Questa funzione consente di predisporre i dati al fine di poter effettuare successivamente l’invio telematico. Per convenzione l’insieme di documenti di vendita o di acquisto verrà denominato “pacchetto”. Poiché i documenti di acquisto devono essere trasmessi separatamente da quelli di vendita, la creazione dei pacchetti terrà automaticamente distinti le due tipologie. Ogni pacchetto può contenere una dimensione massima di soggetti/documenti al fine di non superare il limite massimo per l’invio.

La predisposizione di un pacchetto, attraverso questa funzione fa sì che i documenti vengano automaticamente associati al pacchetto appena creato. Tale associazione sarà visibile direttamente anche in “Immissione/revisione” dei singoli documenti.

Attenzione: la procedura consente di creare al massimo 999 pacchetti.

La videata che appare richiamando la funzione è la seguente:

La creazione di un pacchetto può contenere:

• l’insieme dei documenti o di vendita o di acquisto (denominato invio “ordinario”), questa tipologia di pacchetti viene creata manualmente dall’utente premendo il pulsante F4[Nuovo pacchetto];
• un solo documento di rettifica: questo pacchetto deve contenere un solo documento marcato come “rettifica” che dovrà essere inviato per “rettificare” un documento precedentemente “trasmesso”, la creazione di questa tipologia viene effettuata automaticamente dalla procedura quando in “Immissione/revisione” viene premuto, in corrispondenza di un documento, il pulsante F5[Rettifica documento];
• un movimento di “annullamento complessivo”, che annulla completamente un invio “ordinario” precedentemente trasmesso, in questo caso nel file non saranno presenti i vari documenti da annullare, ma verranno indicati gli estremi del file precedentemente trasmesso. La creazione di questa tipologia di pacchetto verrà generata attraverso il pulsante ShF7[Annulla pacchetto];
• l’annullamento di un solo documento già trasmesso, questa tipologia di pacchetto viene creata automaticamente dalla procedura quando, posizionati da “Immissione/revisione” sul documento interessato, si preme, il pulsante F6[Annulla documento].

Attraverso il pulsante F4[Nuovo pacchetto] è possibile procedere con la creazione, la videata che appare è simile alla seguente:

Solo per l’anno di imposta 2017 la creazione dei pacchetti “ordinari” avverrà per semestre di competenza. A partire dall’anno di imposta 2018 il programma effettuerà la creazione per trimestri o semestri di competenza (in base all’impostazione del parametro definito nella sezione azienda).

Premendo F10[Ok] il programma presenterà la seguente videata:

NUMERO – Numero progressivo che viene attribuito automaticamente dalla procedura ad ogni pacchetto.

PERIODO PROGRESSIVO – Progressivo per ogni periodo di riferimento. Per l’anno di imposta 2017 la trasmissione viene effettuata per semestri di riferimento, quindi la procedura evidenzia “Semestre 1, progressivo 001”. Se il numero di documenti da trasmettere per il periodo di riferimento avessero superato la dimensione prevista, il programma avrebbe automaticamente creato un’ulteriore pacchetto con numero “2” relativo al “Semestre 1, progressivo 002”.

A partire dall’anno 2018 la trasmissione può avvenire con periodicità trimestrale o semestrale a seconda dell’opzione scelta nella sezione Azienda.

TIPO OPERAZIONE – Evidenzia la tipologia di movimenti compresi in quel pacchetto riguarda movimenti di “acquisto” o movimenti di “vendita”.

DEFINITIVO – Indica se il pacchetto è stato settato come “definitivo” e quindi pronto per poter essere trasmesso.

TIPO INVIO – Il tipo viene impostato automaticamente dalla procedura e può assumere i seguenti valori:

• ordinario
• rettifica
• annullamento singolo
• annullamento globale.

STATO INVIO: in questo campo viene memorizzato se l’invio è stato effettuato tramite la procedura, in questo caso sarà riportata la dicitura “Inviato” oppure se è stata effettuata la copia su una cartella locale “Copiato” per poter effettuare l’invio al portale “Fatture/Corrispettivi” esternamente alla procedura.

Nota bene: si ricorda che in questo caso non può essere effettuato lo scarico/sincronizzazione delle ricevute attraverso la procedura.

