Questa funzione consente di importare, da un file formato testo (.txt), i saldi dei diversi conti riportando in prima nota una registrazione di apertura (AP) oppure di giroconto (GR).

La procedura consente di generare un formato Aziendale, e quindi personale della sola azienda da cui è stato creato, oppure Generale, disponibile per l’import in tutte le aziende dell’installazione.

Una volta scelta la tipologia di formato che si intende creare/visualizzare, appare una videata che si differenzia a seconda che siano già presenti dei formati o meno.

Nel primo caso compare l’elenco dei formati già codificati. Da questa videata è possibile selezionarne uno specifico [Invio], cancellarne uno già presente [Shift F3] o creare un Nuovo formato [F4].

In particolare quest’ultimo comando apre la seguente videata, che è la medesima che viene visualizzata nel caso in cui non vi sia alcun formato codificato:

NOME FORMATO – Nome con il quale identificare il formato Aziendale o Generale. È un campo obbligatorio (non più modificabile una volta salvato il formato) che identifica le registrazioni in prima nota generate automaticamente dalla procedura.

DESCRIZIONE – Campo obbligatorio in cui definire un’ulteriore descrizione del formato.

NOME FILE STAMPA – Nome, e relativa directory, del file esterno da utilizzare per l’import dei saldi. Sono attivi i comandi funzione:

Elenco file [F3]: per visualizzare il contenuto della directory eventualmente specificata; se non indicato alcun percorso viene riportato il contenuto della directory della cartella prog del client. Con client WebDesk, la procedura consente l’upload di un file dal dispositivo / sistema operativo locale. Per ulteriori dettagli sull’upload tramite client WebDesk, consultare il manuale alla sezione “Nozioni Generali”, modulo “WebDesk Client”, capitolo “Utilizzo”, paragrafo “Acquisizione file per invio al server (upload)”.

Apri file [F5]: per visualizzare il file scelto.

Anteprima [F6]: per visionare in uno specifico riquadro il file (ammesse le estensioni .jpg .bmp .png .gif .emf .wmf).

Elimina file [Shift F3]: per cancellare il file selezionato.

TIPO TESTO – Struttura/organizzazione del contenuto del file da utilizzare ai fini dell’import. In particolare:

“ ” (conto, descrizione, importo) = la stampa è costituita da tre colonne, una per ogni informazione: conto, descrizione, importo.

S (sezioni contrapposte)= la stampa è composta da sezioni contrapposte all’interno di ognuna sono presenti le informazioni conto/descrizione/importo.

D (importi dare e avere distinti) = la stampa è costituita da quattro colonne, una per il conto, una per la descrizione, e due per l’importo a seconda che sia movimentato in dare o avere.

Confermata la videata con il comando Posizione dati [F8], si passa alla seguente per definire la posizione degli elementi da considerare nell’elaborazione.

La maschera è strutturata in quattro parti: la prima “Nome testo” riporta la directory e il nome del file utilizzato per prelevare i saldi; la seconda sezione mostra graficamente come è strutturato il file, con la possibilità di spostarsi al suo interno tramite i comandi “Testo -” e “Testo +” nonché le frecce della tastiera. La terza sezione è dedicata al righello (la riga di numeri consecutivi indica le unità, i valori sottostanti, le decine); questo è funzionale per la compilazione dell’ultima sezione della maschera: l’utente, confrontando il righello con il sovrastante layout del file di import, assegna la posizione delle informazioni richieste.

Le informazioni necessarie sono:

TIPO – Identifica la modalità in cui si presenta l’elemento nella stampa e come deve essere letto ai fini dell’import.

In particolare, per la variabile conto le opzioni disponibili sono:

“ ” = dimensione fissa: richiede la specifica della lunghezza del campo tramite i parametri Da.. A..Il codice conto non deve contenere spazi vuoti;

E = dimensione fissa con esclusione: necessita dell’indicazione di una lunghezza specifica (tramite i parametri Da.. A..) con la possibilità di definire un carattere per escludere quei codici che lo contengono;

L = dimensione variabile: richiede la specifica di un intervallo di posizione in cui si trova il codice con l’indicazione della lunghezza minima;

e = dimensione variabile con esclusione: oltre alla specifica di un intervallo di posizione in cui si trova il codice e ad una lunghezza minima, si ha la possibilità di specificare un carattere per escludere quei codici che lo contengono.

