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ALLEGATI ORDINE

In generale è possibile allegare file ad un determinato documento operando in tre modi diversi:

  • Dal Front end del sito – Una volta abilitata la gestione degli allegati sul componente “Ordine (Checkout)”, gli utenti del sito avranno poi la possibilità, in fase di creazione di un nuovo ordine ed eventualmente anche in fase di modifica di un ordine preesistente, di allegare al documento stesso file che soddisfino determinate condizioni (dimensioni del file inferiori ad un valore massimo impostato in fase di configurazione del componente, estensione del file coerente con quelle impostate in fase di configurazione del componente ecc…)

Per maggiori informazioni in merito si veda anche la sezione “Lista componenti Ecommerce – Componente Ordine Custom (Checkout) – Gestione Allegati ” di questo manuale

  • Dal gestionaleSolo per E-commerce Mexal. In relazione alle sole tipologie di documenti indicati in corrispondenza del parametro “Sigle Documenti File Docuvision” (maschera di “Configurazione parametri dell’ordine”), l’amministratore avrà la possibilità di utilizzare Docuvision per allegare al documento in esame tutti i file desiderati.
  • Dal Back end di Passweb operando, in questo senso, dalla sezione “Allegati” presente nella maschera di visualizzazione del dettaglio del relativo documento

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All’interno di questa sezione verranno infatti visualizzati tutti i file attualmente allegati al documento in esame.

In particolare :

  • Le righe in grassetto identificano allegati provenienti da Docuvision e gestiti quindi direttamente all’interno del gestionale
  • Le righe con sfondo azzurrino identificano allegati gestiti da Passweb e, nello specifico, inseriti sul front end direttamente dagli utenti del sito
  • Le righe con sfondo bianco identificano, invece, allegati gestiti da Passweb ma inseriti dall’amministratore del sito direttamente da questa sezione del back end

Per ciascuno dei file presenti in elenco viene indicato:

  • Il nome del file allegato – campo “Titolo
  • L’eventuale nota associata all’allegato – Campo “Nota
  • La data in cui il file è stato allegato al documento – campo “Data
  • Se il file in esame potrà o meno essere inserito come allegato alle varie mail gestite in automatico dall’applicazione per il documento in esame – Campo “Mail
  • Se il file in esame è o meno un allegato di tipo Stampa – Campo “Stampa
  • Se il file in esame è stato o meno allegato al documento partendo dal Wizard di Passweb oppure da Docuvision – Campo “Wizard

ATTENZIONE! Anche gli allegati caricati a partire da Docuvision avranno il campo Wizard impostato su SI

Il campo di ricerca attivabile cliccando sulla lente di ingrandimento, presente in testata di ogni singola colonna, consente di filtrare i dati in griglia sulla base dei valori presenti all’interno della colonna stessa. L’icona raffigurante due piccole frecce posta anch’ essa in testata ad ogni singola colonna della griglia, consente invece di ordinare in maniera crescente e/o decrescente gli elementi presenti in elenco.

I pulsanti presenti nella contestuale barra degli strumenti consentono rispettivamente di:

  • Download ( ): consente di effettuare il download del file attualmente selezionato in elenco
  • Elimina ( ): consente di eliminare il file attualmente selezionato in elenco

ATTENZIONE! Se il file eliminato dovesse provenire dal gestionale (file evidenziato in grassetto e campo “Wizard” impostato a N), nel caso in cui venisse variato, lato Mexal, il relativo documento, ed il file eliminato su Passweb fosse ancora presente all’interno di Docuvision questo stesso file verrà nuovamente esportato sul sito a seguito della prima sincronizzazione utile.

  • Svuota ( ): consente di eliminare in un colpo solo tutti gli allegati associati al documento in esame.

Anche in questo caso, ovviamente, nel momento in cui eventuali allegati provenienti dal gestionale dovessero essere ancora presenti in Docuvision, se e quando il documento in esame dovesse essere variato lato gestionale, questi stessi documenti verranno nuovamente esportati (a seguito della prima sincronizzazione utile) anche all’interno del sito,

  • Modifica ( ): consente di modificare l’allegato attualmente selezionato in elenco.

