Questa funzione consente di definire la possibilità di effettuare variazioni e cancellazioni ai documenti di Docuvision. I parametri sono comuni a tutte le aziende presenti nell'installazione.

NOTA BENE: in Passcom il programma non è disponibile per gli utenti appartenenti a gruppi differenti da “Utenti Studio”.

GESTIONE REVISIONI – Permette di definire se il documento debba contenere una sola revisione o più:

S = Sì. Ogni documento può contenere differenti revisioni (valore impostato come predefinito in caso di nuove installazioni).

N = No. Il documento non conterrà più ulteriori revisioni in aggiunta alla/alle attuali. Nuove acquisizioni o stampe su stampante di tipo “D” Docuvision vanno a sostituire sempre la revisione più recente del documento.

GESTIONE PAGINE – Permette di definire se il documento venga gestito a pagine anziché a revisioni:

S = Sì. Ogni documento può contenere diverse pagine e non sarà più gestito a revisioni.

N = No. Il documento viene gestito a revisioni (una sola, sempre in aggiornamento, nel caso il campo precedente "GESTIONE REVISIONE" sia uguale a "N"; più revisioni nel caso il campo precedente sia uguale a "S").

I files rappresentati le diverse pagine di un documento devono essere tutti della stessa tipologia.

NOTA BENE: il settaggio di questi due parametri viene utilizzato dalla procedura sia in fase di creazione di un nuovo documento qualora si proceda con l’acquisizione di pagine/revisioni prima di aver assegnato la classe al documento stesso, sia durante la definizione di una nuova classe personalizzata, sia per tutti i documenti memorizzati nel database dei redditi comune all’intera installazione.

MODALITA’ ALLEGA DOCUMENTO – Permette di scegliere tra due differenti modalità di associazione degli archivi gestionali ed i dati di Docuvision:

P = Pratica-documento. In caso di Docuvision Workflow Digitale viene proposto prima il dato “Pratica” e successivamente una specifica finestra per i documenti di Docuvision.

D = Documento-pratica. L’associazione tra gli archivi gestionali ed i documenti di Docuvision hanno priorità rispetto all’archivio “Pratica” e vengono proposti per primi velocizzando la fase di acquisizione degli stessi.

Per ulteriori informazioni si rimanda al paragrafo CONSULTAZIONE DOCUMENTI nel manuale elettronico di Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO.

APERTURA ALLEGATO DOCUMENTO – Permette di scegliere se l’apertura di un documento allegato ad un archivio gestionale debba avvenire automaticamente o tramite l’uso di uno specifico comando:

M = Manuale. Richiamando l’elenco dei documenti associati ad un archivio gestionale (esempio: anagrafica articolo, registrazione di prima nota, ecc.) per visualizzare l’allegato in questione è necessario utilizzare il pulsante Visualizza [F8]. Se nel campo precedente si è scelta la modalità pratica-documento (P), l’apertura degli allegati sarà obbligatoriamente definita come “M” (Manuale).

A = Automatica. Richiamando l’elenco dei documenti associati ad un archivio gestionale (esempio: anagrafica articolo, registrazione di prima nota, ecc.) la procedura visualizza in automatico il primo documento allegato all’archivio. ]. Se nel campo precedente si è scelta la modalità documento-pratica (D), la procedura propone il parametro ad “A” (Automatico).

VISUALIZZATORE IMMAGINI – Permette di definire come visualizzare le pagine/revisioni rappresentate da un file con estensione .bmp, .jpg, .png, .wmf, .gif, .emf e .pdf:

P = Passepartout. L’immagine viene riportata in un riquadro la cui apertura dipende dal gestionale Passepartout;

E = programma Esterno. Viene aperta una copia del file sul client dell’installazione utilizzando i programmi, solitamente associati a quel tipo di file, richiamati direttamente da sistema operativo (esempio: visualizzatore per immagini e fax di Windows).

NOTA BENE: la definizione di tale parametro non influenza la modalità di Anteprima [F3] disponibile alla voce di menù Contabilità – REVISIONE PRIMANOTA nella videata contenente l’elenco delle registrazioni del giorno e il comando Anteprima [F6] in fase di acquisizione file da disco.

