Per risorsa si intende tutto ciò che viene utilizzato e che è indispensabile affinché un trattamento vada a buon fine. A seconda della configurazione, una risorsa ha una capacità, cioè può essere abilitata ad effettuare contemporaneamente uno o più appuntamenti. Per questo, nel momento in cui un utente fissa un nuovo appuntamento, il programma verifica che le risorse interessate siano disponibili in quella data e ora. Una risorsa può essere umana (personale medico-infermieristico, estetiste, …) o materiale (lampada abbronzante, vasca idromassaggio, macchina vapore, ecc.).

Segue una spiegazione dettagliata per una corretta configurazione:

• Nome - il nome della risorsa;
• Personale: - se la risorsa in questione è rappresentata da una persona che è configurata come personale della Beauty, è possibile effettuare l’associazione tra di essi tramite l’impostazione nel suddetto campo del nome del personale interessato così da valorizzare in automatico anche il campo nome della risorsa con lo stesso nome attribuito al relativo personale così come mostrato in figura sotto per la risorsa Rossi Maria Luisa. Questa impostazione si rende necessaria in caso si vogliano tenere distinte risorse umane e risorse non umane, ad esempio estetista e macchina scalda cera;
• Descrizione – eventuale descrizione della risorsa;
• Attiva - consente di rendere attiva o meno la risorsa che si sta configurando. Esempio: se ci sono due vasche idromassaggio entrambe operative, con questa opzione è possibile tenerne una sempre attiva ed attivare la seconda solamente quando necessario, oppure renderla “non attiva” in caso vi siano impedimenti di operatività;
• Intervallo planning: questo campo permette di sceglie la granularità predefinita del planning risorse, filtrato in base alla risorsa in oggetto, che va da un minimo di 5 minuti ad un massimo di un’ora. Un caso d’uso potrebbe essere quello di un risorsa che esegue solo determinati trattamenti tutti della stessa durata o solo di durate differenti tra loro ma multiple una delle altre. (es: 15, 30, 45,60) Oltre alle impostazioni temporali predefinite è possibile scegliere l’impostazione automatica, che stabilirà la granularità del planning in base alla durata dei trattamenti fissati.

Nel caso di una risorsa generica, che può eseguire trattamenti di vario tipo e durata, si è in presenza di mezzi che fanno un po’ di tutto. In questo caso risulta utile il calcolo automatico della granularità del planning, che viene così impostato sul massimo comun divisore: vengono presi in considerazione tutti i tempi di durata dei diversi trattamenti che tale risorsa è abilitata ad eseguire, e, tra questi viene preso il numero più grande per il quale essi possono essere divisi. Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il trattamento voluto;

Esempio risorse specializzate:

Nella figura mostrata sotto, ad esempio, viene mostrato un planning per la risorsa Elettrodepilatore che viene utilizzata solo per eseguire trattamenti da 30 o da 60 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning a 30 minuti, così che gli appuntamenti da 30 minuti occupino 1 sola cella mentre i trattamenti da 60 minuti occuperanno 2 celle ciascuno come mostrato in figura:

Esempio risorse non specializzate: un caso d’uso potrebbe essere quello di centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire trattamenti di vario tipo e durata, non si è quindi in presenza di risorse specializzate che eseguono solo un insieme ristretto di trattamenti, ma risorse generiche che fanno un po’ di tutto. Nella figura mostrata sotto, ad esempio, viene mostrato un planning per un centro dove la risorsa Nanni Gianna esegue trattamenti di varia durata, da un minimo di 20 ad un massimo di 120 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning Automatico, così che la barra del tempo abbia un intervallo di 10 minuti (viene impostato un intervallo da 10 minuti poiché i vari tempi di produzione sono 10, 20, 30, 40, 50, 60, 90 e 120) In questo modo gli appuntamenti da 20 minuti occuperanno 2 celle, come indicato in figura per l’appuntamento di Bini, mentre gli appuntamenti presi per trattamenti da 90 minuti occuperanno 9 celle ciascuno, come mostrato in figura per Giardi:

Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione ottimale del planning e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il trattamento voluto. Questi diversi tipi di impostazioni sono stati studiati per mostrare all’utente, in ogni situazione, la disponibilità delle risorse e la possibilità di prendere un appuntamento nella fascia oraria voluta. In ogni caso nella finestra del planning sono disponibili i pulsanti di zoom per aumentare e diminuire il dettaglio.

