Le fatture e note di credito, si registrano con i conti sospesi quando non si sa se l’incasso/pagamento sia o meno avvenuto oppure se si ha la certezza che l’incasso/pagamento è avvenuto nell’anno successivo.

Solo se si ha la certezza che il documento è stato pagato/incassato, si possono utilizzare in registrazione i conti economici di costo e ricavo, in questo modo l’operazione sarà imputata a reddito, indipendentemente dal fatto che il documento sia pagato o meno.

ATTENZIONE: l’importazione di fatture elettroniche utilizza in automatico i conti sospesi.

In caso di registrazione fattura emessa è necessario movimentare con i conti sospesi SOLO il conto di RICAVO e il conto dell’ERARIO C/RITENUTE. L’iva ed il debito verso cassa previdenza sono invece conti ad esigibilità immediata che non devono essere liquidati al momento dell’incasso del documento:

Nelle fatture di acquisto, occorre utilizzare i conti di costo sospeso:

Per inserire l’incasso/pagamento, la modalità più facile e veloce è utilizzare la funzione di Saldaconto (Contabilità – Incassi e pagamenti - Saldaconto clienti/fornitori), per l’utilizzo del quale si rimanda alla pillola Lo scadenzario e il Saldaconto.

In alternativa, si può inserire una registrazione da Immissione primanota inserirendo una registrazione con causale PG (sia per incassi che per pagamenti). Indicare poi il conto del cliente/fornitore e sul campo “Importo” premere il pulsante Scadenzario[F8] per posizionarsi nella maschera dello scadenzario.

Indicare “P” (pagato) sulla rata che si vuole incassare e poi premere Uscita Scadenzario (nuovamente F8) per ritornare nella registrazione:

Automaticamente il programma registrerà l’incasso/pagamento della fattura e il giroconto dei conti sospesi sui rispettivi conti effettivi:

In questa fase il programma inserisce nella registrazione, anche i conti non sospesi presenti nella fattura (202.00006 DEBITI V/CASSA NAZIONALE PREVIDENZA e 201.00002 IVA SU COMPENSI), riportandoli con importo a zero. Questo è necessario per poter stampare correttamente il registro Movimentazioni finanziarie (Incassi e Pagamenti nelle semplificate).

L’incasso/pagamento è contabilizzato di default sul conto 101.00001 CASSA che può essere modificato. In caso di contabilità semplificata, è possibile modificare la contropartita impostando il conto 801.00012 MOVIMENTAZ. FINANZ. SEMPLIFICATE (Giornale di cassa attivato).

NOTA BENE: nello scadenzario si deve inserire il carattere "P" di pagato SOLO sulle rate relative ad una SINGOLA fattura/n. accredito. Se si pagano rate di PIÙ DOCUMENTI l'automatismo NON AVVIENE, in questi casi si consiglia di operare dalla funzione “Contabilità – Incassi e pagamenti - Saldaconto clienti/fornitori.

Nella funzione Saldaconto clienti/fornitori, selezionare il “Tipo conto” Clienti/Fornitori, indicare il conto del cliente/fornitore e premere OK[F10]; saranno riportate nella tabella tutte le rate corrispondenti a fatture non pagate/incassate del cliente/fornitore indicato.

Per procedere al pagamento posizionarsi sulla rata e premere il pulsante Paga[F5], in automatico tutto l’importo della rata sarà riportato nella colonna “Pagato”.

Se si deve pagare/incassare solo una parte, premere sul pulsante Pagamento personalizzato[Invio], indicare l’importo da pagare/incassare e premendo invio la differenza sarà riportata nella colonna “Residuo”. Al termine confermare con OK[F10]. Con il pagamento personalizzato, è possibile impostare una data di registrazione e di pagamento diversa rispetto a quella di default che coincide con la scadenza del documento.

Dopo aver impostato tutte le rate, premere sul pulsante Contabilizza[F10] e si accede alla videata successiva nella quale vengono riepilogati la causale ed i conti che saranno movimentati nella registrazione contabile, l’incasso/pagamento è contabilizzato di default sul conto 101.00001 CASSA che può essere modificato (in contabilità semplificata, è possibile impostare il conto 801.00012 MOVIMENTAZ. FINANZ. SEMPLIFICATE):

Alla conferma, il programma genera in primanota una registrazione per ogni fattura selezionata. Le registrazioni (aventi causale PG) hanno le stesse caratteristiche di quelle generate da Immissione Primanota.

Le fatture elettroniche sono sempre importate con i conti sospesi, se invece si registra il documento manualmente da immissione primanota, si può scegliere e contabilizzare con i conti effettivi qualora lo si ritenga opportuno (si deve avere la certezza che l’incasso/pagamento è avvenuto nello stesso esercizio contabile).

In questo caso, alla conferma della registrazione, si apre lo scadenzario e si può procedere scegliendo il tipo pagamento “Contanti” che permette di registrare contestualmente il movimento di PG, generando così in primanota due registrazioni distinte:

Si apre la maschera di “Pagamento in contanti” nella quale è proposta la contropartita automatica 101.00001 CASSA che può essere modificata.

In caso di contabilità semplificata, è possibile impostare il conto 801.00012 MOVIMENTAZ. FINANZ. SEMPLIFICATE.

In alternativa, all’apertura dello scadenzario, si può scegliere il tipo pagamento “Rimessa diretta” e registrare successivamente un movimento con causale PG.

Se in fattura si utilizzano i conti effettivi, all’interno della registrazione PG, NON avverrà alcun giroconto fra i conti sospesi e reali, ma verranno riportati i conti utilizzati nel documento di origine con importo zero, per poter stampare correttamente il registro Movimentazioni finanziarie (Incassi e Pagamenti nelle semplificate):

Se in Parametri Contabili il parametro “Utilizza conti riservati ai professionisti” è stato abilitato (come di default), il programma visualizzerà un messaggio in cui ricorda che per i professionisti è necessario utilizzare i conti di tipo sospeso tranne in caso di pagamento contestuale alla registrazione. Confermare il messaggio, cliccando sul pulsante “Sì”: