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CONTRATTI E AGENDA DI LAVORO

Attraverso la gestione dei Contratti, è possibile codificare il contratto, stipulato annualmente con il cliente, che rappresenta l'elenco delle prestazioni che si è pattuito di svolgere. Per ciascuna prestazione nel contratto, è possibile definire il compenso e come questo dovrà essere fatturato.

Attraverso l’Agenda di lavoro, è possibile invece codificare le attività da svolgere all’interno dello studio e da fatturare ai clienti. Le attività possono essere inserite manualmente oppure attraverso un contratto o, se attivo, dal CDG Studio. Per le attività derivanti da contratto, si tratterà pertanto di attività prederminate e concordate con il cliente, mentre si inseriranno manualmente o da CDG Studio, quelle attività non prederminabili che emergono durante il quotidiano lavoro di studio. Per la gestione da CDG Studio si rimanda alla relativa documentazione.

La generazione automatica delle fatture si basa sulle attività presenti in Agenda, le quali hanno memorizzato al loro interno la data in cui devono essere fatturate e l’importo.

La funzione si gestisce dal menù “Contabilità - Parcellazione studio - Agenda di lavoro”. All’ingresso della funzione, sono visualizzate le attività già presenti, le quali possono essere state inserite manualmente oppure da un contratto. Tramite il pulsante Filtro avanzato[ShF5] è possibile applicare un filtro per ricercare le attività che si vogliono visualizzare.

Per inserire una nuova attività, cliccare sul pulsante Nuova prestazione[F4]:

Si apre la finestra dell’attività, nella quale è visibile l’origine ossia la modalità di inserimento (manuale, da contratti, da CDG):

I campi da compilare sono:

STATO– I valori ammessi sono:

Assegnato: prestazione da svolgere che può essere attribuita al collaboratore dello studio incaricato a metterla in atto;

Fatto: prestazione già svolta che potrà essere riportata in fattura.

Parcellato: prestazione già fatturata.

Annullato: prestazione che non si vuole riportare in un documento ma che si vuole comunque conservare nell’archivio.

Sospeso: prestazione da escludere momentaneamente dall'inclusione in un documento.

DATA LAVORO – Questa data definisce quando la prestazione è stata eseguita e quindi la data nella quale confluirà nella notula/parcella.

PRESTAZIONE – Indicare il codice della prestazione. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco delle prestazioni già caricate nell’archivio ed il tasto funzione F4 per crearne una nuova.

QUANTITA’ – Indicare la quantità di prestazioni.

PREZZO – In questo campo può essere inserito il prezzo della prestazione per l’attività che si sta creando. Non è obbligatorio, nel caso sia vuoto, durante la Generazione Notule/Parcelle viene scelto, nell’ordine: il prezzo di una particolarità prezzi definita in anagrafica prestazione o il prezzo per il listino associato al cliente.

TOTALE PRESTAZIONE - Campo di sola visualizzazione corrispondente al totale prestazione della riga in oggetto. Se nel campo “Prezzo” è stato inserito un valore, verrà riportato il risultato dato dalla “Quantità” per il “Prezzo”. Se nel campo “Prezzo” non è stato indicato nulla la procedura visualizza il totale della prestazione che si assegnerà alla riga in fase di generazione notule/parcelle e accanto al campo viene riportato il carattere “#” per indicare che si tratta di un dato calcolato sulla base di quanto attualmente presente per la prestazione in questione come listini prezzi, particolarità, minimo e massimo fatturabile.

SPESA ANTICIPATA – In questo campo può essere inserito un importo di spesa eventualmente anticipata per conto del cliente, relativo alla riga di prestazione. Tale importo verrà considerato dalla funzione di generazione automatica delle notule e parcelle.

UTENTE – Collaboratore di studio che ha svolto l’attività. E’ disponibile il comando Elenco [F2] per selezionare l’utente tra quelli codificati in Amministrazione utenti. Non è un dato obbligatorio.

CLIENTE – Inserire il codice cliente del piano dei conti. E’ il cliente per il quale viene eseguita la prestazione ed è obbligatorio quando la prestazione è in stato “Fatto” o “Parcellato”. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2/F3 per richiamare l’elenco dei clienti presenti nel piano dei conti, e il tasto funzione F4 per inserire un nuovo cliente.

RIPORTA NOTA IN NO/PA – Tramite questo parametro è possibile scegliere se riportare nella stampa di notule e parcelle la nota eventualmente immessa nel campo successivo.

NOTE – E’ un campo alfanumerico di 72 caratteri in cui inserire qualunque tipo di informazione e su cui non viene effettuato alcun controllo.

Se lo stato impostato è Assegnato, l’utente a cui è stato assegnato il lavoro, una volta conclusa l’attività, deve rientrare nella scheda e trasformare lo stato dell’attività in Fatto, così che potrà essere fatturata.

NB: solo le attività in stato Fatto saranno riportate in Notula/Parcella.

I contratti si gestiscono dal menù “Contabilità - Parcellazione studio - Contratti”.

Quando si accede alla funzione, si presenta l’elenco dei contratti già inseriti nell’anno. E’ disponibile sulla destra il pulsante Selezione Contratti[F3], che permette di filtrare i dati visualizzati:

Per inserire una nuovo contratto, cliccare sul pulsante Nuovo[F4]:

I principali campi da compilare sono:

DESCRIZIONE – Identifica la descrizione del contratto e può essere variata anche successivamente alla memorizzazione dello stesso.

TIPO – Identifica la tipologia del contratto. Sono ammessi i seguenti valori:

B =Bozza: questa tipologia di contratto, può essere intestato al cliente oppure no e proprio per questo può essere utilizzato per definire ad esempio dei modelli/fac simile da cui partire per generare contratti uguali ma intestati a clienti diversi;

C = Contratto: identifica il contratto vero e proprio intestato al cliente.

