Docuvision permette di archiviare i file allegati ai documenti su dei volumi che possono poi essere trasferiti su CD o DVD. Tale processo permette di conservare i documenti informatici e di poterli comunque consultare in ogni momento.
Tramite la funzione “Docuvision - Gestione Archiviazione”, si creano i volumi digitali in cui raggruppare gruppi di documenti.
Per effettuare questa procedura è innanzitutto necessario creare un nuovo volume con il tasto “Aggiungi Volume e Archivia” (Shift+F4).
Si apre un maschera di immissione nella quale occorre specificare:
Confermato il volume, si apre una finestra con i filtri necessari per ricercare i documenti, che si desiderano archiviare. Alla conferma si ha l’elenco dei documenti che soddisfano la ricerca:
È possibile selezionare uno o più documenti tramite il tasto “Seleziona/Deseleziona” per poi confermare la scelta con “OK”.
Rientrando nell’anagrafica del volume con il tasto “Modifica Volume” (Invio da tastiera) sarà presente il campo “Stato” impostato su “Aperto”. Finché non verrà impostato a “Chiuso” sarà possibile aggiungere documenti al volume con il tasto “Allegati da archiviare” (F5).
Una volta inseriti tutti i documenti richiesti sarà possibile chiudere il volume impostando lo stato a “Chiuso”. Confermando con OK, e rientrando nel volume, saranno disponibili gli stati “Masterizzato con Copia” e “Masterizzato”.
Scegliendo “Masterizzato con Copia” verrà comunque mantenuta una copia.
È possibile specificare il percorso in locale dove salvare il volume tramite il pulsante “Directory Masterizzazione”, quest’ultimo verrà altrimenti richiesto al passaggio dello stato in “Masterizzato”
Una volta salvato il volume in locale si potrà effettuare l’archiviazione su un dispositivo digitale (es. CD, DVD) con un programma esterno.
Il processo di conservazione può essere terminato con l’apposizione, sull’impronta del volume, della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione. In questo caso si effettua l’archiviazione ottica sostitutiva. Per effettuare tale apposizione occorre acquistare il modulo Docuvision Workflow Digitale.