Attraverso questo gruppo di campi si impostano gli intervalli temporali di visualizzazione del planning ed alcuni comportamenti che il programma dovrà adottare in fase di presa di un appuntamento:

• Intervallo planning: questo campo permette di sceglie la granularità predefinita del planning, granularità intesa come intervallo predefinito della linea del tempo) che va da un minimo di 5 minuti ad un massimo di un’ora. un caso d’uso potrebbe essere quello di grandi centri termali, dove sono presenti molte risorse specializzate, che eseguono solo determinati trattamenti tutti della stessa durata o solo di due durate differenti. Oltre alle impostazioni temporali predefinite è possibile scegliere l’impostazione automatica, che stabilirà la granularità del planning in base alla durata dei trattamenti fissati. In un’installazione multi risorsa generica, come centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire trattamenti di vario tipo e durata, si è in presenza di risorse che fanno un po’ di tutto In questo caso risulta utile il calcolo automatico della granularità del planning, impostato sul massimo comun divisore: vengono presi in considerazione i tempi di durata dei diversi trattamenti eseguibili e tra questi viene preso il numero più grande per il quale possono essere tutti divisibili. Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il trattamento voluto.
• Esempio risorse specializzate: nell'immagine, ad esempio, viene mostrato un planning per un centro dove le risorse eseguono solo trattamenti da 30 e da 60 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning a 30 minuti, così che gli appuntamenti da 30 minuti occupino 1 sola cella mentre i trattamenti da 60 minuti occuperanno 2 celle ciascuno. Questo scenario ha una mole di dati notevole, e per poter essere velocemente gestito da planning risorse è necessario che una cella del planning corrisponda ad un trattamento:

• Esempio risorse non specializzate: un caso d’uso potrebbe essere quello di centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire trattamenti di vario tipo e durata, non si è quindi in presenza di risorse specializzate che eseguono solo un insieme ristretto di trattamenti, ma risorse generiche che fanno un po’ di tutto. Nella figura mostrata sotto, ad esempio, viene mostrato un planning per un centro dove le risorse eseguono trattamenti di varia durata, da un minimo di 20 ad un massimo di 120 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning Automatico, così che la barra del tempo abbia un intervallo di 10 minuti (viene impostato un intervallo da 10 minuti poiché i vari tempi di produzione sono 10, 20, 30, 40, 50, 60, 90 e 120) In questo modo gli appuntamenti da 20 minuti occuperanno 2 celle, come indicato in figura per l’appuntamento di Lucarelli Elisa, mentre gli appuntamenti presi per trattamenti da 30 minuti occuperanno 3 celle ciascuno, come mostrato in figura per Alberani Matteo:

Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il trattamento voluto. Questi diversi tipi di impostazioni sono stati studiati per mostrare all’utente, in ogni situazione, la disponibilità delle risorse e la possibilità di prendere un appuntamento nella fascia oraria voluta. In ogni caso nella finestra del planning sono disponibili i pulsanti di zoom per aumentare e diminuire il dettaglio.

• Risorse: questo campo permette di sceglie la granularità predefinita del planning risorse, granularità intesa come intervallo predefinito della linea del tempo che va da un minimo di 5 minuti ad un massimo di un’ora.
• Plurigiornaliero: permette di impostare la granularità oraria delle risorse nel Planning Risorse Plurigiornaliero. Oltre ai minuti e alle ore è possibile anche impostare Turno; verrà in tal modo visualizzata la suddivisione in turni, per ogni giorno.
• Planning predefinito: in questo campo si sceglie come suddividere la finestra del planning, cioè se visualizzare gli appuntamenti su singolo giorno, per settimana o per risorsa. In caso di suddivisione per giorno o settimana vengono visualizzate altrettante colonne:

nel caso venga impostata la visualizzazione Risorsa il planning viene suddiviso in tante colonne quante sono le risorse configurate:

Colore – in questo campo è possibile definire la scelta del colore per ogni appuntamento, tale scelta può essere impostata in una dell tre modalità elencate di seguito:

• Trattamento – il colore che verrà visualizzato in planning appuntamenti sarà quello definito nell'anagrafica trattamento o in alternativa nella relativa categoria, utile per identificare a colpo d'occhio il tipo di trattamento; in base all'immagine mostrata sopra si può notare che i trattamenti "Doccia Extreme Bassa Pressione" e "Humage",inseriti in planning come da immagine mostrata sotto, vengono visualizzati in base ai colori di sfondo e testo impostati rispettivamente in anagrafica trattamento e anagrafica categoria.

