Il pulsante [Shift+F5] Filtro avanzato permette di impostare dei parametri di selezione per la ricerca mirata dei documenti interessati:

Nella gestione del Filtro avanzato è possibile (NON per l’accesso in modalità “Compatibilità Collage”) salvare e richiamare i filtri con, inoltre, il concetto di “filtro preferito” in modo tale da riproporlo automaticamente ad ogni accesso. Il caricamento del filtro predefinito è consentito solamente con la modalità di accesso “a lista” (con accesso in modalità “diretta” è possibile impostare il predefinito ma questo non verrà caricato in automatico accedendo ad Emissione/revisione documenti).

Nei campi “Data Da-A” viene mostrata una dicitura che riporta le date a cui corrisponde il campo vuoto ossia il default di periodo di visualizzazione dei documenti proposto dalla procedura: nel caso dei documenti ordini, matrici, preventivi e bozze il default prevede la vista di tutti i documenti e, per convenzione, viene visualizzata, come data di partenza corrispondente a campo vuoto, “01/01/00” (se presenti, vengono visualizzati in elenco anche i documenti con data precedente al primo anno in linea); nel caso dei movimenti di magazzino il default prevede la vista dei documenti con data documento relativa all’anno di lavoro per cui, ipotizzando di accedere all’azienda con data di lavoro 22/11/2023, viene visualizzato “01/01/2023” nel campo “Data Da” e “31/12/2023” nel campo “A”.

Sempre per quanto riguarda i movimenti di magazzino, se viene impostato un filtro per anno/data documento che coinvolge due o più anni, l’elenco viene proposto con ordinamento per Data documento crescente e si viene posizionati sul documento con data più vecchia (se l’ordinamento dell’elenco non era stato personalizzato rispetto al default).

Se si inserisce una data relativa ad un anno diverso da quello di lavoro in uno dei due campi “Data Da-A”, l’altro campo viene proposto con il default che avrebbe se l’utente accedesse in tale anno (in pratica, supponendo di lavorare con data 2023, accedendo al Filtro avanzato i campi data corrispondono all’intervallo 01/01/2023-31/12/2023, se nel primo campo si indica 01/01/2022, il default del secondo campo lasciato vuoto corrisponde a 31/12/2022).

NOTA BENE: Il caricamento dell’elenco documento a seguito della selezione di più anni può impiegare più tempo (anche diversi minuti) in proporzione alla quantità di dati presenti negli anni selezionati.

Se l’accesso ad emissione/revisione documenti non è a lista (il parametro “Accesso in emissione/revisione documenti” è impostato con l’opzione “Diretto”), rimane la limitazione della gestione e visualizzazione in elenco dei movimenti di magazzino appartenenti al solo anno di lavoro.

Per le aziende che gestiscono il “Controllo di gestione”, è disponibile il pulsante [Shift+F5] Selezione dati CdG che permette di filtrare i soli documenti che soddisfano le selezioni impostate:

TIPI MOVIMENTO – Permette la selezione in base a una o più tipologie movimento indicate nella tabella definita in “Azienda – Controllo di gestione – Tabelle – Tipi movimento”.

DA ANALITICO – Codice conto analitico a partire dal quale eseguire la ricerca dei movimenti di contabilità analitica.

A ANALITICO – Codice conto analitico fino al quale eseguire la ricerca dei movimenti di contabilità analitica.

COMMESSA – Permette di filtrare i documenti in base al codice commessa in essi contenuta.

COMMESSE FIGLIE – Se nel campo “Commessa” è stata selezionata almeno una commessa “padre”, attivando questa opzione è possibile selezionare in automatico tutte le sue commesse “figlie”.

COMMESSE VUOTE – Seleziona anche i documenti che non contengono alcuna commessa.

AREA – Permette di filtrare i documenti in base al codice area in essi contenuta.

AREE FIGLIE – Se nel campo “Area” è stata selezionata almeno un’area “padre”, attivando questa opzione è possibile selezionare in automatico tutte le sue aree “figlie”.

AREE VUOTE – Seleziona anche i documenti che non contengono alcuna area.

Per elencare tipologie di documenti diverse occorre utilizzare il pulsante [F6] Tipo documento.