ATTENZIONE! E’ possibile modificare solo ed esclusivamente file che sono stati allegati al documento in esame partendo direttamente dal Wizard di Passweb.

In tutti gli altri casi (file allegati al documento partendo dal gestionale e/o dal front end del sito) l’allegato potrà essere eliminato ma mai modificato

  • Nuovo ( ): consente di allegare al documento in esame un nuovo file.

Cliccando su quest’ultimo pulsante verrà quindi visualizzata la maschera “Allegato

all’interno della quale poter indicare un valore per i seguenti parametri:

  • File: consente di selezionare ed uplodare all’interno del sito lo specifico file da allegare al documento in esame.
  • Titolo: consente di assegnare al file caricato mediante il precedente parametro, uno specifico titolo, titolo questo che verrà utilizzato come nome del file allegato.

Nel caso in cui il campo in esame dovesse essere lasciato vuoto, verrà poi valorizzato in automatico dall’applicazione con il nome del file caricato.

  • Nota: consente di indicare una nota da associare al file allegato al documento in esame. Tale nota verrà poi visualizzata sul front end del sito come descrizione aggiuntiva per il relativo allegato.
  • Stampa: consente di indicare se il file in esame dovrà essere considerato o meno come “Stampa pdf” del relativo documento. Selezionando tale parametro il file caricato dovrà quindi essere, per forza di cose un file pdf. In caso contrario in fase di salvataggio verrà visualizzato un apposito messaggio di errore.

ATTENZIONE! Per ogni documento è ammesso un unico allegato di tipo “Stampa”.

In conseguenza di ciò, nel momento in cui nella lista degli allegati dovesse essere già presente una un file marcato come “Stampa” e venisse aggiunto un nuovo allegato impostando per esso il segno di spunta sul campo "Stampa", verrà in automatico tolta l’indicazione di stampa per il vecchio allegato e il nuovo allegato verrà ora utilizzato come nuovo file di stampa.

  • Mail: consente, se selezionato, di impostare il campo Mail sul valore S e di poter quindi allegare il relativo file a tutte le mail inviate in automatico dall’applicazione per il documento in esame.

ATTENZIONE! Affinché un determinato file possa essere allegato alle varie mail non è sufficiente che il campo “Mail” sia impostato sul valore S ma occorre anche aver configurato correttamente la relativa tipologia di mail, impostando per essa un determinato oggetto e verificando di aver correttamente selezionato anche il relativo parametro “Allegati”

Per maggiori informazioni in merito si veda anche il precedente capitolo “Ordini – Configurazione Ordini – Dati Email” di questo manuale

Mentre per i file allegati ad un documento operando direttamente dal Wizard di Passweb è sempre possibile modificare il valore del campo Mail selezionando o deselezionando il parametro in esame, per le altre tipologie di allegato è invece opportuno ricordare che:

    • i file allegati ad un documento partendo da Docuvision avranno il campo Mail impostato a S solo ed esclusivamente nel momento in cui tale allegato sia anche di tipo “Stampa”
    • i file allegati ad un documento partendo dal Front end del sito avranno il campo Mail sempre impostato a S

Considerando quindi che, in entrambi i casi, il relativo allegato non può essere modificato dal Wizard di Passweb (può, eventualmente, solo essere eliminato) e posto ovviamente di aver configurato correttamente le diverse tipologie di mail si avrà anche che:

    • i file allegati ad un documento partendo da Docuvision potranno essere allegati alle varie mail solo se sono anche di tipo Stampa
    • i file allegati ad un documento partendo dal Front end del sito verranno sempre allegati alle varie mail inviate in automatico dall’applicazione.

  • Consenti rimozione utente: consente di indicare se l’utente dovrà avere o meno, sul front end del sito, la possibilità di rimuovere l’allegato in esame.

