Per poter visualizzare gli indici di bilancio occorre accedere al menu <Analisi di Bilancio> <Analisi per Indici> <Elaborazione> dopo aver eseguito almeno una volta l’analisi a consuntivo degli schemi di SP e CE utilizzati all’interno delle formule. Eseguendo l’analisi a consuntivo di quegli schemi infatti il programma riesce a predefinire i valori di tutte le voci (e ovviamente anche delle righe di totali), fornendo in tal modo gli importi necessari al calcolo degli indici. I valori di bilancio così calcolati vengono salvati automaticamente sul database in modo da averli a disposizione anche in sessioni di utilizzo del programma successive a quelle in cui sono stati generati (rientrando in ADP B&B anche dopo giorni di inutilizzo, il programma continua ad avere a disposizione i valori per il calcolo degli indici e non è dunque necessario rieseguire l’analisi di SP e CE a consuntivo).

I valori delle voci di bilancio salvati sono anche funzione del parametro ‘Tipologia data per Analisi consuntivo’ (<Parametri> <Altri parametri>) che consente di optare per bilanci basati sulla data di registrazione o sulla data di competenza. Ciò implica che anche gli indici di bilancio saranno calcolati nel rispetto di questo parametro.

La generazione di questi valori di bilancio deve essere fatta avendo attivo l’anno di gestione in ADP B&B da cui si intende eseguire l’analisi degli indici.

Ad esempio, se si intende analizzare gli indici avendo attivo l’anno 2015 (ed eventualmente, come per l’analisi a consuntivo, anche degli anni precedenti fino ad un massimo di quattro, cioè 2014, 2013, 2012 e 2011), occorre eseguire l’analisi degli stati patrimoniali e dei conti economici avendo allo stesso modo attivo l’anno 2015. Se in seguito si intende escludere dall’analisi (dei bilanci e dei relativi indici) l’anno 2015, occorre entrare in ADP B&B nell’anno 2014: a questo punto se ancora non è stato mai fatto, è necessario eseguire nuovamente l’analisi a consuntivo degli schemi di bilancio necessari agli indici visto che il programma non può utilizzare i calcoli già eseguiti partendo dal 2015.

Il programma azzera i valori delle voci di bilancio in tutti quei casi in cui diventa opportuno e necessario ricalcolare i dati di bilancio all’interno degli schemi:

• Esportazione dati verso il database eseguita da Passepartout (<Azienda> <Adp – Bilancio e budget> <Trasferimento dati> <Bilancio e budget>): in questo caso vengono azzerati i valori delle voci di tutti gli schemi di riclassificazione relativamente agli anni contabili esportati (il programma di esportazione infatti consente di non riesportare gli anni già chiusi e in questo caso i bilanci di ADP B&B per quegli anni non devono essere ricalcolati);
• Modifiche apportate tramite la funzione di associazione dei conti (<Analisi di bilancio> <Associa conti>): in questo caso vengono azzerati i valori delle voci degli schemi interessati dalle modifiche;
• Modifiche apportate al parametro Tipologia data per analisi consuntivo (<Parametri> <Altri parametri>): in questo caso vengono azzerati i valori delle voci della tipologia di schemi (SP o CE) interessati dalla modifica.

In tutti questi casi diventa necessario rieseguire l’analisi di bilancio a consuntivo degli SP e dei CE coinvolti nelle formule degli indici. Gli indici di bilancio risultano così sempre aggiornati.

Per tutti quegli indici per cui il programma non trova valorizzate le voci di bilancio (e questo accade se non vengono rispettati gli accorgimenti indicati sopra) l’indice non viene calcolato: la relativa riga che dovrebbe contenere il valore dell’indice viene riportata senza alcun importo.