Nel caso di utilizzo del riquadro gestito da Passepartout per estensioni differenti o files che l’anteprima non riesce a visualizzare viene indicato “File non gestito”, sono inoltre disponibili i comandi:

Navigation panel [^N] in caso di file .pdf, permette di suddividere la finestra in due sezioni. Nella sezione di sinistra è possibile spostarsi all’interno del documento stesso selezionando una specifica pagina o una specifica voce del sommario, se questo è presente nel file evidenziato;

Find [^F] in caso di file .pdf, permette di ricercare un testo all’interno del documento visualizzato;

Zoom in [+, MouseWheel Down] permette di ingrandire l’immagine all’interno della finestra;

Zoom out [-, MouseWheel Up] permette di ridurre l’immagine all’interno della finestra;

Invia Email [^E] permette di aprire in bozza una mail. La procedura prevede questa funzione esclusivamente con Outlook;

Print [^P] permette di stampare l’immagine tramite le stampanti di Windows;

Reset image size [^R] la finestra di visualizzazione viene adattata alle reali dimensioni dell’immagine. In caso di file .pdf la funzione serve per riportare la visualizzazione del file all’interno del riquadro alle dimensioni standard dopo un utilizzo dei pulsanti Zoom in e Zoom out;

Save a copy [^S] permette di salvare una copia del documento sul client.

MODIFICA DOCUMENTO FINO A – La variazione ai dati è possibile sino al verificarsi delle seguenti situazioni:

M = Memorizzato. Al salvataggio del documento non è possibile apportare variazioni ai campi del documento. Successivamente rimane disponibile:

- l’acquisizione di nuove revisioni/pagine;

- l’indicazione di un numero pratica, se non ancora effettuato (in caso di Docuvision Workflow Digitale).

A = Allegato a. Le variazioni possono essere effettuate sino a quando il documento non risulta allegato ad una pratica (in caso di Docuvision Workflow Digitale) o ad un archivio del gestionale (pulsante Allegato a [F6] abilitato). Successivamente a tali situazioni è possibile:

- l’acquisizione di nuove revisioni/pagine;

- indicare il numero di una pratica, se non ancora effettuato.

C = arChiviato. I dati del documento sono modificabili sino a quando questo non viene archiviato tramite la voce di menù GESTIONE ARCHIVIAZIONE. Per le eventuali revisioni del documento non ancora archiviate è possibile variare il contenuto del campo “Nota” ed “Ulteriore nota”.

CANCELLA DOCUMENTI DA GESTIONE – Definisce la possibilità di cancellare documenti o revisioni/pagine dei documenti di Docuvision dalla voce di menù Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO.

CANCELLA DOCUMENTI ALLEGATI – Definisce la possibilità di cancellare i documenti di Docuvision che risultano allegati ad archivi di Passepartout (esempio: registrazione di prima nota, anagrafica articolo, ecc.) operando direttamente dai programmi del gestionale e non dalla specifica voce di menù Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO. Le opzioni disponibili sono:

N = No. I documenti possono essere eliminati esclusivamente operando dalla voce di menù Docuvision – GESTIONI DOCUMENTI qualora il precedente campo sia uguale a “S”.

R = Richiesta. Eliminando un archivio Passepartout (esempio: movimento di magazzino, agenda di lavoro, ecc.) se ad esso risulta associato uno o più documenti di Docuvision viene richiesto di eliminare anche tale documento tramite la domanda “Confermi cancellazione documento docuvision allegato”. Rispondendo affermativamente la procedura elimina il dato ad eccezione di:

• documenti associati ad altri archivi Passepartout;
• documenti inseriti in un volume.

NOTA BENE: utilizzando programmi di servizio che effettuano la cancellazione di più archivi (esempio: ARTICOLI PRECANCELLATI LOGICAMENTE) non viene richiesta a video conferma per la cancellazione e se presenti documenti non cancellabili ne viene visualizzato l’elenco e la relativa causa a fine elaborazione.