Selezionando questo parametro in fase di visualizzazione del documento sul front end del sito, comparirà quindi, in corrispondenza dell’allegato in questione, il pulsante “Rimuovi allegato”.

Al contrario nel momento in cui il parametro in esame non dovesse essere selezionato, l’utente avrà la possibilità di scaricare e visualizzare l’allegato ma non potrà eliminarlo in alcun modo

  • Notifica utente: consente di indicare se al salvataggio dell’allegato dovrà essere inviata o meno anche una mail di notifica al cliente per informarlo della presenza, sul documento in esame, di questo nuovo allegato.

ATTENZIONE! Affinché la mail di notifica relativa alla presenza di un nuovo allegato possa essere effettivamente inviata, non è sufficiente selezionare il parametro “Notifica Utente” ma occorre anche verificare di aver configurato in maniera corretta la mail di tipo “Notifica Allegato”

Per maggiori informazioni in merito si veda anche quanto indicato nel precedente capitolo “Ordini – Configurazione Ordini – Dati Email” di questo manuale

ATTENZIONE! Eventuali file allegati ad un documento partendo da Passweb (Back end o Front end non fa differenza) non verranno mai inseriti all’interno del gestionale, resteranno legati allo specifico documento, e potranno quindi essere gestiti, secondo le regole precedentemente elencate, solo ed esclusivamente all’interno di Passweb.

Nel momento in cui un determinato ordine dovesse essere trasformato in un documento di altro tipo (es. evaso mediante bolla o fattura), eventuali allegati presenti sul documento di partenza potranno essere accessibili solo ed esclusivamente visualizzando il dettaglio del documento di origine.

In questo senso occorre ricordare che in fase di sincronizzazione, qualora un determinato documento dovesse essere trasformato in un altro tipo di documento, il documento di origine verrà comunque conservato all’interno di Passweb e, nello specifico, verrà portato nello stato di “Trasformato” (per maggiori informazioni relativamente ai possibili “Stati” di un ordine si veda anche il relativo capitolo di questo manuale “Ordini – Stati dell’Ordine”)

Se l’esigenza dovesse dunque essere quella di accedere, dal Wizard agli allegati presenti su di un ordine che è già stato trasformato in bolla o fattura, sarà necessario portarsi alla pagina “Lista Ordini” e procedere in uno dei due modi di seguito indicati:

  • Filtrare tra i documenti presenti in elenco quelli che si trovano nello stato “Trasformato

Selezionare tra questi l’ordine desiderato e cliccare sul pulsante “Visualizza Ordine” per accedere al relativo dettaglio da cui sarà poi possibile visualizzare e scaricare eventuali allegati

  • Selezionare tra i documenti presenti in elenco la bolla o la fattura in cui è stato trasformato l’ordine in esame, e cliccare sul pulsante “Visualizza Ordine” per accedere al relativo dettaglio. In questo caso nella parte alta della maschera, tra i “Documenti correlati” comparirà anche la sigla dell’ordine che ha dato origine alla relativa bolla / fattura

Cliccando sulla sigla dell’ordine sarà quindi possibile accedere al dettaglio del documento di origine da cui poter visualizzare e scaricare eventuali allegati

ATTENZIONE! Gli ordini in stato “Trasformato” possono essere visualizzati e consultati solo ed esclusivamente all’interno del Wizard di Passweb seguendo una delle due procedure sopra analizzate

Nel momento in cui l’esigenza dovesse invece essere quella di accedere agli allegati presenti su di un ordine che è già stato trasformato in bolla o fattura direttamente dal front-end del sito sarà necessario:

  • Portarsi alla pagina “I miei ordini
  • Selezionare tra i documenti presenti in elenco la bolla o la fattura in cui è stato trasformato l’ordine in esame, e cliccare sul pulsante “Visualizza Ordine” per accedere al relativo dettaglio. In questo caso nella parte alta della maschera, tra i “Documenti correlati” comparirà anche la sigla dell’ordine che ha dato origine alla relativa bolla / fattura nel cui dettaglio saranno poi presenti i relativi allegati