Accedendo al menu “Contabilità – Riconciliazione bancaria – Riconciliazione” appare una finestra elenco in cui vengono visualizzati esclusivamente i conti correnti bancari definiti come ordinari, associati ad un IBAN.

Prima di procedere alla riconciliazione occorre importare nel gestionale i movimenti bancari. Se l’utente ha esportato dall’home banking un file CBI di tipo RH (Rendicontazione saldi e movimenti di conti correnti), la funzione da utilizzare per l’importazione è CBI-Import movimenti [F5].

La prima volta che si utilizza la funzione, il programma presenta una maschera tramite la quale impostare la cartella in cui sono salvati i file di rendicontazione CBI. La cartella è aziendale, ossia deve essere impostata in ciascuna azienda in fase di prima importazione di file CBI. Può essere individuata un’unica cartella in cui salvare i file CBI di tutte le aziende oppure una cartella per ciascuna azienda. Il percorso della cartella viene memorizzato ed è successivamente modificabile tramite il tasto CBI-Cartella import, disponibile sia nella finestra elenco delle banche che nella finestra elenco file da importare. Quando viene aperta la cartella di salvataggio il programma riconosce automaticamente i file che hanno le caratteristiche per essere importati (estensione del file .txt oppure .cbi). Eventuali altri file presenti all’interno della cartella non vengono proposti per l’importazione. Inoltre, vengono esclusi dalla visualizzazione predefinita i file già importati in precedenza (per attivare la visualizzazione completa è disponibile il pulsante Tipo visualizzazione [F4], oltreché il tasto Ripristina file come da importare [F5], nel caso in cui vi sia necessità di reimportare il file). Si possono importare contemporaneamente più file riferiti anche ad IBAN diversi. Il programma è in grado di “smistare” i movimenti bancari sui diversi c/c ordinari disponibili per la riconciliazione.

L’importazione si esegue selezionando uno o più file dalla finestra elenco e premendo il tasto Ok [F10]. Al termine dell’importazione viene visualizzato un messaggio con il riepilogo dei movimenti importati e di quelli eventualmente non importati. In questo secondo caso, tramite il tasto Visualizza movimenti non importati [F4] è possibile visualizzare il dettaglio dei movimenti non importati con la relativa motivazione, al fine di effettuare le opportune verifiche.

In fase di importazione vengono effettuati i seguenti controlli:

• viene verificato, tramite un codice univoco, se i movimenti presenti nel file CBI siano già stati importati precedentemente. In tal caso questi movimenti vengono scartati automaticamente dall’importazione; l’univocità del progressivo attribuito ai vari movimenti è assicurata solo nel caso in cui si tratti di file RH conformi allo standard CBI;
• viene verificato che i movimenti presenti nel file CBI si riferiscono ad IBAN presenti nella Tabella banche e marcati come c/c ordinari;
• viene verificato che ciascun movimento bancario sia completo di tutti i dati necessari per l’importazione (data registrazione, data valuta, causale CBI, sottocausale CBI predefinita per segno banca, importo, progressivo di rendicontazione);
• se in azienda risulta attivo il parametro “Import-Controllo duplicati” (in Parametri riconciliazione [F7] - Sezione Generale), viene verificata la corrispondenza tra i movimenti bancari presenti nel file e i movimenti importati in precedenza sullo stesso conto bancario (identificato dalla coppia IBAN+conto contabile). In particolare, per identificare “possibili” movimenti duplicati, vengono confrontati i seguenti dati: data registrazione, data valuta, causale CBI, importo e descrizione. Se viene rilevata la presenza di “possibili” movimenti duplicati, appare un apposito messaggio di attenzione e successivamente la finestra con l’elenco degli stessi, tramite la quale l’utente, a seguito di opportune verifiche, potrà decidere se scartare oppure importare i movimenti.

NOTA BENE: il programma non ha mai la certezza della reale duplicazione dei movimenti. Tale attività di verifica è a carico dell’utente che, una volta identificati i movimenti realmente duplicati, potrà decidere di non importarli.

Terminata l’importazione dei movimenti bancari, nella cartella di salvataggio viene creata una copia dei file importati, alla quale viene impostata l’estensione “.pas”. Questo permette al programma di riconoscere i file che sono già stati importati in precedenza.

Se nell’azienda è stato attivo il parametro contabile “Distinte automatiche”, nella finestra elenco dei conti correnti bancari è disponibile anche il pulsante Correla Iban [F7] che consente di associare l’IBAN sul quale si è posizionati, con eventuali altri IBAN movimentati in emissione distinta. Tale operazione consente di individuare in maniera più immediata le distinte effetti da riconciliare con uno specifico movimento bancario. Per le modalità di compilazione della tabella si rimanda alla documentazione relativa alla Gestione distinte.