• Turni: - in caso non sia impostata l’opzione Usa turni aziendali, per ogni giorno della settimana è possibile specificare i turni in cui la risorsa sarà disponibile. Eventualmente è possibile personalizzare i turni settimana per settimana o giorno per giorno in Gestione Turni;
• Usa turni aziendali – per ogni girono della settimana la risorsa che si sta configurando osserverà gli stessi orari di apertura indicati in Configurazione Azienda.
• Colore sfondo Colore testo - Colore sfondo e colore testo: permettono la personalizzazione del colore del'appuntamento visualizzato nel relativo planning, se in Configurazione -> Opzioni installazione -> Opzioni avanzate, la voce Colore è impostata in modalità "Risorsa".
• Sconto fisso %: tramite questo campo è possibile configurare uno sconto fisso in percentuale sul prezzo del listino attivo da applicare, in fase di presa appuntamento, a tutti i trattamenti applicati alla risorsa.
• Attiva Passweb: tramite questa opzione è possibile, non selezionandola, nascondere la risorsa all’inserimento della prenotazione di Passweb.

TRATTAMENTI ABILITATI

In questa sezione è possibile impostare diversi parametri inerenti la o le tipologie di risorsa a cui appartiene la risorsa in oggetto, il numero massimo di appuntamenti gestibili contemporaneamente. Inoltre è possibile decidere se la risorsa è abilitata ad effettuare tutti trattamenti legati alla relativa tipologia imposta o se selezionare manualmente i trattamenti scegliendoli uno per uno dalla griglia Abilitazioni.

Di seguito viene data una spiegazione dettagliata della relazione che intercorre tra la scelta dei tipi di risorsa ed il tipo di abilitazione (tutti i trattamenti dei tipi impostati o selezione manuale tramite la tabella Abilitazioni)

• Tipi risorsa – una risorsa può essere di un solo tipo o di più tipi, in base ai trattamenti che essa dovrà svolgere. Nell’esempio in figura una estetista è anche massaggiatrice, così sarà abilitata sia ad eseguire sia trattamenti che richiedono una estetista sia quelli che necessitano di una massaggiatrice. La tabella Abilitazioni viene riempita con tutti i trattamenti che, in fase di configurazione, nella scheda Risorse, sono stati imputati allo stesso tipo impostato nella tabella in oggetto. Per esempio in figura, la risorsa Rossi è del tipo Massaggiatrice ed Estetista per questo sarà abilitata a svolgere i trattamenti per i quali in fase di configurazione, nella scheda Risorse, è stato impostato il tipo risorsa massaggiatrice o estetista:

In caso alla risorsa Rossi venga associato solo uno dei due tipi di risorsa, per esempio solo Massaggiatore, la tabella Abilitazioni viene compilata solo con i trattamenti imputati appunto a tale tipo di risorsa come mostrato in figura:

• Abilita tutti i trattamenti dei tipi impostati - in caso venga impostata questa voce, la tabella Abilitazioni non sarà modificabile e la risorsa che si sta configurando sarà abilitata ad effettuare tutti i trattamenti che richiedono una estetista o un massaggiatore indistintamente:

• Seleziona manualmente i trattamenti – in caso venga selezionata questa opzione, sarà possibile personalizzare, tra i trattamenti per cui è abilitata la risorsa, quali potrà effettivamente eseguire o meno. Per esempio, in figura mostrata sopra la risorsa è abilitata ad effettuare solo i trattamenti Emotional massage, Fangoterapia, Peeling corpo, Massaggio rilassante, Hot choccolate e linfodrenaggio ma non è abilitata per esempio ad effettuare la cristalloterapia, la cromoterapia e la crioterapia. Questo perché potrebbe essere una estetista – massaggiatrice più idonea a fare certi trattamenti piuttosto che altri. Un altro esempio potrebbe essere quello di una parrucchiera – assistente che magari è già in grado di fare piega e phon, ma non è ancora specializzata per effettuare Servizio sposa, Colpi di Sole, Permanente e Colore.