Per la variabile importo le opzioni disponibili sono:

V = Valore: l’importo è senza segno oppure ha segno negativo che precede il numero

1 = Segno in coda: l’importo presenta l’eventuale segno negativo alla fine del valore

2 = D/A in coda: l’importo riporta alla fine del valore il carattere D o A

3 = D/A in testa: l’importo ha il carattere D o A che precede il valore

4 = Colonna Dare: l’importo ha segno Dare

5 = Colonna Avere: l’importo ha segno Avere

DA POS – Posizione a partire dalla quale considerare l’elemento. L’utente la identifica come numero del righello da cui inizia l’informazione da considerare.

A POS – Posizione fino alla quale considerare l’elemento. L’utente la identifica come numero del righello da cui termina l’informazione da considerare.

LUNGHEZZA MINIMA – Campo attivo solo se, nella colonna tipo del conto, è presente l’opzione “L” o “e”; identifica la lunghezza minima del dato incluso nelle posizioni indicate nei campi precedenti.

CARATTERE ESCLUSIONE – Campo attivo solo se, nella colonna tipo del conto, è presente l’opzione “E” o “e”; identifica il carattere che consente di escludere i conti che lo contengono.

Per visionare ciò che è stato compreso nella mappatura del file testo ai fini dell’import, è disponibile il comando Refresh [F2], grazie al quale nel layout della stampa gli elementi considerati compariranno evidenziati.

Conclusa la compilazione della videata, è possibile confermare con il comando Salva formato [F10], tornando alla videata iniziale, oppure proseguire attraverso il pulsante Registra Primanota [F5] o modificare le impostazioni di base del formato tramite il pulsante Ricarica testo [F4].

Con Registra Primanota, si accede alla seguente videata:

TIPO IMPORTI – Modalità operativa del caricamento saldi.

M = Movimento: la procedura considera esclusivamente ciò che è stato mappato nel file. Quindi i saldi vengono registrati in aggiunta rispetto ad eventuali altre registrazioni emesse in precedenza (da usare ad esempio nel caso di caricamenti periodici di saldi);

S = Saldo progressivo: oltre ai valori del file, la procedura controlla l’eventuale presenza di altre registrazioni di tipo AP e/o GR e inserisce la registrazione (ammessa solo la causale GR) di importo pari alla sola differenza. Nel caso in cui non siano presenti registrazioni emesse in precedenza, il comportamento è lo stesso dell’opzione a movimenti, cioè viene registrato il saldo preciso risultante dal file esterno.

CAUSALE – Operazione contabile che si intende generare a seguito dell’import. Campo obbligatorio che ammette la causale AP (apertura) se l’anno precedente è chiuso oppure GR (giroconto).

DATA OPERAZIONE – Data in cui viene registrata la scrittura contabile (ammesso il formato GG.MM.AA). Se si tratta di un GR la procedura richiede obbligatoriamente la specifica di una data, mentre per le AP, se non indicato diversamente, viene assunto il primo giorno dell’anno contabile.

CANCELLA OPERAZIONI PRECEDENTI – Se impostato a S, prima dell’immissione delle scritture contabili, vengono cancellate le eventuali operazioni emesse in precedenza dalla funzione di caricamento saldi.

CORRELATO DA – Nome della tabella di correlazione tra i codici del file testo e quelli del piano dei conti che utilizza l’azienda.

Quest’ultimo campo, presente nella sezione Correlazione a codifica interna – Tabella principale, è compilato di default dal programma con il nome assegnato al formato, al fine della creazione di una nuova tabella. In alternativa è possibile modificare il nome proposto oppure scegliere una tabella già presente, attraverso il comando Tabelle [F2], che propone l’elenco delle tabelle già codificate della stessa tipologia del formato che si sta creando (Aziendale o Generale).