• Risorsa - il colore che verrà visualizzato in planning appuntamenti sarà quello definito nell'anagrafica risorsa, utile per identificare a colpo d'occhio la risorsa associata; in base all'immagine mostrata sopra si può notare che i trattamenti "Doccia Extreme Bassa Pressione" e "Humage", inseriti in planning come da immagine mostrata sotto, vengono visualizzati con colori diversi e che il trattamento "Aerosol" viene mostrato in base al colore di sfondo e testo impostato in anagrafica Risorsa.

• Nessuno – il colore visualizzato sarà quello definito manualmente nell'appuntamento, utile in caso di gestioni personalizzate;

Nota bene: nel caso il colore venga definito in fase di appuntamento, questo ha la precedenza sugli altri colori, mentre se in fase di appuntamento non viene definito alcun colore, viene utilizzato il colore in base all'impostazione descritta sopra.

• Stile appuntamento - tramite la scelta impostata è possibile decidere se voler visualizzare la Finestra appuntamento in maniera semplificata, contenente solo i campi essenziali e le opzioni utilizzate più di frequente, o se visualizzare la modalità avanzata in modo da avere a disposizione tutti i campi e le opzioni impostabili al fine di avere una maschera di appuntamento il più dettagliata possibile;
• Mostra solo l’orario lavorativo: se si attiva questa opzione e non vi sono appuntamenti fissati fuori orari o giorni lavorativi il planning appuntamenti mostrerà esclusivamente orari e giorni lavorativi. In caso vi siano orari spezzati, in corrispondenza degli orari non lavorativi verrà mostrato un tratteggio. Ad esempio, se solitamente l’azienda apre alle 07:00, e nei giorni di Domenica apre alle 12:00, questo orario verrà impostato come orario di partenza per la linea del tempo, la linea del tempo mostrerà come orario minimo le 07:00, e per il giorno di Domenica verrà visualizzato il tratteggio per l’orari oche va dalle 07:00 alle 12:00, come mostrato in figura sotto. Questo tipo di visualizzazione risulta molto utile in caso di interi giorni di chiusura, poiché questi non verranno visualizzati:

In caso non venga impostata tale opzione, la linea del tempo non inizierà alle 07:00 ma alle 00:00 e terminerà allo stesso orario, verrà comunque mostrato il tratteggio per gli orari non lavorativi, come mostrato in figura sotto;

• Abilita controllo risorse: se si attiva questa opzione, nel momento in cui si inserisce un trattamento all’interno di un appuntamento, il programma verifica se le risorse coinvolte dal trattamento sono presenti ed in caso negativo non permette l’inserimento del trattamento. Se non si attiva questa opzione è comunque possibile assegnare il trattamento;
• Consenti overbooking: se si attiva questa opzione è possibile fissare in appuntamento un trattamento anche se le risorse che richiede sono già impegnate in quella data e ora. Il programma evidenzierà in colore arancione il fatto che una o più risorse sono impegnate in un altro appuntamento.
• Nascondi Data schede cliente: se selezionata la colonna Data presente nella scheda "Schede", in Anagrafica Cliente, non viene resa visibile.
• Mostra appuntamenti come contratto: selezionando questa opzione, nella finestra dei contratti saranno caricati anche gli appuntamenti e quindi sarà possibile visualizzare in una sola finestra gli appuntamenti, i relativi trattamenti e gli eventuali acconti.
• Finestra contratti pred.: selezionando questa opzione, attiva solo se è selezionata l’opzione “Mostra appuntamenti come contratto”, viene aperta la finestra del contratto, anziché quella della dell’appuntamento, quando l’utente apre un appuntamento esistente dal planning.
• Raggruppa trattamenti: se si attiva questa opzione, i trattamenti nella finestra appuntamento sono visivamente raggruppati.
• Stampante appunt.\contratto: il campo poter definire una stampante predefinita di tipo "stampante grafica" da utilizzare per tutti quei tipi di documenti che non riguardano il conto, per esempio, per prenotazioni e contratto.

Nella finestra del contratto, oppure in quella dell’appuntamento, quando si sceglie una funzione di stampa (stampa contratto, stampa incasso, stampa trattamenti) se è stata specificata la stampante nel campo di cui sopra, viene quindi utilizzata quella per stampare il documento richiesto. Il layout da utilizzare sarà il primo trovato.

Se non è configurata la stampante o non c'è il layout, sarà necessario aprire l'anteprima come prima dell’aggiunta del suddetto campo.

