Nel regime di cassa Reale, le fatture e note di credito, si registrano con i conti sospesi quando non si sa se l’incasso/pagamento sia o meno avvenuto oppure se si ha la certezza che l’incasso/pagamento è avvenuto nell’anno successivo.

I conti sospesi (tipo “PZ”), sono conti di transito di tipo patrimoniale che servono per memorizzare i valori delle contropartite di fatture e note d'accredito, senza ancora imputarli a reddito.

In occasione della registrazione di incasso/pagamento i conti sospesi verranno girati automaticamente ai conti effettivi di costo o ricavo presenti sulla scheda anagrafica del conto, e solo dopo questa registrazione l’operazione confluisce nel reddito.

La scheda anagrafica dei conti di tipo sospeso è uguale a quella di un conto economico con in più il campo in cui immettere il “conto effettivo” sul quale verrà girocontato all’atto del pagamento.

Solo se si ha la certezza che il documento è stato pagato/incassato, si possono utilizzare in registrazione i conti economici di costo e ricavo effettivi (merci c/acquisti, merci c/vendite, ecc), in questo modo l’operazione sarà imputata direttamente a reddito, già dalla registrazione della fattura.

NOTA BENE: l’importazione di fatture elettroniche utilizza in automatico i conti sospesi.

In registrazione, il conto sospeso, é utilizzato solo per il conto di ricavo o costo (ed eventualmente il conto dell’erario c/ritenute se c’è la ritenuta in fattura).

L’iva è invece ad esigibilità immediata e il programma in automatico utilizza il conto effettivo:

Per inserire l’incasso/pagamento, la modalità più facile e veloce è utilizzare la funzione di Saldaconto (Contabilità – Incassi e pagamenti - Saldaconto clienti/fornitori), per l’utilizzo del quale si rimanda alla pillola Lo scadenzario e il Saldaconto.

In alternativa, si può inserire una registrazione da Immissione primanota. Richiamare la causale contabile PG oppure una causale personalizzata creata appositamente dalla funzione “Contabilità – Tabelle – Causali contabili” (ad esempio si può creare IC per gestire gli incassi).

La procedura per rilevare incassi/pagamenti da prima nota deve essere la seguente:

• Nella prima riga inserire il codice cliente/fornitore;
• Sul campo “Importo” premere il pulsante “Scadenzario” (F8) per posizionarsi nella maschera dello scadenzario;
• Indicare “P” (pagato) sulla rata che si vuole pagare/incassare (si può pagare l’intera rata o solo una parte);
• Premere “Uscita Scadenzario” (nuovamente F8) per ritornare nella registrazione.

Automaticamente il programma registrerà l’incasso/pagamento della fattura e il giroconto dei conti sospesi sui rispettivi conti effettivi.

Il cursore si posiziona sul conto di incasso/pagamento che automaticamente viene impostato sul conto CASSA ma può essere modificato:

Se si vuole rilevare un altro incasso/pagamento nella stessa registrazione, posizionarsi sulla prima riga vuota e ripetere la procedura.

Si può richiamare lo stesso cliente oppure un altro cliente oppure anche un fornitore:

Il programma riporta sulla registrazione i riferimenti al documento incassato/pagato (numero e data fattura) ed i conti reali specificati nel documento di origine (nell’esempio 415.00012 IVA SU VENDITE) con importo a zero. Questi dati sono necessari per poter stampare correttamente il registro incassi o il registro pagamenti.

Le fatture elettroniche sono sempre importate con i conti sospesi, se invece si registra il documento manualmente da immissione primanota, si può scegliere e contabilizzare con i conti effettivi, qualora lo si ritenga opportuno (si deve avere la certezza che l’incasso/pagamento è avvenuto nello stesso esercizio contabile).

In questo caso, alla conferma della registrazione, si apre lo scadenzario e si può procedere scegliendo il tipo pagamento “Contanti” che permette di registrare contestualmente il movimento di PG, generando così in primanota due registrazioni distinte:

Si apre la maschera di “Pagamento in contanti” nella quale si può modificare la data di registrazione o la causale contabile.

Come conto di incasso/pagamento, il programma propone CASSA ma il conto è modificabile:

In alternativa, all’apertura dello scadenzario si può scegliere il tipo pagamento “Rimessa diretta” e registrare successivamente un movimento con causale PG.

Se in fattura si utilizzano i conti effettivi, all’interno della registrazione PG, NON avverrà alcun giroconto fra i conti sospesi e reali, ma verranno riportati i conti utilizzati nel documento di origine con importo zero, per poter stampare correttamente il registro incassi o il registro pagamenti: