All’interno della sezione “Gestione Utenti” è possibile impostare alcuni parametri di configurazione relativi, principalmente, alla registrazione e all’attivazione di nuovi utenti.

Nello specifico il parametro:

Gestione Contatti Mexal (solo Ecommerce Mexal): consente di abilitare/disabilitare la memorizzazione dei contatti web nella relativa “Anagrafica Contatti” di Mexal.

Impostando questo parametro sul valore NO, i contatti resteranno memorizzati unicamente all’interno di Passweb.

Nel caso invece in cui questo parametro sia stato impostato sul valore SI, e sia stata quindi attivata la memorizzazione dei contatti all’interno del gestionale, alla sincronizzazione tutte le anagrafiche di quegli utenti che si sono registrati sul sito, che sono stati abilitati per effettuare ordini, ma che non hanno ancora effettuato veramente dei nuovi ordini (in altri termini tutti gli utenti di tipo “Contatto”) verranno inserite nella “Anagrafica Contatti” di Mexal.

NOTA BENE: gli utenti di tipo “Contatto non Attivo” non verranno mai memorizzati nell’Anagrafica Contatti di Mexal.

Per ciascuno di essi verrà inoltre inserito, nella relativa anagrafica, il primo indirizzo di spedizione da essi registrato all’interno del sito. Non verranno invece presi in considerazione, a livello di contatti, eventuali indirizzi di spedizione secondari ne tali indirizzi verranno memorizzati nell’ “Anagrafica Indirizzi di Spedizione di Mexal” (questo perché l’anagrafica indirizzi di spedizione di Mexal necessita di un codice conto cliente, non ancora disponibile, ovviamente, per i contatti).

NOTA BENE: eventuali modifiche effettuate nell’anagrafica contatti di Mexal non verranno riportate, a seguito di una sincronizzazione, sul web.

Al contrario nel caso in cui un Contatto Attivo apporti delle variazioni alla sua anagrafica, operando direttamente all’interno del sito, tali variazioni verranno memorizzate, alla successiva sincronizzazione nella corrispondente anagrafica mexal, limitatamente però alle sole informazioni gestite da Mexal stesso.

Occorre ricordare infatti che sull’anagrafica contatti di Mexal non sono attive le videate Passweb, per cui informazioni quali ad esempio le credenziali di accesso al sito o altri dati, legati comunque a videate aggiuntive, non saranno visualizzabili nell’anagrafica contatti di Mexal (tali dati dovranno essere visualizzati, per forza di cose, unicamente all’interno del Wizard di Passweb).

Ovviamente nel momento in cui un Contatto effettuerà il suo primo ordine all’interno del sito, alla successiva sincronizzazione, verrà creata in Mexal la nuova anagrafica cliente, verrà eliminata l’anagrafica contatto e verranno memorizzati tutti gli indirizzi di spedizione del cliente oltre, chiaramente, al nuovo ordine (l’utente sarà quindi diventato a tutti gli effetti un cliente sia lato Passweb che lato Mexal).

NOTA BENE: nel caso in cui si decida di eliminare manualmente un contatto dalla relativa anagrafica di Mexal, sarà poi necessario eliminare manualmente il relativo contatto anche all’interno di Passweb. Allo stesso modo nel caso in cui si decida di trasformare un contatto Mexal in cliente in maniera manuale, operando quindi direttamente all’interno dell’ Anagrafica Contatti di Mexal, sarà poi necessario rimuovere manualmente il contatto anche all’interno di Passweb. In caso contrario potrebbero verificarsi errori in fase di sincronizzazione.

Attivazione Utenti: consente di impostare la modalità con cui verranno attivati gli utenti che si registrano all’interno del sito.

E’ possibile selezionare uno dei seguenti valori:

• Differita: selezionando questo valore, ed abilitando conseguentemente la gestione differita dei contatti, un nuovo utente, dopo essersi registrato, riceverà, all’indirizzo da lui specificato, la mail di registrazione contenente il riepilogo dei propri dati ma non avrà, ancora, la possibilità di autenticarsi e conseguentemente di effettuare ordini sul sito.

In queste condizioni, infatti, ogni nuovo utente verrà considerato dall’applicazione come un “Contatto Non Attivo”. Sarà quindi compito dell’Amministratore del sito decidere se attivare o meno lo specifico contatto abilitandogli così la possibilità di autenticarsi e di fare ordini all’interno del sito.

Per poter effettuare questa operazione sarà quindi necessario portarsi alla pagina “Utenti – Utenti Sito” e selezionare, tra tutti gli utenti in elenco, il contatto che si desidera attivare (in questo senso potrebbe essere molto utile filtrare per tipologia utente selezionando i soli utenti di tipo “Contatto Non Attivo”)

selezionare, tra tutti gli utenti in elenco, il contatto che si desidera attivare (in questo senso potrebbe essere molto utile filtrare per tipologia utente selezionando i soli utenti di tipo “Contatto Non Attivo”) e cliccare infine sul pulsante “Attiva Contatto” ( ) presente nella contestuale barra degli strumenti.

Lo stato dell’utente in esame passerà quindi da “Contatto Non Attivo” a “Contatto”, contemporaneamente verrà inviata, all’indirizzo specificato dall’utente in fase di registrazione, una mail di attivazione contenente le sue credenziali di accesso. A questo punto l’utente potrà autenticarsi sul sito ed effettuare ordini.

Infine, in relazione alla modalità di attivazione differita degli utenti è bene ricordare anche che:

• Nel caso in cui ad effettuare la registrazione del nuovo utente dovesse essere un Agente, il nuovo cliente verrà sempre considerato attendibile e conseguentemente attivato in maniera immediata.
• La modalità di Attivazione Differita verrà applicata solo ed esclusivamente per registrazioni effettuate all’interno della pagina di Registrazione Utente. Nel caso in cui l’utente decida di creare un account direttamente all’interno del modulo di One Step Checkout il sistema creerà immediatamente il relativo account e autenticherà l’utente sul sito senza attendere eventuali ulteriori conferme.

Per maggiori informazioni relativamente al modulo di “One Step Checkout” si veda anche l’apposita sezione di questo manuale (“Varianti Responsive – Lista Componenti Ecommerce – Componente Ordine Custom (Checkout) – One Step Checkout”)

• Immediata: in queste condizioni a seguito di una nuova registrazione il corrispondente utente sarà immediatamente in grado di autenticarsi sul sito ed effettuare così nuovi ordini (verrà quindi considerato dall’applicazione immediatamente come un utente di tipo “Contatto”).
• Immediata per Aziende e Differita per Privati: in queste condizioni per i nuovi utenti di tipo “Azienda” verrà utilizzata la modalità di attivazione “Immediata” precedentemente descritta; per gli utenti di tipo “Privato” verrà invece utilizzata la modalità di attivazione “Differita”.
• Immediata per Privati e Differita per Aziende: in queste condizioni per i nuovi utenti di tipo “Azienda” verrà utilizzata la modalità di attivazione “Differita” precedentemente descritta; per gli utenti di tipo “Privato” verrà invece utilizzata la modalità di attivazione “Immediata”.
• Verifica Email: in queste condizioni l’utente che effettua la nuova registrazione, per completare la procedura, dovrà necessariamente cliccare, ENTRO 24 ORE, sul link presente all’interno della mail di “Nuovo Utente Ecommerce” che verrà inviata dall’applicazione, all’atto della conferma del form, all’indirizzo indicato dallo stesso utente in fase di registrazione.

Il relativo account verrà quindi attivato solo ed esclusivamente nel momento in cui l’utente effettuerà il click sul link presente all’interno della mail.

Una volta attivato il nuovo account, il relativo utente verrà automaticamente passato, all’interno di Passweb, dallo stato di “Contatto Non Verificato” a quello di “Contatto”

NOTA BENE: fintanto che l’utente in questione non attiverà il suo account cliccando o visitando il link indicato all’interno della mail, tale utente verrà posto, all’interno di Passweb, nello stato di “Contatto non Verificato” e, conseguentemente, non avrà ancora la possibilità di autenticarsi e di effettuare ordini all’interno del sito.

Nel caso in cui si scelga di attivare questa opzione, affinché la procedura possa funzionare il maniera corretta, sarà quindi necessario inserire nel corpo della mail di “Nuovo Utente Ecommerce” il segnaposto {{VERIFYURL}} che sarà poi automaticamente sostituito dall’applicazione con il relativo link di verifica (nello specifico tale link farà riferimento alla pagina di Registrazione Utente del proprio sito).

Per maggiori informazioni relativamente alla composizione delle mail connesse alle varie fasi di registrazione utenti si veda anche quanto successivamente indicato all’interno di questo stesso paragrafo

In ogni caso nel momento in cui si fosse deciso di attivare questa opzione e non venisse inserito nella mail di “Nuovo Utente Ecommerce” il segnaposto indicato, al salvataggio della relativa pagina verrà visualizzato un messaggio di errore ad indicare proprio questa mancanza

ATTENZIONE! Fintanto che un utente resterà nello stato di “Contatto” (Attivo, Non Attivo o Non Verificato non fa differenza), l’Amministratore del sito avrà sempre la possibilità di eliminare questo utente operando direttamente all’interno di Passweb.

Per far questo sarà necessario portarsi alla pagina “Utenti – Utenti Sito”, selezionare tra quelli presenti in elenco lo specifico “Contatto” da eliminare, e cliccare poi sul pulsante “Elimina” ( ) presente nella contestuale barra degli strumenti.

Nel momento in cui un Contatto effettuerà il suo primo ordine, contestualmente all’inserimento sul gestionale di questo documento, verrà inserita all’interno del gestionale anche la nuova anagrafica dell’utente che, solo a questo punto passerà dallo stato di “Contatto” allo stato di “Cliente”

NOTA BENE: non è possibile eliminare gli utenti di tipo “Cliente” direttamente da Passweb. Tali utenti hanno infatti già associata un’anagrafica all’interno del gestionale e dovranno per forza di cose essere gestiti direttamente sul gestionale stesso.

Infine, in relazione alla modalità di attivazione utenti mediante verifica mail è bene ricordare anche che:

• Nel caso in cui ad effettuare la registrazione del nuovo utente dovesse essere un Agente, il nuovo cliente verrà sempre considerato attendibile e conseguentemente verrà attivato in maniera immediata.
• Nel caso in cui la registrazione al sito avvenga tramite social l’utente verrà sempre considerato attendibile e, conseguentemente, verrà attivato in maniera immediata. In queste condizioni verrà comunque inviata, all’utente, la mail di registrazione (nello specifico all’indirizzo ottenuto dal relativo social network) che però non conterrà alcun link di attivazione account
• La modalità di Attivazione mediante Verifica Email verrà applicata solo ed esclusivamente per registrazioni effettuate all’interno della pagina di Registrazione Utente. Nel caso in cui l’utente decida di creare un account direttamente all’interno del modulo di One Step Checkout il sistema creerà immediatamente il relativo account e autenticherà l’utente sul sito senza attendere eventuali ulteriori conferme.

Per maggiori informazioni relativamente al modulo di “One Step Checkout” si veda anche l’apposita sezione di questo manuale (“Varianti Responsive – Lista Componenti Ecommerce – Componente Ordine Custom (Checkout) – One Step Checkout”)

Attivazione Utenti Agente: consente di impostare la modalità con cui dovranno essere attivati gli utenti che sono stati registrati da Agenti appositamente abilitati. Anche in questo caso, come per il parametro precedente, è possibile selezionare uno dei seguenti valori:

• Differita
• Immediata
• Immediata per Aziende e Differita per privati
• Immediate per Privati e Differita per Aziende
• Verifica Email

Memorizzazione Utenti: consente di decidere come dovrà comportarsi l’applicativo in relazione all’inserimento sul gestionale delle anagrafiche dei nuovi utenti che hanno effettuato la registrazione al sito. E’ possibile selezionare uno dei seguenti valori:

• Al primo Ordine: selezionando questa opzione la memorizzazione dell’anagrafica utente sul gestionale avverrà contestualmente all’inserimento del suo primo ordine.

In queste condizioni dunque fintanto che l’utente non effettuerà almeno un ordine la sua anagrafica resterà memorizzata solo in Passweb

• Alla Registrazione: selezionando questa opzione la memorizzazione dell’anagrafica utente sul gestionale avverrà nel momento stesso in cui l’utente avrà completato la registrazione al sito (posto ovviamene che, in quel momento, il gestionale sia correttamente contattabile).
• Alla Registrazione per Aziende: selezionando questa opzione la memorizzazione dell’anagrafica utente sul gestionale avverrà nel momento stesso in cui l’utente avrà completato la registrazione al sito solo se l’utente in esame dovesse essere di tipo “Azienda”.

In queste condizioni dunque le anagrafiche di eventuali nuovi utenti di tipo “Privato” verranno inserite sul gestionale contestualmente al loro primo ordine

• Alla Registrazione per Privati: selezionando questa opzione la memorizzazione dell’anagrafica utente sul gestionale avverrà nel momento stesso in cui l’utente avrà completato la registrazione al sito solo se l’utente in esame dovesse essere di tipo “Privato”.

In queste condizioni dunque le anagrafiche di eventuali nuovi utenti di tipo “Azienda” verranno inserite sul gestionale contestualmente al loro primo ordine

ATTENZIONE! Le opzioni “Alla Registrazione”, “Alla Registrazione per Aziende” e “Alla Registrazione per Privati” potrebbero portare ad un considerevole aumento, sul gestionale, delle anagrafiche di utenti che non hanno ancora effettuato ordini.

Memorizzazione Utenti Agente (solo Ecommerce Mexal): permette di decidere quando dovrà essere inserita all’interno del gestionale l’anagrafica di un nuovo utente nel caso in cui tale utente sia stato registrato da un Agente. E’ possibile selezionare uno dei seguenti valori:

• Al primo Ordine: in questo caso l’anagrafica del nuovo utente verrà inserita all’interno del gestionale contestualmente alla memorizzazione del suo primo ordine
• Alla Registrazione: in questo caso l’anagrafica del nuovo utente verrà inserita all’interno del gestionale subito dopo aver completato la registrazione ( senza dover dunque effettuare necessariamente un ordine).
• Alla Registrazione per Aziende: selezionando questa opzione l’anagrafica del nuovo utente verrà inserita all’interno del gestionale subito dopo aver completato la registrazione solo però se l’utente in esame dovesse essere di tipo “Azienda”.

In queste condizioni dunque le anagrafiche di eventuali nuovi utenti di tipo “Privato” verranno inserite sul gestionale contestualmente al loro primo ordine

• Alla Registrazione per Privati: selezionando questa opzione l’anagrafica del nuovo utente verrà inserita all’interno del gestionale subito dopo aver completato la registrazione solo però se l’utente in esame dovesse essere di tipo “Privato”.

In queste condizioni dunque le anagrafiche di eventuali nuovi utenti di tipo “Azienda” verranno inserite sul gestionale contestualmente al loro primo ordine

Gestione IVA Secondaria (solo Ecommerce Mexal): consente di abilitare o meno, in relazione alla gestione, nel Gestionale, della Partita IVA secondaria, il relativo campo collegato nell’anagrafica utente di Mexal.

Nello specifico occorre dunque considerare che per i nuovi utenti:

• Selezionando questo parametro, nel momento in cui un nuovo utente si andrà a registrare sul sito ed effettuerà anche il suo primo ordine, contestualmente all’inserimento di questo stesso ordine verrà creata, all’interno del gestionale, anche la nuova anagrafica utente con il campo relativo alla Partita IVA secondaria impostato a S.
• Nel caso in cui il parametro in oggetto non venga selezionato, nel momento in cui un nuovo utente si andrà a registrare sul sito ed effettuerà anche il suo primo ordine, contestualmente all’inserimento di questo stesso ordine verrà creata, all’interno del gestionale, anche la nuova anagrafica utente con il campo relativo alla Partita IVA secondaria impostato a N.

