Nel caso in cui dall’home banking non sia possibile estrapolare un file CBI RH, è consentito importare i movimenti bancari tramite file CSV/TXT. Nel caso in cui l’home banking consenta di esportare i movimenti bancari esclusivamente in formato Excel, occorre aprire il file e salvarlo come CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv).
I passaggi da effettuare sono i seguenti:
Accedendo al menu “Contabilità – Riconciliazione bancaria – Configuratore CSV/TXT” è possibile creare la configurazione necessaria per poter importare i movimenti bancari da file CSV/TXT. La stessa funzione è disponibile premendo il tasto funzione CSV-Configuratore [Shift+F4] disponibile nella finestra elenco delle banche (menu “Contabilità – Riconciliazione bancaria – Riconciliazione”).
Per creare una configurazione è sufficiente posizionarsi su una riga vuota e premere il pulsante Immissione/revisione configurazione [Invio].
Le configurazioni vengono create per la specifica azienda. Nel caso in cui più aziende lavorino con la stessa banca e forniscano un file CSV/TXT con medesima struttura, la configurazione creata su un’azienda può essere esportata in una cartella del pc e importata nelle altre aziende (pulsanti Importa configurazione [F5] e Esporta configurazione [F7]).
E’ possibile creare una configurazione per importare:
Per entrambe le tipologie di file è possibile definire un numero di righe da escludere in fondo al file (campo “Quante righe escludere in fondo al file”). Tale esigenza potrebbe derivare dal fatto che le ultime righe del file contengono dati che non rappresentano movimenti bancari (es. saldo finale).
Alla configurazione va assegnata una “Descrizione”, che consente di identificare in modo immediato quando utilizzarla.
I campi “IBAN”, “ABI”, “CAB”, “C/C” sono facoltativi e devono essere compilati solo se all’interno del file CSV/TXT sono presenti tali informazioni in una colonna dedicata, ripetute per tutte le righe. Se risulta compilato il campo IBAN oppure tutti e tre i campi ABI+CAB+C/C (non è sufficiente che sia compilato solo uno oppure due di questi tre campi), in fase di importazione del file verrà verificata la corrispondenza tra l’IBAN oppure ABI+CAB+C/C presenti nel file e l’IBAN della banca sulla quale si sta eseguendo l’importazione.
Relativamente alle date presenti nel file (data registrazione e data valuta) è necessario definire anche il relativo formato (campi “Formato data”). In caso di configurazione CSV sono disponibili 9 formati di data, mentre in caso di configurazione TXT sono 8 i formati disponibili. L’opzione 9 G/M/AAAA va utilizzata nel caso in cui all’interno del file il giorno o il mese siano indicati con 1 carattere (senza lo zero), in caso di valori compresi da 1 a 9 (es. il 5 febbraio viene scritto 5/2/2022 anziché 05/02/2022).
Per quanto riguarda la “Tipologia causale” sono disponibili le seguenti opzioni:
Relativamente alla Descrizione del movimento è possibile gestire anche file nei quali la descrizione del movimento è suddivisa su più colonne. E’ disponibile il campo “Descrizione movimento composta da”, preimpostato a 1, nel quale deve essere inserito il numero di colonne in cui è suddivisa la descrizione del movimento bancario (fino ad un massimo di 3). In base al numero che viene digitato in questo campo vengono attivati uno o più campi di descrizione. La descrizione completa dei movimenti bancari sarà composta concatenando le descrizioni presenti nelle varie colonne indicate.
Per quanto riguarda l’Importo dei movimenti bancari è possibile gestire le seguenti casistiche:
Dopo aver codificato la configurazione, occorre associarla alla banca tramite la funzione CSV-Parametri import banca [Shift+F11], disponibile sia nella finestra elenco delle banche che nella finestra elenco dei movimenti bancari.
Per poter importare i movimenti bancari da file CSV/TXT, si accede alla finestra elenco dei movimenti della specifica banca e si preme il pulsante CSV-Import movimenti [Shift+F6]. La prima volta che si esegue l’importazione nella specifica azienda, il programma richiede di definire il percorso della cartella in cui sono stati salvati i file CSV/TXT da importare. Tale informazione viene memorizzata per le importazioni successive e può essere modificata tramite il tasto funzione CSV-Cartella import [F8], disponibile sia nella finestra elenco dei movimenti bancari che nella finestra elenco dei file da importare. Successivamente, appare una maschera con l’elenco dei file presenti nella cartella di salvataggio. Se nei parametri import della banca è stata selezionata una configurazione di tipo CSV vengono visualizzati solo i file con estensione “.csv” presenti nella cartella. Se invece è stata selezionata una configurazione di tipo TXT vengono visualizzati solo i file con estensione “.txt”. Vengono esclusi dalla visualizzazione predefinita i file già importati in precedenza (per attivare la visualizzazione completa è disponibile il pulsante Tipo visualizzazione [F4], oltreché il tasto Ripristina file come da importare [F5], nel caso in cui vi sia necessità di reimportare il file).
