La maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni, sia di produzione che di servizi, è organizzata e divisa in “Aree di Business” (o Strategic Business Unit) all’interno delle quali vengono svolte attività diverse. Una Business Unit, che può essere costituita da una divisione, un reparto o semplicemente una filiale, identifica un'unità organizzativa autonoma di un'impresa preposta alla gestione di un particolare business. Con una divisione dell’azienda in Business Unit è possibile stabilire quante e quali risorse economico-finanziarie vengono assorbite da ciascuna area, cioè in pratica quanto “costa” ciascun reparto. Per esempio, un’azienda che opera nel settore informatico potrebbe essere organizzata nei seguenti reparti: Software, Hardware, Servizi, Formazione, ecc. Per conoscere quanto costa, ad esempio, il reparto “Hardware”, per prima cosa occorre calcolare tutti  i costi direttamente imputabili a questa area, e cioè  i costi per l’acquisto di materiali, montaggio, manodopera diretta, e così via; a questi costi, chiamati diretti, è necessario poi aggiungere tutti i costi cosiddetti indiretti, cioè tutti gli altri costi aziendali che “pesano” in qualche modo sulla gestione  nel suo complesso (ad esempio le spese per l’energia elettrica, per la manutenzione dei macchinari, ammortamenti, assicurazioni, ecc.). Si tratta in pratica di aggiungere le quote di tutte quelle spese che non riguardano soltanto uno specifico reparto ma tutta l’azienda. Per la suddivisione nelle diverse aree si possono utilizzare molteplici criteri, ad esempio una base di ripartizione come la superficie occupata in metri quadrati da ciascun reparto per le spese di pulizia locali o di riscaldamento.

Per gli utenti che non gestiscono i Centri di Costo/Ricavo nella Contabilità, è quindi possibile effettuare Analisi di Bilancio per Business Unit direttamente in ADP. Dopo la definizione della struttura organizzativa aziendale, la suddivisione dei saldi contabili complessivi dell’intera azienda sui vari reparti avviene attraverso l’inserimento di appositi criteri di ripartizione nella fase di Associazione conti.

Di seguito viene riportata la sequenza di operazioni per ottenere un’analisi di bilancio per Business Unit:

• Attivare il parametro Abilita Analisi di Bilancio per Business Unit nel menu Parametri - Business Unit e salvare.

• Nella tabella che compare subito al di sotto del parametro di abilitazione definire la struttura organizzativa dell’azienda inserendo in modo libero codice e descrizione di ciascuna Business Unit (fino ad un massimo di 10).

• Una volta terminato e salvato l’inserimento delle Business Unit, il programma mostra nella tabella sottostante tutti i criteri di ripartizione che si potranno utilizzare per la suddivisione dei conti economici (costi e ricavi) e patrimoniali (attività e passività) sulle diverse aree:

• CODICEBU_100 questo criterio, che viene replicato automaticamente per ciascuna Business Unit codificata, è da utilizzare per quei costi o ricavi che vengono assorbiti interamente da un’unica Business Unit. In questo modo il 100% del saldo contabile viene assegnato all’area in oggetto. Ad esempio scegliendo il criterio “SCUELE_100”, l’intero saldo del conto verrà assegnato alla scuola elementare;
• UNIFORME i saldi dei conti associati a questo criterio vengono ripartiti in parti uguali sulle varie Business Unit;
• PROP_RICAVI questo criterio, da utilizzare per la suddivisione dei costi, ripartisce i saldi dei conti in modo proporzionale ai ricavi di ogni singola Business Unit (come riferimento viene considerata la voce di ricavo dello schema di riclassificazione analizzato: ad esempio Valore della produzione, Ricavi di vendita, ecc);
• MISTO_RICAVI questo criterio è una variante del criterio precedente: il 50% del saldo viene anche qui ripartito in modo proporzionale ai ricavi mentre l’altro 50% viene invece ripartito in parti uguali su tutte le Business Unit.
• BASE_RIP i saldi dei conti vengono suddivisi proporzionalmente su una specifica base di riparto. Ad esempio la superficie occupata in metri quadrati da ogni reparto per la suddivisione dei costi per i servizi di pulizia o il numero dipendenti per i costi del personale.
• MISTO_BASE_RIP come il criterio precedente con l’unica differenza che il 50% del valore del saldo viene ripartito in parti uguali su tutte le Business Unit.
• PERCENT tramite questo metodo è possibile ripartire i saldi contabili sulla base di coefficienti percentuali predefiniti assegnati in modo arbitrario alle diverse aree a seconda del loro presunto contributo.