Operando dalla lista documenti, se attivo Docuvision, è disponibile il pulsante [F8] Anteprima docuvision che permette di aprire il documento collegato.

Cliccando con il mouse sul gestionale, (quindi fuori dall’anteprima), è possibile visualizzare le varie anteprime scorrendo sulla lista dei documenti senza dover chiudere e riaprire l’anteprima stessa. Per chiudere la finestra di anteprima occorre cliccare sulla X.

Il pulsante [Shift+F2] Duplica documento permette di creare un nuovo documento partendo da un documento origine. Maggiori dettagli sono disponibili al paragrafo DUPLICA DOCUMENTO.

Il pulsante [F4] Nuovo permette di creare un nuovo documento:

Tramite la sigla appropriata è possibile gestire i seguenti documenti:

FT = FATTURA IMMEDIATA. Genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito, movimenta il Magazzino incrementando il progressivo scarico.

FT = FATTURA DIFFERITA. Trasformando il DDT in fattura, la fattura differita genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito. Non movimenta il Magazzino perché già movimentato dal DDT (la bolla scompare poiché trasformata in fattura).

FS = FAT.IVA ESIGIBILITÀ DIFFERITA a partire dal 01–01–1998, FATT.IVA IN SOSPENSIONE fino al 31–12–97. Genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito, movimenta il Magazzino incrementando il progressivo scarico.

NOTA BENE: NON incrementa il protocollo IVA Vendite; utilizza un registro specifico con relativo protocollo. L’imposta NON viene considerata nelle liquidazioni periodiche fino all’avvenuto pagamento (causale ‘PS’ da immissione primanota).

FD = FAT.IVA ESIGIBILITÀ DIFFERITA. Genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito, movimenta il Magazzino incrementando il progressivo scarico.

NOTA BENE: incrementa il protocollo IVA Vendite del sezionale immesso. L’imposta NON viene considerata nelle liquidazioni IVA periodiche fino all’avvenuto pagamento (causale ‘PS’ da immissione primanota).

NS = NOTA DI CREDITO ESIGIBILITÀ DIFFERITA. Genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito, movimenta il Magazzino diminuendo il progressivo scarico.

NOTA BENE: NON incrementa il protocollo IVA Vendite; utilizza un registro specifico con relativo protocollo. L’imposta NON viene considerata nelle liquidazioni periodiche fino all’avvenuto pagamento (causale ‘PS’ da immissione primanota).

ND = NOTA DI CREDITO ESIGIBILITÀ DIFFERITA. Genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito, movimenta il Magazzino diminuendo il progressivo scarico.

NOTA BENE: incrementa il protocollo IVA Vendite del sezionale immesso. L’imposta NON viene considerata nelle liquidazioni IVA periodiche fino all’avvenuto pagamento (causale ‘PS’ da immissione primanota).

NC = NOTA DI CREDITO CLIENTE. Genera una registrazione contabile di Primanota e una di Scadenzario se gestito, movimenta il Magazzino diminuendo i progressivi di scarico.

CO = CORRISPETTIVO. Movimenta il magazzino incrementando il progressivo scarico. Non genera registrazioni contabili. La primanota può essere generata utilizzando l’apposita funzione ‘contabilizza corrispettivi’ dal menu magazzino.

RE = RESO CORRISPETTIVO. Movimenta il magazzino diminuendo il progressivo scarico. Non genera registrazioni contabili. La primanota può essere generata utilizzando l’apposita funzione ‘contabilizza corrispettivi’ dal menu magazzino.

AN = ANNULLO CORRISPETTIVO. Movimenta il magazzino diminuendo il progressivo scarico. Non genera registrazioni contabili. La primanota può essere generata utilizzando l’apposita funzione ‘contabilizza corrispettivi’ dal menu magazzino.