E’ consentito importare un unico file alla volta, precedentemente selezionato tramite check.
NOTA BENE: prima di selezionare il file CSV per l’importazione è necessario accertarsi che lo stesso non risulti aperto con Excel, altrimenti compare un apposito messaggio di avvertimento.
Dopo aver selezionato il file e confermato con Ok [F10], viene presentata un’anteprima dell’elenco dei movimenti che verranno importati, applicando le impostazioni della configurazione associata alla banca. L'anteprima visualizza il contenuto dell’intero file e serve essenzialmente per verificare se le impostazioni della configurazione sono coerenti con il contenuto del file.
In particolare, le righe presenti nel file possono assumere uno dei seguenti stati:
Riga valida (pallino verde): identifica le righe importabili;
Riga con errori (triangolo giallo con !): identifica le righe con errori. Se sono presenti righe con tale stato, l’utente deve correggere l’errore rilevato in uno o più campi della riga affinché l’importazione dei movimenti bancari possa avvenire con successo; i principali errori che possono presentarsi riguardano:
Riga scartata (pallino rosso con la X): identifica le righe che verranno scartate dall’importazione.
Dalla finestra dell’anteprima è possibile visualizzare/modificare la configurazione utilizzata per l’importazione (si veda il relativo riferimento nell’intestazione della finestra dell’anteprima), accedendo al relativo elenco tramite il pulsante CSV-Configuratore [Shift+F4].
Confermando con Ok [F10] l’anteprima, si esegue l’importazione dei movimenti. In fase di importazione, vengono eseguiti ulteriori controlli sui movimenti bancari presenti nel file rispetto a quelli effettuati in fase di anteprima e se vengono rilevate situazioni anomale, l’importazione dell’intero file non viene eseguita e vengono fornite indicazioni sulle cause degli errori tramite un’apposita finestra. In questi casi, l’utente dovrà correggere la situazione che determina l’errore e rieseguire l’importazione.
NOTA BENE: in caso di importazione dei movimenti bancari da file CSV/TXT, non è possibile attribuire al singolo movimento un progressivo univoco e, di conseguenza, il programma non è in grado di scartare automaticamente dall’importazione eventuali movimenti bancari già presenti in archivio. Pertanto è stato introdotto un messaggio di avvertimento nel caso in cui si stiano importando movimenti bancari aventi data registrazione già presente in archivio.
Se in azienda risulta attivo il parametro “Import-Controllo duplicati” (in Parametri riconciliazione [F7] - Sezione Generale), viene verificata la corrispondenza tra i movimenti bancari presenti nel file e i movimenti importati in precedenza sullo stesso conto bancario (identificato dalla coppia IBAN+conto contabile). In particolare, per identificare “possibili” movimenti duplicati, vengono confrontati i seguenti dati: data registrazione, data valuta, importo e descrizione. Se viene rilevata la presenza di “possibili” movimenti duplicati, appare un apposito messaggio di attenzione e successivamente la finestra con l’elenco degli stessi, tramite la quale l’utente, a seguito di opportune verifiche, potrà decidere se scartare oppure importare i movimenti.
NOTA BENE: il programma non ha mai la certezza della reale duplicazione dei movimenti. Tale attività di verifica è a carico dell’utente che, una volta identificati i movimenti realmente duplicati, potrà decidere di non importarli.
Al termine dell’importazione viene visualizzata una maschera con il riepilogo dei movimenti importati e di quelli eventualmente non importati. In questo secondo caso, tramite il tasto Visualizza movimenti non importati [F4] è possibile visualizzare il dettaglio dei movimenti non importati con la relativa motivazione.
Infine, nella cartella di salvataggio viene creata una copia del file importato, alla quale viene aggiunta l’estensione “.pas”. Questo permette al programma di riconoscere i file che sono già stati importati in precedenza.