/RF con il cliente movimentato in Avere, non verranno importati e dovranno essere gestiti manualmente dall’utente che provvederà a diminuire l’importo del documento originario direttamente dalla gestione dei dati relativa alla spese funebri. La presenza di documenti con tali caratteristiche viene comunque evidenziata nella stampa di riepilogo dell’elaborazione.