Alla creazione di una nuova azienda, il programma attiva di default lo scadenzario e per eventualmente modificare le impostazioni, si agisce dal menu “Servizi - Variazioni - Varia parametri aziendali”: il flag in corrispondenza del parametro “Gest.estratto.conto/scad/effetti” indica che lo scadenzario è attivo:

Lo scadenzario NON deve mai essere disattivato in questi casi:

• aziende professioniste;
• aziende in semplificata con gestione della cassa reale;
• aziende che emettono fatture elettroniche con il programma.

Nei primi due casi l’utilizzo dello scadenzario permette di gestire la contabilità per cassa e portare in dichiarazione dei redditi costi e ricavi effettivamente pagati/incassati.

Nell’altro caso, è solo tramite la gestione dello scadenzario che è possibile riportare in fattura elettronica i dati del pagamento.

Il regolamento del pagamento può differenziarsi in funzione del tempo e degli strumenti adottati per realizzarlo. Sotto il profilo del tempo, il regolamento può essere: anticipato, immediato, in contanti o differito. Gli strumenti per realizzarlo possono essere: versamento di denaro contante, emissione di ricevute bancarie o RID, bonifici Bancari, emissione di assegni bancari o invio di assegni circolari, ecc…

Le tipologie di pagamento sono memorizzate nella tabella presente nella funzione “Contabilità – Tabelle – Pagamenti”, attraverso la quale si inseriscono i diversi strumenti di pagamento utilizzati e le dilazioni di ciascuno. La Tabella è precompilata con i pagamenti di uso più frequente, ma può essere integrata. Tale tabella è comune a tutte le aziende dello stesso raggruppamento, ma può essere resa personale della singola azienda con il parametro presente in “Aziende – Anagrafica azienda – Dati aziendali – Tipo di gestione archivi”.

NOTA BENE: se l’azienda è utilizzata anche dal cliente tramite Fattura Self o un altro tipo di idesk, rendendo la tabella aziendale il cliente potrà inserire autonomamente nuove modalità di pagamento.

La creazione o modifica di un pagamento, può avvenire direttamente dalla tabella sopra indicata oppure contestualmente dalla registrazione in Primanota o dall’emissione di un documento in Magazzino. Inoltre è anche possibile codificare un nuovo pagamento dall’anagrafica dei clienti e fornitori, premendo il pulsante Condizioni e automatismi[F6] e scegliendo la tabella “Condizioni di Pagamento”:

Occorre aprire l’elenco con il pulsante Inserimento/Variazione pagamento [F4]. Per modificare una modalità di pagamento, posizionarsi sulla voce presente nell’elenco e premere Seleziona pagamento[Invio]. Per inserirne una nuova invece posizionarsi su una riga vuota e premere sempre Seleziona pagamento, in questo caso si apre questa videata:

Occorre impostare la “Descrizione del pagamento” e, previa impostazione del campo “paga totale documento” a NO, con il pulsante Inserimento rate[F6] bisogna definire il numero di rate che il pagamento deve generare e, per ciascuna, la tipologia di rata (colonna Tipo Pagamento) e la dilazione del pagamento (colonna Giorni). Ogni tipologia di pagamento deve avere il relativo codice per la fattura elettronica (es: R Ricevuta bancaria – MP12):

Di seguito le principali impostazioni per ogni tipologia di pagamento:

CONTANTI “C”: Rappresenta il pagamento immediato ed è automaticamente attivo se il campo “paga totale documento” è impostato a SI. Nel pagamento di tipo C non si possono creare rate con diverse scadenze, in quanto con esso si intende sempre l’intero importo del documento pagato immediatamente.

RIMESSA “M”: Per rimessa diretta non si intende uno specifico pagamento; si utilizza quando si lascia libertà di scelta al debitore sulla modalità di pagamento (con un assegno, in contanti ma non immediato, tramite bonifico, etc....). In fattura elettronica, a questa tipologia, è associato il codice Contati (MP01).

BONIFICO “B”: Le rate di tipo B permettono di creare il file per l’emissione di bonifici elettronici a fornitori.

RICEVUTE BANCARIE (RI.BA) “R”: Le rate di tipo R permettono di gestire l’emissione di Ri.ba. a clienti e creare il file da trasmettere in banca.

ADDEBITO SUL C/C (RID) “A”: Le rate di tipo A permettono di gestire i RID a clienti e generare il file da trasmettere in banca per l’incasso.

MAV “V”: Le rate di tipo V permettono di gestire ed emettere i MAV o pagamento Mediante Avviso. Questa è una procedura interbancaria standardizzata di incasso mediante bollettino.

Nella pillola “Incassi e pagamenti elettronici”, sono fornite le istruzioni per l’emissione di Riba, RID e Bonifici elettronici.

Gli altri parametri principali del pagamento sono:

RATE A PERCENTUALE – Se flaggato, nel dettaglio di ogni rata è possibile impostare la percentuale che determina l’importo della rata, in caso contrario le rate avranno tutte lo stesso importo:

SCADENZA FISSA – Giorno, all’interno del mese di scadenza, al quale deve essere spostato il pagamento. Se impostato uguale a 31, significa che la scadenza verrà impostata a fine mese. Il programma gestisce in automatico le scadenze al 30 Aprile, Giugno, Settembre e Novembre, come pure al 28 o 29 Febbraio.

GIORNI – Giorni di proroga che andranno a sommarsi al “fine mese”. Questo campo è abilitato solo se la scadenza fissa è impostata a 31.

PAGA TOTALE DOCUMENTO – Con questa impostazione il programma, salda la fattura per il totale documento contestualmente alla registrazione. Si può attivare il parametro anche su altre modalità di pagamento rispetto a quelle previste dal programma (contanti, paypal, contrassegno, carte di credito). In questo caso va compilato anche il campo “Conto per Pagamento”, ossia il conto di contropartita col quale sarà chiusa la registrazione contabile.