La gestione distinte effetti automatica è una funzionalità che può essere attivata all’interno dei gestionali contabili Passepartout. Si tratta di un archivio che viene popolato in caso di emissione effetti in modalità definitiva e che consente di gestire l’evoluzione dello stato dei singoli effetti presenti in distinta, ossia la contabilizzazione e l’eventuale rilevazione di insoluti. Per approfondimenti sulla funzione si rimanda alla pillola “Gestione distinte”.
La funzione si basa sul concetto di “conto transitorio” ossia un conto di appoggio utilizzato in fase di emissione effetti. La movimentazione del conto banca definito come “ordinario” (in cui viene rilevato contabilmente l’accredito o l’addebito) verrà effettuata solo alla data di scadenza e/o valuta, attraverso la “contabilizzazione”.
Al momento tale funzione non è disponibile per le aziende che gestiscono lo scadenzario a partite. L’attivazione della gestione distinte effetti automatica avviene tramite il parametro contabile Distinte Automatiche:
In questo caso l’utente potrà procedere con le nuove emissioni effetti per i soli effetti ancora da pagare (in stato “ “ vuoto) e potrà eventualmente concludere l’eventuale emissione “da portafoglio a banca” di effetti emessi con la gestione precedente.
Per quanto riguarda le operazioni preliminari, si segnalano alcune peculiarità riguardo la codifica delle banche aziendali. In particolare, considerato che la gestione, come detto in precedenza, si basa sul concetto di “conto transitorio”, è necessario associare a ciascun conto “ordinario” i relativi conti di appoggio da utilizzare in fase di emissione effetti.
Per far ciò, nella tabella banche (menu Contabilità – Banche) occorre prima di tutto marcare i conti correnti bancari ordinari, premendo il pulsante Ulteriori dati [F5] e selezionando l’opzione c/c Ordinario nel campo Conto corrente.
Dopo aver confermato con OK [F10] l’anagrafica della banca, rientrando risulterà attivo il pulsante Conti emissione effetti [Shift+F6], tramite il quale codificare il conto o i conti transitori da utilizzare in fase di emissione effetti (RIBA, RID e MAV).
Nella sezione superiore intitolata Conto corrente ordinario viene indicato automaticamente il conto contabile e l’IBAN della banca il cui conto è stato definito come “ordinario”. Nella sezione sottostante intitolata Conti/iban correlati è possibile definire la coppia formata dal Conto transitorio+IBAN.
Il conto contabile, che verrà accreditato in fase di emissione della distinta effetti:
L’IBAN deve avere lo stesso ABI e CAB del conto ordinario, al fine di poter recuperare alcune informazioni essenziali come ad esempio: il codice CUC, il codice SIA e il campo Firma azienda. Di norma deve essere lo stesso IBAN associato al conto corrente ordinario.
La medesima tabella è disponibile dall’apposita voce di menu Contabilità – Tabelle – Conti emissione effetti.
Per quanto riguarda la fase di emissione effetti si specifica che:
La procedura di emissione distinta è analoga a quella vista in caso di azienda senza la Gestione distinte. Le principali differenze sono le seguenti: