L’azienda è il contenitore che contiene tutti i dati contabili (e gli adempimenti ad essi collegati) di un cliente dello studio dotato di partita iva. Non sono comprese: la dichiarazione dei redditi/IRAP/ISA, la gestione INPS, la gestione terreni e fabbricati; le quali sono collocate nelle “Pratiche”. Azienda e Pratica sono tra loro collegate.

L’elenco di tutte le aziende è disponibile nella funzione “Azienda – Apertura azienda”, le aziende sono ordinate per codice, ma cliccando sulle colonne si può modificare l’ordine. In cima alla lista è presente la riga di ricerca, utile per cercare velocemente il nominativo di un cliente:

Per accedere all’azienda, si clicca sul nominativo e nella finestra che si apre, si sceglie la data di apertura e si preme Ok[F10]:

 

Oppure ci si può posizionare sul nominativo e scegliere uno dei pulsanti posizionati in fondo alla lista:

• Scegli data e apri azienda [Invio]: apre la finestra di Apertura Azienda sopra illustrata;
• Apri azienda nell’ultimo anno[F10]: si accede direttamente all’azienda scelta, nell’ultimo anno contabile aperto e nel primo giorno di tale esercizio.

 

Per chiudere l’azienda in cui si sta lavorando, si può accedere direttamente ad un’altra azienda oppure utilizzare la funzione “Azienda - Chiusura azienda aperta”. Questa funzione si utilizza se è necessario lavorare senza nessuna azienda aperta.

Iniziando ad utilizzare il programma, è possibile importare le aziende dal precedente software.

Se invece occorre creare una nuova azienda, nella funzione è presente il tasto Nuova[F4].

 

I dati da inserire sono i seguenti:

DATA INIZIO GESTIONE - campo che determina il primo anno di gestione della nuova azienda in Passcom; a meno che l’azienda sia di nuova costituzione, si consiglia di indicare l’anno precedente rispetto al primo che sarà gestito con il programma, in questo modo si potranno importare i saldi dell’anno precedente.

SIGLA AZIENDA - identifica la sequenza di caratteri con cui l’azienda viene salvata nell’installazione. La sigla deve essere composta da un primo carattere alfabetico e due successivi alfanumerici. Una volta creata l’azienda, la sigla non sarà più modificabile.

MODALITÀ CREAZIONE - le opzioni disponibili sono:

• Standard (automatica/personalizzata) – la modalità classica che verrà approfondita di seguito;
• Esterna (real time) –per creare un’azienda “esterna” collegata al software Mexal e che consente di effettuare operazioni di elaborazione dati, recuperati da un’azienda residente in un’altra installazione Passepartout. Per la creazione dell’azienda Esterna, si rimanda all’apposita pillola “Configurazione Real Time”;
• Standard per utente Idesk Always On punto cassa (Pass Bill) - per creare un’azienda con l’app PassBill preinstallata, si rimanda all’apposita pillola “Punto cassa con Pass Bill”.

Se la sigla non identifica alcuna azienda già presente nell’installazione, il comando Ok[F10] apre la videata di “Creazione azienda”.

 

I campi obbligatori sono:

TIPO SOGGETTO - definisce il dichiarativo che sarà associato all’azienda (Persone Fisiche, Società di persone, ecc…);

COGNOME/RAGIONE SOCIALE e NOME/DESCRIZIONE - se il soggetto è di tipo persona fisica occorre compilare sia il cognome che il nome, altrimenti è sufficiente la ragione sociale;

DATA INIZIO ANNO CONTABILE - definisce la tipologia di esercizio con cui l’azienda opera. Se l’azienda ha anno contabile che combacia con l’anno solare, indicare 01/01; altrimenti se trattasi di azienda infrannuale indicare il mese di inizio dell’esercizio contabile (ad esempio 01/07 per aziende che chiudono il bilancio il 30 giugno);

IMPRESA O PROFESSIONISTA – parametro non più modificabile che associa l’azienda al rispettivo piano dei conti (80 per imprese e 81 per professionisti) e definisce la tipologia di determinazione del reddito: d’impresa (quadri RG o RF) oppure di lavoro autonomo (quadro RE); se il soggetto è nei regimi dei minimi/forfetari si deve indicare l’opzione corrispondente al tipo di reddito che il soggetto dichiarerebbe se fosse in contabilità ordinaria o semplificata;

GESTIONE FISCALE - definisce il regime contabile (ordinario, semplificato, ecc…).

 

IMPORTANTE: i parametri “data inizio anno contabile” e “impresa o professionista” una volta creata l’azienda non sono più modificabili; se ci si sbaglia si dovrà eliminare l’azienda e ricrearla.

 

Se si crea un’azienda di tipo “Professionista”, occorre compilare ulteriori campi che il programma propone come segue, ma sono modificabili già in questa fase:

 

 

Nella sezione configurazione, è presente il parametro GESTIONE, che identifica le funzioni gestibili nell’azienda:

• Solo adempimenti manuali: si possono compilare ed inviare gli adempimenti dell’azienda, senza gestire la contabilità quindi senza poter sfruttare le importazioni (questo livello non permette di gestire il Bilancio civilistico da depositare in camera di commercio, né la fattura elettronica);
• Contabilità: l’azienda gestisce gli archivi di contabilità e potrà sfruttare tutti gli automatismi di importazione, ma non è possibile utilizzare la fattura elettronica;
• Contabilità e fatturazione: è il livello proposto di default con il quale l’azienda gestisce anche la fatturazione conto terzi, ossia la possibilità di emettere e revisionare i documenti. Questo è il livello necessario per gestire la fattura elettronica.

 

Se previsti nel contratto, possono essere inoltre disponibili:

• Contabilità e magazzino: comprende anche il gestionale di magazzino con gestione di preventivi, ordini, bolle, giacenze, ecc…;
• Contabilità, magazzino e produzione: comprende anche la gestione del ciclo produttivo (carico delle materie prime, bolle di lavorazione, giacenze dei materiali e prodotti finiti, ecc…. ).

 

Tutti gli altri dati anagrafici ed il codice attività iva possono essere compilati anche successivamente.

Una volta creata l’azienda, per creare la pratica posizionarsi nel menù “Fiscali - Dichiarativi”, dove sarà attivo solo il modello di dichiarazione corrispondente al tipo soggetto impostato in azienda, ed accedere alla funzione “Gestione modello – Immissione/Revisione quadri”:

In questa funzione è sufficiente confermare le videate con OK[F10] e uscire. La pratica collegata all’azienda è stata creata.