Se, come nella finestra del contratto, sono presenti più tipologie di stampa, viene chiesto quale si vuole modificare.

OPZIONI PRIVACY - GDPR

Le seguenti funzionalità sono opzionali ed è responsabilità dei clienti decidere se e come attivarle in ottemperanza al regolamento.

Opzioni anagrafica utente:

• "Scadenza utente": data di scadenza di un account utente che entra nel gestionale, per default nulla, se viene valorizzata l'utente si disattiva automaticamente in un determinato giorno. Rimane sempre valido anche il flag manuale Attivo / Non attivo.
• "Reset password al primo accesso": se viene attivata il gestionale chiede all'utente al primo login utile di cambiare la password.

N.B. Il controllo del cambio password viene effettuato ogni volta che si riavvia il server e ogni volta che viene effettuata la chiusura giornaliera.

Opzioni generali (opzioni di installazione – scheda Generali – sezione Opzioni Privacy):

• "Abilita controllo robustezza password": se viene attivata tutte le nuove password inserite verranno controllate e ammesse solo se superano il livello minimo di sicurezza che consiste nell'essere lunga almeno 8 caratteri e contenere almeno un numero o un carattere speciale, inoltre non è più accettata la password admin per l’utente admin.
  Anche se tale opzione non viene attivata, nella maschera di cambio password è sempre calcolato e visualizzato come avviso il livello di robustezza della nuova password.
• “Scadenza password”: indica i mesi di durata di una password, superati i quali chiede agli utenti al login di cambiare password controllando che la nuova password inserita non sia uguale alle ultime 10 utilizzate. Per default tale opzione è impostata a 0 che significa non attiva quindi nessuna scadenza password.
• "Tentativi di accesso max": quante volte l’utente può sbagliare la password al login, nel caso di superamento del limite si possono verificare 2 casistiche:
• Account non amministratore: l'account viene disattivato (flag attivo/non attivo) e viene mandato un avviso di sicurezza all’indirizzo email specificato nell’opzione “Email avvisi di sicurezza”, l’invio email avviene con le impostazioni specificate nella configurazione delle notifiche
• Account amministratore: l'account non può essere bloccato, viene solo mandato l’avviso di sicurezza

Opzione anagrafica cliente “Invio notifiche App” (per abilitare l’invio di notifiche commerciali tramite MySelf) in aggiunta alle opzioni già presenti “No privacy” e “Invio notifiche automatico” che è stata rinominata in “Invio notifiche sms/email”.

Funzione di anonimizzazione cliente: se un cliente richiede di essere rimosso dalla base dati, se tale anagrafica è stata utilizzata in prenotazioni, conti, documenti, ecc. non è possibile cancellarla fisicamente se non rimuovendo prima tutte le transazioni che la referenziano. In alternativa è ora disponibile la funzione di anonimizzazione che maschera tutti i campi anagrafici del cliente rendendolo non più riconoscibile e riconducibile alla persona fisica (nome/cognome/ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, recapiti, ecc.). Questo consente di mantenere a storico tutte le statistiche di vendita senza risalire al cliente effettivo.

Avvisi e limitazioni:

• Se per il cliente risultano fatture emesse la funzione non eseguibile (la normativa civilistica/fiscale ha priorità sulla privacy)
• In caso di cliente sincronizzato con Mexal, quindi con codice Mexal associato, la funzione non è attualmente disponibile poiché su Mexal non è supporta
• Se per il cliente risultano dei sospesi da pagare la funzione non eseguibile
• Se il cliente ha acconti o caparre aperte, viene dato l’avviso non bloccante di consultazione scheda saldi

La funzione è disponibile in modalità batch anche dall’indagine clienti.

Attenzione: modificando la ragione sociale, la partita IVA e il codice fiscale del cliente, in caso di sincronizzazione con Replica Dati è opportuno effettuare la procedura su clienti già sincronizzati e allineati con le altre installazioni, in questo modo tramite codice rete il cliente viene comunque individuato e variato in tutta la rete.

Altre opzioni disponibili utilizzabili per il GDPR:

• Retention Log Operazioni: è possibile impostare la retention del log su 6 mesi come richiesto dal regolamento
• Connessioni al server: è possibile attivare la criptazione delle connessioni per tutti i servizi, da questa versione anche per Client Web e App MySelf/Point
• Riesame delle utenze: secondo il regolamento, periodicamente è necessario effettuare un riesame degli account attivi e disabilitare quelli obsoleti, questo è possibile tramite l’indagine utenti che contiene tutte le informazioni necessarie allo scopo