L’attivazione o meno della Partita IVA secondaria risulta particolarmente utile nella gestione di quegli utenti già presenti all’interno del gestionale (con una Partita IVA già assegnata) ma non ancora esportati all’interno del sito, nel momento in cui questi stessi utenti dovessero effettuare anche una registrazione web.

In queste condizioni occorre infatti considerare che:

• Attivando la gestione della Partita IVA secondaria nel momento in cui un utente già presente nelle anagrafiche del gestionale e non ancora esportato sul sito, dovesse effettuare una registrazione web fornendo la stessa Partita IVA già presente nella sua anagrafica Mexal, e questo stesso utente dovesse anche effettuare un nuovo ordine, verrà creata nel gestionale una nuova anagrafica con i dati inseriti dall’utente in fase di registrazione, la stessa partita IVA dell’anagrafica già presente nel gestionale ed il campo relativo alla partita IVA secondaria impostato a S. In queste condizioni dunque ad uno stesso utente corrisponderebbero due distinte anagrafiche gestionali.
• Nel caso in cui la gestione della Partita IVA secondaria non sia stata attivata, nel momento in cui un utente già presente nelle anagrafiche del gestionale e non ancora esportato sul sito, dovesse effettuare una registrazione web fornendo la stessa Partita IVA già presente nella sua anagrafica Mexal, e questo stesso utente dovesse anche effettuare un nuovo ordine, il fatto di creare o meno una nuova anagrafica dipenderà questa volta dalle impostazione dell’anagrafica utente già presente all’interno del gestionale.

Se l’anagrafica in questione ha il campo della partita IVA secondaria impostato a S, anche in queste condizioni verrà creata una nuova anagrafica con i dati inseriti dall’utente in fase di registrazione, la stessa partita IVA dell’anagrafica già presente nel gestionale ed il campo relativo alla partita IVA secondaria impostato questa volta a N.

Se l’anagrafica in questione ha invece il campo della partita IVA secondaria impostato a N, non verrà creata una nuova anagrafica.

ATTENZIONE!!: In queste condizioni verrà invece agganciata l’anagrafica già presente all’interno del gestionale e i suoi dati verranno sovrascritti con quelli inseriti dall’utente in fase di registrazione sul sito.

Infine nel momento in cui un utente “Azienda” già presente nelle anagrafiche del gestionale ed esportato anche all’interno del sito tentasse di inserire nel campo Partita IVA fornendo la stessa Partita IVA già presente nella sua anagrafica Mexal, il processo di registrazione verrebbe bloccato visualizzando un messaggio di “Partita IVA già esistente”

In considerazione di ciò nel caso in cui si desideri bloccare la possibilità di modificare le informazioni di un anagrafica gestionale a seguito di una nuova registrazione web sarà possibile agire in due modi diversi:

• Esportare gli utenti sul sito (assegnandogli o meno delle credenziali di accesso a seconda che gli si voglia concedere o meno la possibilità di autenticarsi sul sito per effettuare ordini)
• Abilitare la gestone della Partita IVA secondaria

ATTENZIONE! Il parametro “Gestione IVA secondaria” è di fondamentale importanza per regolare la registrazione di utenti con Partita IVA nel caso di più siti collegati alla stessa azienda Mexal. E’ tale parametro infatti che garantisce, nel caso in cui uno stesso utente si registri su due siti diversi con la stessa Partita IVA, la possibilità di creare comunque, in Mexal, anagrafiche utente distinte.

Per maggiori informazioni in merito si veda anche la sezione “Configurazione gestionale – Registrazione Utenti da web su più siti collegati alla stessa azienda Mexal” di questo manuale.