• Numero massimo di appuntamenti gestibili contemporaneamente – tramite questo campo è possibile determinare la soglia di overbooking per la risorsa che si sta configurando. Nell’esempio mostrato sotto, la risorsa è del tipo Massaggiatore ed estetista, quindi è abilitata ad effettuare trattamenti che richiedono sia un tipo che l’altro. In base a questo, se nel suddetto campo viene indicato che la risorsa è in grado di gestire 1 solo appuntamento alla volta, significa che in fase di presa appuntamenti non sarà possibile assegnare la risorsa Rossi a due trattamenti differenti nello stesso arco temporale. Per esempio se Rossi sta già effettuando un linfodrenaggio per un appuntamento alle ore 12, nello stesso giorno alla stessa ora tale risorsa non sarà resa disponibile o meglio sarà resa disponibile prime delle ore 12 o solo dopo che sarà passato il tempo necessario per effettuare tale trattamento.

In ogni caso la procedura di assegnazione risorse in overbooking non viene bloccata ma solo segnalata dal programma tramite un messaggio popup, se abilitata la relativa funzione in configurazione azienda, ed evidenziando in arancione la risorsa chiamata in causa.

Se nella griglia tipi risorsa vengono impostate diverse tipologie di risorsa che hanno Max appunt. Maggiore o uguale a 1, il massimo appuntamenti gestibili contemporaneamente, per la risorsa che si sta configurando, viene dettato dall’omonimo campo. In generale, la risorsa sarà in grado di svolgere un numero massimo di appuntamenti simultanei in base a quanto impostato in numero massimo appuntamenti contemporanei.

Esempio: per la risorsa Rossi si supponga di impostare come tipi Estetista e Massaggiatore, che ciascuno di essi possa effettuare ben 2 appuntamenti per volta, e che come numero massimo appuntamenti contemporanei sia impostato 2. In questo caso sarà possibile effettuare al massimo due trattamenti simultanei in questo modo:

• due trattamenti legati a stesso tipo risorsa, quindi due trattamenti da Estetista o due trattamenti da massaggiatore;
• un solo trattamento legato a ciascuna risorsa, quindi un trattamento da Estetista ed uno da Massaggiatore.

Quindi se la risorsa Rossi può effettuare Fangoterapia e Massaggio rilassante come estetista, e Ayurveda e Corevedico come massaggiatore, allora la scelta potrà essere effettuata esclusivamente per 2 soli trattamenti da eseguire contemporaneamente e nello specifico:

• Fangoterapia e Massaggio rilassante entrambi imputabili ad Estetista o Ayurveda e Corevedico entrambi imputabili a Massaggiatore (si veda precedente punto 1);
• scegliere solo 1 dei due trattamenti del punto a ed uno del punto b rispettivamente imputabili ad Estetista ed a Massaggiatore (si veda precedente punto 2).

Nel caso di "Max appunt." = 1, è possibile impostare un appuntamento come “esclusivo” per questa risorsa. In tal caso non sarà possibile inserire per la medesima risorsa un altro appuntamento concomitante anche se il numero massimo di appuntamenti gestibili contemporaneamente lo consente.

Conta persone: se selezionato vengono contate le risorse nel Planning appuntamenti se la risorsa gestisce più appuntamenti contemporaneamente.

Genera risorse personale: Se selezionata, questa operazione di contesto crea una risorsa per ogni anagrafica Personale che non ha in quel momento una risorsa già associata. Quest'opzione è utile quindi per generare le risorse per tutto il personale e per gestire meglio le timbrature (quando si effettuerà una timbratura con un utente avente una risorsa associata, questa verrà riportata in indagine Timbrature).