Attivando il modulo “Blocco modifiche” in licenza, il sistema attiva tutti i controlli indicati nei paragrafi precedenti e rende disponibile la nuova finestra di Conservazione e archiviazione dati.

Da questa finestra è possibile:

• Scaricare il certificato di idoneità per la versione in uso, da stampare e firmare; attenzione: questa operazione va effettuata ad ogni aggiornamento principale del software, quindi ad es. aggiornando dalla versione 2018C alla versione 2018D, mentre per release secondarie (correzioni) non è necessario, quindi ad es. dalla 2018C alla 2018C1
• Log operazioni: aprire il log operazioni in linea
• Check dati in linea: effettuare il controllo di integrità dei dati in linea (DB) verificando eventuali manomissioni
• Archivia dati: archiviare uno o più anni precedenti su archivio esterno criptato, viene creato un file per ogni anno
• Check dati archiviati: effettuare il controllo di integrità degli archivi esterni verificando eventuali manomissioni
• Azzera anno: effettuare un azzeramento dati di uno o più anni precedenti, previa archiviazione esterna
• Export CSV da archivio: esportare in chiaro su file CSV i dati contenuti negli archivi criptati per un controllo da parte delle autorità

Configurazione:

• Indicare la cartella che dovrà contenere gli archivi esterni criptati, può anche essere una cartella di rete. I file possono poi essere copiati e conservati su qualsiasi dispositivo di memorizzazione o in Cloud.
• Anno da elaborare: è possibile archiviare, verificare o azzerare un anno alla volta
• Opzioni di azzeramento: è possibile decidere quali dati azzerare su DB
• Cartella di export CSV: indicare in quale cartella generare i file CSV in chiaro, viene generato un file per ogni anno per ogni tabella.

Riepilogando per essere in regola con la normativa Francese occorre:

• attivare su Youpass il modulo di blocco modifiche
• stampare e firmare il certificato (questo ad ogni aggiornamento di versione)
• archiviare i dati una volta all'anno su dispositivo esterno a piacere (disco, DVD, Cloud, ecc.) e conservarli per 6 anni

In caso di controllo:

• Va presentato il certificato per la versione attualmente in uso (per sicurezza tenere anche tutti i certificati vecchi)
• Dimostrare che i dati non sono stati alterati tramite le funzioni di "Check dati in linea" e "Check dati archiviati"
• Per eventuali anni azzerati sul gestionale, è possibile esportarli in chiaro su CSV dall'archivio esterno criptato tramite la funzione "Export CSV da archivio"