Gestione Fattura Elettronica: consente di indicare come dovrà essere gestita, in relazione alla registrazione di nuovi utenti, l’abilitazione della fattura elettronica lato gestionale e, nello specifico, come dovrà quindi essere impostato il parametro “Tipo Fattura Elettronica” della corrispondente anagrafica.

E’ possibile selezionare una delle seguenti opzioni:

• Utenti italiani in base a quanto indicato nel form: selezionando questa opzione il campo “Tipo Fattura Elettronica” verrà valorizzato, per utenti italiani, sulla base di quanto indicato dall’utente all’interno del form di registrazione.

Nello specifico per utenti di tipo Azienda:

• Se nel form di registrazione è stato inserito un Campo Radio mappato sul campo cliente “Fattura Elettronica” il campo “Tipo Fattura Elettronica” dell’anagrafica gestionale verrà valorizzato sulla base della scelta effettuata dall’utente in corrispondenza di questo stesso campo

Per maggiori informazioni in merito si veda anche la sezione “Varianti sito responsive – Lista Componenti Interazione Utente – Componenti interni ai Componenti interazione utente – Campo Radio” di questo manuale

• Se nel form di registrazione NON è stato inserito un Campo Radio mappato sul campo cliente “Fattura Elettronica” e sono stati però inseriti Campi Testo mappati su “Codice Destinatario SDI” e / o “PEC” allora nel caso in cui uno di questi due campi sia stato correttamente valorizzato il campo “Tipo Fattura Elettronica” della corrispondente anagrafica gestionale verrà impostato su “Fattura B2B”. Se invece nessun di questi due campi dovesse essere stato valorizzato il capo Tipo Fattura Elettronica” verrà impostato su “Non gestita”

Allo stesso modo per utenti Privati:

• Se nel form di registrazione è stato inserito un Campo Radio mappato sul campo cliente “Fattura Elettronica” il campo “Tipo Fattura Elettronica” dell’anagrafica gestionale verrà valorizzato sulla base della scelta effettuata dall’utente in corrispondenza di questo stesso campo
• Se nel form di registrazione NON è stato inserito un Campo Radio mappato sul campo cliente “Fattura Elettronica” ed è stato però inserito un Campi Testo mappato sul “Codice Fiscale” allora nel caso in cui tale campo sia stato correttamente valorizzato il campo “Tipo Fattura Elettronica” della corrispondente anagrafica gestionale verrà impostato sul “Fattura B2B”. In caso contrario verrà invece impostato su “Non gestita”

• Sempre: selezionando questa opzione, in relazione alla registrazione di nuovi utenti, il campo “Tipo Fattura Elettronica” della corrispondente anagrafica gestionale verrà sempre impostato su “Fattura B2B” indipendentemente dal fatto di considerare clienti Italiani o esteri, Privati o Aziende
• Sempre escluso clienti esteri: selezionando questa opzione, in relazione alla registrazione di nuovi utenti, il campo “Tipo Fattura Elettronica” della corrispondente anagrafica gestionale verrà sempre impostato su “Fattura B2B” per utenti Italiani (Privati o Aziende non fa differenza). Per utenti esteri il campo verrà invece impostato sempre su “Non gestita”
• Mai: selezionando questa opzione, in relazione alla registrazione di nuovi utenti, il campo “Tipo Fattura Elettronica” della corrispondente anagrafica gestionale verrà sempre impostato su “Non gestita” indipendentemente dal fatto di considerare clienti Italiani o esteri, Privati o Aziende

Numero Sezionale Elettronico (solo Ecommerce Mexal): consente di indicare il numero di sezionale che dovrà essere inserito in fase di memorizzazione della relativa anagrafica utente, all’interno del campo “Sezionale iva”.

Grazie a questo parametro è quindi possibile specificare in quale, tra i sezionali abilitati alla fatturazione elettronica, dovranno essere riportati i documenti emessi per il relativo cliente.

ATTENZIONE! il numero indicato all’interno del campo “Numero Sezionale Elettronico” deve corrispondere necessariamente al numero di un sezionale opportunamente abilitato, lato gestionale, per la fatturazione elettronica.