STATO – A seconda del tipo di contratto precedentemente definito è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

C = Costruzione: contratto in costruzione al quale è possibile variare il codice cliente intestatario. Per i contratti di tipo bozza questo è l’unico stato ammesso;

A = Attivo: contratto attualmente in vigore al quale non sarà più possibile variare il codice cliente intestatario;

N = Annullato: questo stato deve essere utilizzato quando il contratto viene ritenuto non più valido.

CLIENTE – Cliente intestatario del contratto.

ANNO – Anno di validità del contratto. E’ un campo obbligatorio per poter confermare il contratto, il contratto ha sempre validità annuale.

DECORRENZA DAL – Data di inizio validità del contratto.

FINE RAPPORTO – Identifica la data in cui si conclude il rapporto con il cliente.

Terminato l’inserimento dei dati di testata, con il pulsante Prestazioni[F5] si procede con l’inserimento delle varie prestazioni rientranti nel contratto.

La finestra delle prestazioni è la seguente:

I principali campi da compilare sono:

PRESTAZIONE – inserire il codice della prestazione cliente. Sono attivi i comandi di campo Ricerca per richiamare una prestazione già esistente, oppure il comando di Inserimento/variazione [F4] per inserire una nuova prestazione o modificarne una già esistente.

DUPLICABILE – L’opzione definisce se la prestazione in questione, in caso di duplicazione del contratto ad esempio da un anno all’altro, debba essere riportata o meno nel nuovo contratto appositamente creato.

QUANTITA’ – Identifica la quantità della prestazione. La quantità indicata in questo campo serve per determinare l’importo totale della prestazione (quantità moltiplicata per il prezzo). Nelle righe che verranno successivamente generate in agenda di lavoro il campo “quantità” sarà sempre impostato ad uno.

PREZZO – Rappresenta il prezzo della prestazione. Il programma riporta le particolarità o il prezzo di listino se definite nella prestazione, è comunque sempre possibile inserire un prezzo manuale.

SPESE ANTICIPATE – Importo delle spese anticipate sostenute per la prestazione precedentemente indicata.

AZZERA – Se si imposta ad S questo parametro, la prestazione sarà riportata in agenda e poi in in notula/parcella ma senza importo, sarà quindi evidenziata al cliente ma non gli sarà addebitata.

PERIODICITA’ – serve per calcolare il numero di rate di addebito e la loro data di scadenza. Ogni rata di addebito rappresenterà poi una riga di agenda di lavoro. Sono ammesse le seguenti tipologie:

D = decorrenza mensile: il programma calcola 12 rate mensili a partire dalla data di decorrenza del contratto, indipendentemente che il contratto abbia una data di decorrenza infrannuale;

M = mensile solare: il programma calcola le rate fino al 31/12 dell’anno di riferimento del contratto. Nel caso in cui la data di decorrenza sia infrannuale, il numero di rate sarà inferiore a 12;

T = trimestrale: il programma calcola le rate con cadenza trimestrale solare. Nel caso in cui la data di decorrenza del contratto sia infrannuale, l’ultima rata terminerà sempre il 31/12 dell’anno di riferimento del contratto;

S = semestrale: il programma calcola le rate con cadenza semestrale solare. Nel caso in cui la data di decorrenza del contratto sia infrannuale, l’ultima rata terminerà sempre il 31/12 dell’anno di riferimento del contratto;

A = annuale: il programma calcola un’unica rata;

P = personalizzata: il programma calcola un’unica rata.

CADENZA GG – Identifica il giorno con cui vengono create le varie rate di addebito. Se si indica “31” il programma riporta la decodifica “fine mese”. Nel caso in cui questo non venga specificato viene assunto lo stesso giorno indicato nella data di decorrenza.

COMPENSO – serve per calcolare l’importo di ogni rata di addebito. Sono ammessi i seguenti valori:

U = Unico per rata: i valori definiti nei campi “Importo” e “Spese anticipate” vengono replicati su ogni rata.

S = Scadenza: i valori definiti nei campi “Importo” e “Spese anticipate” vengono suddivisi per il numero delle rate.

P = Periodo: i valori definiti nei campi “Importo” e “Spese anticipate” vengono suddivisi per il numero totale di rate definite nel campo periodicità e l’importo addebitato viene calcolato tenendo conto della data di decorrenza. Questa tipologia di calcolo viene utilizzata quando il numero di rate è inferiore a 12.

Confermando la prestazione con OK, il programma calcola le rate in base ai parametri impostati, ma premendo il pulsante Seleziona[Invio] si possono modificare data e impoto di ciascuna rata:

Confermando nuovamente, la procedura torna nel contratto visualizzando i dati di testata e nella parte sottostante l’elenco delle prestazioni inserite nel contratto. Per inserire ulteriori prestazioni, selezionare il pulsante Inserisci. Al termine salvare tutto con il pulsante OK.

Se si è predisposta una Bozza come Fac simile, per trasformarla in contratto premere il pulsante Duplica[F5] e accedere alla nuova anagrafica. Qui modificare il tipo da Bozza a Contratto ed inserire il cliente, poi apportare eventuali modifiche alle prestazioni.

A contratto terminato, occorre portare lo stato su Attivo e procedere con il trasferimento all’Agenda di lavoro: premere il pulsante Riporta dati su Agenda[F6] per trasferire l’intero contratto, oppure utilizzando il pulsante Prestazioni[F5], accedere all’elenco delle prestazioni per trasferire solo alcune delle prestazioni. In questo caso, premendo il pulsante Riporta dati su Agenda[F6], la prestazione è marcata e alla conferma del contratto sarà trasferita:

NB: Le prestazioni trasferite non sono si possono né modificare, né cancellare.

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