FC = RIC.FIS/FATTURA CORRISPETTIVO. Movimenta il magazzino incrementando il progressivo scarico. Incrementa il suo numeratore. Se il parametro dei corrispettivi: “Contabiliz.immediata fatture corrispettivo ‘FC’’’ viene impostato a ‘S’ viene generata l’operazione contabile con causale ‘RF’ (Ricevuta fiscale sospesa) che interesserà il registro dei corrispettivi, mentre se viene impostato a ‘N’ non genera registrazioni di primanota che in ogni caso possono essere generate attraverso l’apposita funzione ‘contabilizza corrispettivi’. In caso di parametro impostato a “S” è possibile trasformare un movimento CO (corrispettivo) in FC (trasformazione non effettuabile dalla voce di menu Emissione Differita Documenti). Alla conferma del documento verrà generata una registrazione contabile con causale RF in cui vengono riportati i riferimenti del corrispettivo nel campo “Desc” di testata. Non movimenta il magazzino in quanto già movimentato dal corrispettivo (il corrispettivo scompare perché trasformato in fattura).

RI = RICEVUTA FISCALE IMMEDIATA. Movimenta il magazzino incrementando il progressivo scarico. Incrementa il suo numeratore. Non genera registrazioni contabili. La primanota può essere generata utilizzando l’apposita funzione ‘contabilizza corrispettivi’.

RS = RICEVUTA FISCALE SOSPESA. Viene memorizzata per la fatturazione differita, movimenta il magazzino incrementando i progressivi di scarico. Si dovrà in seguito fatturare il documento che può essere trasformato sia come ‘FT’ che ‘FC’. Per ‘FT’ interesserà il registro IVA vendite mentre per ‘FC’ quello dei corrispettivi.

BC = BOLLA DI CONSEGNA e/o DOCUMENTO di TRASPORTO. Viene memorizzata per la fatturazione differita, movimenta il magazzino incrementando i progressivi di scarico. Si dovrà in seguito fatturare il documento ‘FT’.

BF = BOLLA DA FORNITORE. Movimenta il magazzino incrementando i progressivi di carico. Tale documento può essere trasformato in tipo ‘FF’ Fattura da Fornitore.

FF = FATTURA DA FORNITORE. Movimenta il magazzino incrementando il progressivo carico. Può anche generare la registrazione contabile se l’apposito parametro, in fase di immissione del documento, viene impostato a ‘S’.

NF = NOTA DI CREDITO FORNITORE. Movimenta il magazzino diminuendo il progressivo carico. Può anche generare la registrazione contabile se l’apposito parametro, in fase di immissione del documento, viene impostato a ‘S’.

RC = RESO DA CLIENTE. Movimenta il magazzino diminuendo il progressivo di scarico. In seguito può anche essere trasformato in nota di credito ‘NC’.

RF = RESO A FORNITORE. Movimenta il magazzino diminuendo il progressivo di carico. In seguito può anche essere trasformato in nota di credito fornitore ‘NF’.

BD = BOLLA DI DEPOSITO. Non genera fattura differita. Sposta merce da un magazzino ad un altro diminuendo i progressivi di carico del magazzino di partenza mentre quello di destinazione:

• se viene definito aumenta i suoi progressivi di carico
• se non viene definito viene interpretato come semplice movimento di rettifica del magazzino di partenza (scarico per deperimento merce, demolizione, ecc.)

DL = DEPOSITO LAVORAZIONI. Utilizzato nel ciclo delle lavorazioni, si comporta come una ‘BD’.

PR = PREVENTIVO. Non genera movimento, né contabile, né di magazzino. Viene memorizzato per elaborazioni successive.

PX = PREVENTIVO PER CORRISPETTIVO. Come ‘PR’ ma con prezzi ivati.

OF = ORDINE A FORNITORE. Non genera alcun movimento, né contabile, né di magazzino. Aumenta i progressivi ordini a Fornitore incrementando la disponibilità lorda degli articoli.

PF = PREVENTIVO FORNITORE. Non genera alcun movimento, né contabile, né di magazzino. Viene memorizzato il documento per elaborazioni successive (utilizzato anche in controllo di gestione e/o commessa).

PC = PREVENTIVO CLIENTE. Non genera alcun movimento, né contabile, né di magazzino. Viene memorizzato il documento per elaborazioni successive (utilizzato anche in controllo di gestione e/o commessa).

OC = ORDINE CLIENTE. Non genera alcun movimento, né contabile, né di magazzino. Aumenta i progressivi ordini da Clienti, diminuendo la disponibilità lorda degli articoli. Gli Ordini a Clienti possono essere sospesi, evadibili, in lavorazione, automatici a Fornitore.