ESITO INVIO: Visualizza l’esito relativo alla trasmissione telematica.

ID FILE SISTEMA RICEVENTE(PROTOCOLLO): numero attribuito dal Sistema Ricevente al pacchetto che è stato trasmesso.

INFO ANNULLAMENTO: in questa colonna viene evidenziato se il pacchetto di annullamento fa riferimento ad un singolo documento oppure ad un’intera trasmissione.

TASTI FUNZIONE ATTIVI SULLA FINESTRA ELENCO PACCHETTI DATI

F7[Controlli] Attraverso questo pulsante è possibile lanciare la simulazione della creazione del file telematico, relativamente al pacchetto su cui si è posizionati. La simulazione è consentita anche se il pacchetto non è in stato “Definivo”.

ShF12[Istruzioni] Consente di richiamare le specifiche riguardanti la Comunicazione dati fatture:

F8[Ricevuta] Consente di visualizzare la ricevuta relativa al pacchetto su cui si è posizionati. Requisito fondamentale è che la ricevuta sia già stata acquisita.

Quando si è posizionati all’interno della finestra elenco dei pacchetti se si preme il pulsante Visualizza[Invio] la videata che appare è simile alla seguente:

DATI PER LA CREAZIONE DEL PACCHETTO DATI

ANNO – Anno di riferimento. Dato di sola visualizzazione.

DATI DEFINITIVI – L’impostazione dei dati come “definitivi” è necessaria affinché possa avvenire la trasmissione del pacchetto. Il valore può essere immesso manualmente dall’utente oppure attraverso la funzione di “impegno alla trasmissione”.

PERIODO – Mese/trimestre a cui si riferisce il pacchetto. Dato di sola visualizzazione.

PROGRESSIVO PERIODO – Numero del periodo all’interno del periodo.

TIPOLOGIA DI OPERAZIONI – Indica se le operazioni da trasmettere si riferiscono agli “Acquisti” o alle “Vendite”.

TIPO TRASMISSIONE – Viene visualizzata la tipologia di trasmissione che viene aggiornata automaticamente dalla procedura di creazione del pacchetto. Sono ammessi i seguenti valori: Ordinaria, Annullamento e Rettifica.

DATI DEL DICHIARANTE

In questa sezione vengono riportati i dati del dichiarante, se specificati in “Anagrafiche Clienti/Fornitori/Azienda” nella videata che appare dopo aver premuto il pulsante F5[Dati Azienda]. Tali dati devono essere indicati nel caso in cui il soggetto obbligato non coincide con il soggetto passivo iva (società, erede ecc.).

DATI FORNITORE TELEMATICO

Indicare i dati dell’intermediario e la data di impegno a trasmettere. Tali dati sono necessari per poter effettuare l’invio telematico. Questi possono essere immessi manualmente dall’utente oppure valorizzati automaticamente attraverso la funzione “Impegno alla trasmissione”.

Nota bene: si ricorda che, come indicato nel paragrafo “OPERAZIONI PROPEDEUTICHE ALLA CREAZIONE E TRASMISSIONE DEL FILE TELEMATICO”, l’intermediario è un dato obbligatorio.

FILE DATI RELATIVI ALL’INVIO E ALLA RICEZIONE DEL FILE TELEMATICO

In questa sezione vengono riportati, automaticamente dalla procedura di “Invio telematico” i dati inerenti la generazione del file telematico, il numero di trasmissione in cui è stata inclusa l’azienda, il nome del file inviato al sistema ricevente, la data, l’esito dell’invio e il numero di ritorno da parte del Sistema Ricevente.

Il campo “Stato invio” consente di discriminare se il file è stato “inviato” direttamente al “Sistema Ricevente” oppure è stato “copiato” su disco per essere poi trasmesso successivamente, esternamente, tramite il portale “fatture corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Nel caso in cui, per qualche motivo sia necessario azzerare i dati riguardanti l’invio e la ricezione del file telematico è necessario premere il pulsante F5[Dati invio ricezione file telematico]. Premendo il pulsante sopra indicato appare un messaggio che avvisa l’utente che si tratta di un’operazione da eseguire solo in casi estremi.