Cliccando sui criteri evidenziati in rosso vengono aperte le tabelle in cui inserire i dettagli delle basi di riparto e delle percentuali predefinite (al massimo 10) che si vogliono considerare per la ripartizione. Nell’immagine sottostante sono visualizzate alcune possibili basi di riparto con le rispettive distribuzioni nelle diverse Business Unit.

Ad esempio se si considera la variabile Numero di insegnanti per ripartire un costo di 1500 euro per servizi di pulizia, in fase di elaborazione verrà applicata la seguente formula:

SALDO CONTO/ TOTALE BASE DI RIPARTO = COEFFICIENTE DI RIPARTIZIONE

COEFFICIENTE DI RIPARTIZIONE x VALORE BASE DI RIPARTO B.U. = COSTO imputabile a ciascuna BUSINESS UNIT

1500/70= 21,43 (coefficiente di ripartizione)

21,43 x 10=214,3 (costo imputabile alla scuola elementare)

21,43 x 25= 535,75 (costo imputabile alla scuola media)

21,43 x 35= 750,05 (costo imputabile alla scuola superiore)

Nell’immagine sotto vengono invece riportati alcuni esempi per la suddivisione dei saldi in base a coefficienti percentuali predefiniti dall’utente che rappresentano il contributo presunto di ciascuna Business Unit.

NOTA BENE: In questa tabella il totale delle percentuali inserite di ciascuna combinazione deve ovviamente coincidere con 100.

Ad esempio se si considera l’opzione 2 “costi amministrativi” per ripartire un costo di 2500 euro per spese condominiali, in fase di elaborazione verrà applicata la seguente formula:

(SALDO CONTO/ 100) x COEFF. PERCENTUALE B.U.

(2500/100)x 25= 625 (costo imputabile alla scuola elementare)

(2500/100)x 35= 875 (costo imputabile alla scuola media)

(2500/100)x 40= 1000 (costo imputabile alla scuola superiore)

• Dopo aver eventualmente inserito le basi di riparto e le percentuali predefinite, occorre definire i criteri di ripartizione da utilizzare nella fase di Associazione dei conti all’interno del menu Analisi di bilancio – Associazione conti. Come si può vedere dall’immagine, in questo menu compaiono due nuove colonne proprio per inserire il criterio di ripartizione e l’eventuale ulteriore dettaglio, quest’ultimo necessario solo nei casi di utilizzo dei criteri a base di ripartizione (BASE_RIP o MISTO BASE_RIP) o a percentuali predefinite (PERCENT)

L’inserimento dei criteri di ripartizione avviene in modo analogo a quello dell’associazione dei conti alle voci degli schemi di riclassificazione: occorre infatti posizionarsi nella colonna Criterio Rip. B.U. (o Dettagli B.U. dove richiesto) in corrispondenza delle righe dei conti da associare, poi selezionare il criterio che si vuole utilizzare sulla tabella di destra e cliccare infine sul pulsante . (in alternativa il criterio può essere inserito anche con doppio clic sulla propria descrizione o codice).

Al termine dell’inserimento dei criteri effettuare il salvataggio con l’apposito pulsante. Ovviamente questa operazione di associazione ai criteri di ripartizione deve essere eseguita su ogni schema di riclassificazione (patrimoniale o economico) che si vuole analizzare con il dettaglio delle Business Unit.

IMPORTA I CRITERI DI RIPARTIZIONE DA ALTRA RICLASSIFICAZIONE – Tramite questa funzione, che richiama la tabella sotto riportata, è possibile importare su un determinato schema di riclassificazione (ad esempio C.E. Margine lordo di contribuzione) i criteri di ripartizione già inseriti su un altro schema di riclassificazione della stessa tipologia (ad esempio Analisi – Conto economico)

• Accedere all’Analisi di Bilancio a Consuntivo di tipo annuale (dello Stato patrimoniale o del Conto economico dal menù Analisi di bilancio – Riclassificazioni – Conto Economico/Stato Patrimoniale) e dopo aver scelto il periodo di riferimento, abilitare l’opzione Visualizza nella sezione Business Unit e selezionare i reparti che si vogliono includere nell’elaborazione. Ovviamente il dettaglio per Business Unit può essere abilitato contemporaneamente al dettaglio di periodo (mensile, trimestrale, ecc).

• Alla conferma dell’elaborazione il programma visualizza la riclassificazione scelta con il totale generale dell’intera azienda seguito dal dettaglio in colonna delle varie Business Unit selezionate.

• È possibile esportare la riclassificazione con il dettaglio delle Business Unit sia in formato rtf che xls tramite gli appositi pulsanti. Per quanto riguarda l’esportazione rtf è anche possibile definire la modalità di raggruppamento dei dati mediante l’apposita opzione posta al di sopra della griglia (per periodo o per Centro C/R)