Con il comando Gestione [F4] è possibile visionare il contenuto della tabella di correlazione; questo non è possibile se la tabella è nuova, poiché non ancora creata, e la procedura avvisa l’utente con il seguente messaggio:

Affinché sia possibile procedere all’associazione dei vari conti nella tabella occorre crearla attraverso il comando Precarica [F6]; la procedura restituisce il seguente messaggio, se l’impostazione dei caratteri della precedente maschera non consente la corretta creazione della tabella (ad esempio il codice conto contiene degli spazi vuoti):

In alternativa, permette di proseguire tramite il messaggio:

Confermando l’avviso, la tabella viene creata, e tramite il comando Gestione è possibile procedere all’associazione, oppure alla cancellazione della stessa tramite il comando Elimina [Shift F3].

Nella tabella sostituzioni conti (richiamabile con il comando Gestione), l’utente definisce le associazioni dei conti tra quelli del file di testo e quelli del piano dei conti adottato dall’azienda in Passepartout.

Può muoversi all’interno della tabella tramite i comandi Pag- [Pag Giù], Pag+ [Pag Su], Inizio tabella [Shift F5], Fine tabella [Shift F6], può cancellare un’associazione tramite Elimina [Shift F3] o confermarla con OK [F10].

Con il pulsante Modifica [Invio], si apre una seconda videata che consente l’associazione del conto su cui si è posizionati.

Indicare il conto di Passepartout relativo ricercandolo all’interno del piano dei conti attraverso i comandi di ricerca disponibili.

Il pulsante Cerca [F5] permette di ricercare uno specifico codice conto del file testo presente all’interno della tabella:

Con Nuovo [F4] è possibile creare una nuova associazione da includere in tabella:

Il pulsante Stampa [F7], invece, consente di selezionare un intervallo di conti, o tutti, da stampare per verificare le associazioni impostate.

Confermando la tabella sostituzioni conti si torna alla seguente videata relativa all’impostazione del formato:

Con il comando Ulteriori tabelle [F8], come mostra l’immagine, viene visualizzata una sezione aggiuntiva (Correlazione a codifica interna – Ulteriori tabelle consultate) in cui specificare il nome delle altre tabelle da utilizzare in fase di import (tutti quei conti non correlati nella tabella principale verranno importati leggendo le associazioni presenti nelle tabelle “secondarie”). Queste possono avere anche una diversa tipologia rispetto al formato del file di testo. È attivo il comando Tabelle [F2], che propone l’elenco delle tabelle già codificate e Visualizza [F4] per mostrarne il contenuto.

Confermando la videata con OK [F10] viene registrata la scrittura contabile indicata.

Se la tabella di correlazione non è stata compilata con le associazioni, la procedura restituisce il messaggio:

Se la procedura non rileva conti movimentati (hanno saldo zero), oppure in caso di AP nella tabella di correlazione sono associati solo conti economici, viene restituito il messaggio:

Se le associazioni non sono state eseguite per tutti i conti della tabella, alla conferma la procedura restituisce il messaggio:

attraverso il quale è possibile visionare i conti non ammessi con Vedi esclusi [Invio], o procedere in ogni caso alla registrazione con OK [F10]; nel primo caso un report mostra conti e relativi importi e all’uscita dalla videata tramite il messaggio seguente è possibile decidere se eseguire o meno la scrittura:

A testimonianza dell’avvenuta scrittura in prima nota, alla conferma viene restituito:

Se la registrazione, invece, coinvolge tutte le associazioni presenti nella tabella, appare il messaggio:

Nel caso in cui si intende eseguire come Tipo importi l’opzione S (Saldo progressivo), se nella tabella delle sostituzioni a conti diversi del file testo è associato uno stesso conto Passepartout, ciò viene segnalato dal messaggio:

Inoltre, se in precedenza è stata eseguita già un’operazione di GR, e quindi la scrittura successiva comporta una riscrittura dei movimenti, l’elaborazione, trattandosi di saldi progressivi non può avvenire a meno che non si proceda alla cancellazione della precedente registrazione. Il messaggio avvisa l’utente di procedere con tale attività.

La scrittura contabile risultante, può essere richiamata in Revisione prima nota impostando la data di emissione e l’operatore 128.