DATI RELATIVI ALL’ANNULLAMENTO DEL PACCHETTO DATI

ID FILE SISTEMA RICEVENTE(PROTOCOLLO) – Questo campo, di sola visualizzazione, viene compilato automaticamente dalla procedura quando viene creato:

• un pacchetto di “annullamento complessivo”, premendo il pulsante ShF7[Annulla pacchetto] quando si è posizionati su un pacchetto già trasmesso e accolto dal Sistema Ricevente, oppure
• l’annullamento di un singolo documento, attraverso il pulsante F6[Annulla documento] quando si è posizionati in “Immissione/revisione” su un documento precedentemente trasmesso e acquisito dal Sistema Ricevente.

PERIODO – Periodo a cui si riferisce il documento e/o pacchetto, precedentemente trasmesso, che dovrà essere annullato.

PROGRESSIVO PERIODO – Indica il progressivo del periodo a cui faceva riferimento il documento/pacchetto inviato.

DATI ANAGRAFICI AZIENDA

In questa sezione vengono riportati gli estremi dell’azienda definiti in “Anagrafiche Clienti/Fornitori/Azienda” nella videata che appare dopo aver premuto il pulsante F5[Dati Azienda].

SEDE

Vengono indicati i dati della SEDE definiti in “Anagrafiche Clienti/Fornitori/Azienda” nella videata che appare dopo aver premuto il pulsante F5[Dati Azienda].

STABILE ORGANIZZAZIONE(PER NON RESIDENTI)

In questa sezione vengono riportati i dati della Stabile Organizzazione definiti in “Anagrafiche Clienti/Fornitori/Azienda” nella videata che appare dopo aver premuto il pulsante F5[Dati Azienda].

RAPPRESENTANTE FISCALE

In questa sezione vengono riportati i dati riguardante il “Rappresentante Fiscale” definiti in “Anagrafiche Clienti/Fornitori/Azienda” nella videata che appare dopo aver premuto il pulsante F5[Dati Azienda].

TRAMISSIONE FILE XML ESTERNI TRAMITE IL CANALE PASSHUB

Questa funzione consente di trasmettere, attraverso i prodotti Passepartout (Passcom e Mexal) file Xml provenienti dall’esterno, creati secondo il tracciato ministeriale (e quindi con i dati già corretti e coerenti rispetto a quanto il Sistema Ricevente si aspetta di ricevere).

In tale casistica rientrano ad esempio:

• file Xml esterni prodotti da Mexal la cui trasmissione deve essere effettuata dal commercialista in possesso di Passcom
• file Xml esterni prodotti da installazioni Real Time (azienda Mexal “collegata” all’azienda presente sull’installazione Passcom del commercialista), la cui trasmissione deve essere effettuata dal commercialista
• file Xml prodotti da altri software.

E’ possibile:

• creare un nuovo file con la nomenclatura univoca richiesta dal Sistema Ricevente
• firmarlo utilizzando la tipologia di firma definita all’interno della procedura (azienda o intermediario)
• inoltrarlo con Passhub e recuperare da questi le relative ricevute.

I dati introdotti secondo questa modalità non potranno essere gestiti-modificati dalla funzione "Immissione/revisione" della Comunicazione dati fatture.

All’interno della funzione di “Creazione/gestione pacchetti da trasmettere” è stato implementato un nuovo pulsante ShF6[Crea da XML esterno], dopo averlo premuto la videata che si presenta è la seguente:

Posizionandosi in corrispondenza del campo “File xml” che dovrà essere poi trasmesso” premere il pulsante “Elenco file” per selezionare il file “Xml” interessato. Una volta selezionato il file, il programma sarà in grado di identificare il periodo, la tipologia di operazione e il tipo di invio. Occorre completare manualmente inserendo il codice dell’intermediario e la data di impegno.

Nota bene: non è possibile identificare le tipologie di invio “Annullamento”, per queste i dati devono essere inseriti manualmente dall’utente perché non presenti all’interno del file.

Confermando la funzione apparirà una riga simile alla seguente:

Il pacchetto che poi potrà essere inviato secondo le modalità tipiche della comunicazione viene evidenziato come “Esterno”.

Nota bene: nel caso in cui durante la funzione di “Controllo” o di “Invio telematico” vengano segnalati errori o incongruenze per effettuare eventuali correzioni è necessario rigenerare il file corretto nel software utilizzato per la creazione del file stesso.