A = Automatico. Eliminando un archivio Passepartout (esempio: movimento di magazzino, agenda di lavoro, ecc.) se ad esso risulta associato uno o più documenti di Docuvision anche questo risulta oggetto della cancellazione. La procedura elimina il dato ad eccezione di:

• documenti associati ad altri archivi Passepartout;
• documenti inseriti in un volume.

DOCUMENTI DA BOLLATI DEFINITIVI – Il parametro non modificabile stabilisce che eventuali stampe in definitivo effettuate in modalità multi-aziendale (da azienda di lavoro “STD”) per le funzioni che coinvolgono dei registri bollati saranno archiviate in Docuvision con la seguente modalità:

• un primo documento contenente il risultato di tutte le aziende elaborate che hanno i registri bollati Multiaziendali associato all’azienda “STD” (campo “Sigla azienda” del documento);
• uno specifico documento per ogni azienda con registro bollato Personale o Non gestito associato alla relativa azienda.

Effettuando la stampa in definitivo di un registro bollato all’interno di una specifica azienda, la stampante di tipo “D” Docuvision potrà essere utilizzata solo per le aziende con registri Personali o Non gestiti.

A seguito della scelta di un sola stampante da utilizzare per tutti i registri e le aziende che si andranno ad elaborare da “STD”, possono verificarsi alcuni casi in cui la stampa in definitivo non può essere fatta. Le relative cause/limitazioni verranno indicate come segnalazioni al termine del processo. Esempio:

LIM STD non gestisce Docuvision e documento da allegare a STD

L’azienda “LIM” ha il controllo del registro di tipo “M” multi-aziendale e l’azienda “STD” non gestisce il modulo Docuvision.

IN5 L'azienda non gestisce Docuvision e documento da allegare a IN5

L’azienda “IN5” non gestisce il modulo Docuvision, ed il controllo del registro è di tipo “P” o “N”, la stampa del bollato non può essere effettuata.

NOTA BENE: i programmi condizionati dal parametro sono: stampa libro giornale, stampa registri Iva, stampa registri beni usati, stampa registro dichiarazione d’intento ricevute, liquidazione iva, registro cespiti e chiusura contabile. Se tali funzionalità non sono richiamate in modalità multi-aziendale e non sono elaborate in definitivo non prendono in considerazione quanto definito in tale parametro.

ALLEGATI PRIMANOTA VERIFICATA – Se gestita la funzione contabile di “Primanota facile” e vengono associati dei documenti di Docuvision a registrazioni emesse da tale funzione e che risultano “REG. DA VERIFICARE” è possibile definire se:

C = Conserva. Conservare i documenti di Docuvision associati alla registrazione contabile quando al movimento di prima nota viene eliminata la dicitura “REG. DA VERIFICARE”.

E = Elimina. Cancellare i documenti di Docuvision sino a quel momento associati alla registrazione contabile quando al movimento di prima nota viene eliminata la dicitura “REG. DA VERIFICARE”.

NOTA BENE: cancellando registrazioni definite come “REG. DA VERIFICARE” vengono sempre eliminati gli eventuali documenti di Docuvision associati alla registrazione indipendentemente dalla definizione di tale parametro.

ALGORITMO IMPRONTA COMUNICAZIONE – Se si effettua l’archiviazione ottica sostitutiva è possibile definire il tipo di algoritmo da utilizzare all’interno della voce di menù Docuvision – Comunicazione impronta – IMMISSIONE/REVISIONE. I valori previsti sono:

A = Automatico. Il tipo di algoritmo viene scelto in automatico dalla procedura. Se nella comunicazione viene effettuato l’import di un volume firmato e marcato di Docuvision viene scelto l’algoritmo SHA256 quando i documenti in esso contenuti sono stati gestiti con tale algoritmo. In caso contrario viene utilizzato l’algoritmo SHA1. Per le impronte calcolate selezionando un qualunque file l’algoritmo utilizzato sarà sempre SHA256. Valore proposto dalla procedura;

1 = SHA-1. L’impronta verrà calcolata con algoritmo SHA1 sia che derivi da un volume di Docuvision o meno;

2 = SHA-256. L’impronta verrà calcolata con algoritmo SHA256, sia che derivi da un volume di Docuvision o meno.