OX = ORDINE CLIENTE PER CORRISPETTIVO. Come ‘OC’ ma con prezzi ivati.

BS = BOLLA DI SCARICO. Movimenta il Magazzino incrementando i progressivi di scarico. Non genera fattura differita.

BP = BOLLA PROFORMA. Non genera movimento né di contabilità né di magazzino. Viene solo stampata, ma non memorizzata.

FP = FATTURA PROFORMA. Non genera movimento né di contabilità né di magazzino. Viene solo stampata, ma non memorizzata.

SL = SCARICO LAVORAZIONI. Viene utilizzata per scaricare i componenti di Distinta Base e di Distinta Base Automatica aumentando il progressivo scarico. Se viene immesso anche un magazzino di destinazione viene incrementato il relativo progressivo carico.

CL = CARICO LAVORAZIONI. Viene utilizzata per caricare i prodotti finiti di Distinta Base e di Distinta Base Automatica aumentando il progressivo carico. Se viene immesso anche un magazzino di partenza viene incrementato il relativo progressivo scarico.

IN = RETTIFICA INVENTARIO. Viene utilizzata per rettificare l’inventario iniziale del magazzino (solo se l’anno precedente è chiuso in modo definitivo oppure se è presente un solo anno di gestione).

IC = RETTIFICA DI CARICO. Viene utilizzata per rettificare il progressivo di carico del magazzino. Aggiorna la data di carico. Non aggiorna il costo ultimo.

IS = RETTIFICA DI SCARICO. Viene utilizzata per rettificare il progressivo di scarico del magazzino.

MA = MATRICE CLIENTE. Viene utilizzata per avere una copia originaria di un ordine cliente. Non genera alcun movimento, né contabile, né di magazzino e non impegna la merce. Viene memorizzato per elaborazioni successive.

MX = MATRICE CLIENTE PER CORRISPETTIVO. Come ‘OX’ ma con prezzi ivati.

MF = MATRICE FORNITORE. Viene utilizzata per avere una copia originaria di un ordine fornitore. Non genera alcun movimento, né contabile, né di magazzino. Viene memorizzato per elaborazioni successive.

NO = NOTULA. Viene utilizzata per stampare una notula da trasformare in parcella tramite la sigla documento FT nelle aziende di tipo professionista, per le aziende di tipo Impresa può essere utilizzata per annotare gli articoli che successivamente si trasformeranno in un altro documento di livello superiore. I progressivi degli articoli non vengono movimentati.

Alcuni esempi di registrazione documenti sono disponibili nel paragrafo Appendici del capitolo Magazzino di questo manuale.

Nelle tabelle che seguono sono riportati i documenti gestiti con la schematizzazione di ciò che aggiornano in tempo reale:

NOTA BENE:

I tipi documenti proforma eseguono solo una stampa, NON sono memorizzati negli archivi e NON aggiornano nulla.

I tipi documenti matrici e preventivi, oltre ad eseguire una stampa, sono anche memorizzati per poter essere richiamati successivamente per generare nuovi documenti. NON influiscono sui progressivi di magazzino.

La contabilizzazione in tempo reale delle ‘FC = Fattura Corrispettivi’ si può impostare mediante il relativo parametro dei corrispettivi. In questo modo l’utente può decidere di eseguire la sua contabilizzazione per singola fattura o per totale giornaliero con l’apposita funzione.

Limitazioni di ogni documento (importi espressi in valuta di gestione azienda con 2 decimali):

Un documento superiore può contenere al massimo 250 documenti considerando anche i documenti delle trasformazioni precedenti. In ogni caso, operando da Magazzino > Emissione differita documenti, se si supera questo limite verrà creato automaticamente un nuovo documento.

Esaminiamo ora come si può trattare la consueta emissione di documenti necessari nella vendita. Questa funzione lavora su due videate: nella prima viene gestita la testata ed il corpo del documento. Nella seconda pagina, cui si accede confermando la prima con il tasto F10, risiedono i vari totali del documento, la modalità di pagamento e altri dati. Nella seguente videata è riportata la prima pagina video: