Analizziamo ora la prima situazione (accesso alla finestra di inserimento) ed esaminiamo la videata di IMMISSIONE/REVISIONE. Entrando per la prima volta nella funzione viene visualizzata la seguente finestra:

NOTA BENE: questa finestra può essere richiamata oltre che dal menù CONTABILITÀ – RATEI/RISCONTI E COMPETENZE anche dalla PRIMANOTA (vedere capitolo CONTABILITA – IMMISSIONE PRIMANOTA). Nella spiegazione dei campi che segue, verranno riportate anche alcune differenze relative alle funzioni da cui la maschera risulta gestibile.

ATTENZIONE: LA GESTIONE PUO’ ESSERE EFFETTUATA SOLO NELLA VALUTA DI GESTIONE DELL’AZIENDA.

I campi presenti nella prima sezione della videata sono i seguenti:

DESCRIZIONE - Descrizione di 24 caratteri da attribuire al rateo/risconto/competenza.

REG.P.NOTA - DATA della registrazione di primanota con la quale è stato creato il rateo/risconto/competenza. Se viene creato da questa funzione la data appare sempre vuota. In ogni caso tale campo è SEMPRE e SOLO di VISUALIZZAZIONE

DOCUMENTO - Causale dell’operazione contabile (FE, FR, GR, ecc.). Se il rateo/risconto/competenza è stato creato da primanota questo campo è SOLO di VISUALIZZAZIONE, per modificarlo occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione di origine).

NUMERO DOCUMENTO - Numero del documento di primanota. Se il rateo/risconto/competenza è stato creato da primanota questo campo è SOLO di VISUALIZZAZIONE, per modificarlo occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione di origine).

DATA DOCUMENTO - Data del documento contabile che ha originato il rateo/risconto/competenza. Se il rateo/risconto è stato creato da primanota questo campo è SOLO di VISUALIZZAZIONE, per modificarlo occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione di origine).

CONTO – Codice del conto a cui è collegato il rateo/risconto/competenza. Sono accettati SOLO CONTI di TIPO ECONOMICO (Generici, Merci, Spese, costi pLuriennali, sono esclusi i tipi EV – vendita attrezzature). Se il rateo/risconto è stato originato da primanota, questo campo è SOLO di VISUALIZZAZIONE, per modificarlo occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione di origine). Sul campo è attivo il tasto F2 per la ricerca del conto all’interno della rubrica piano dei conti. IL CAMPO E’ OBBLIGATORIO.

Dopo la prima contabilizzazione il campo non è più modificabile.

CENTRO C/R - Codice del centro di costo/ricavo a cui il rateo/riscontro/competenza è attribuito (viene visualizzata anche la relativa decodifica). Se il rateo/risconto è stato originato da primanota, questo campo è SOLO di VISUALIZZAZIONE, per modificarlo occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione di origine).

Se l’azienda NON gestisce i CENTRI C/R il campo è comunque visualizzato, ma non è accessibile.

IMPORTO – Importo complessivo su cui il rateo/risconto/competenza deve essere calcolato in base ai giorni di competenza (valore MAX (Eur) 999.999.999,99). Se il rateo/risconto è stato originato da primanota, questo campo è SOLO di VISUALIZZAZIONE, per modificarlo occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione di origine). ). IL CAMPO E’ OBBLIGATORIO.

Dopo la prima contabilizzazione il campo non è più modificabile.

DALLA DATA - Data inizio competenza del rateo/risconto/competenza in forma GG.MM.AAAA. Se si immette una data inferiore alla data di inizio dell’anno contabile attualmente aperto, il programma visualizza un adeguato messaggio di avvertimento (non bloccante). IL CAMPO E’ OBBLIGATORIO.

Dopo la prima contabilizzazione il campo non è più modificabile.

ALLA DATA - Data di fine competenza del rateo/risconto/competenza in forma GG.MM.AAAA. Questo campo non ha vincoli particolari se non quello di dover essere maggiore della data di inizio competenza. Tale immissione errata viene comunque controllata alla conferma dell’operazione. IL CAMPO E’ OBBLIGATORIO.

Dopo la prima contabilizzazione il campo non è più modificabile.

GIORNI – Numero totale dei giorni di competenza del rateo/risconto/competenza. Il valore visualizzato è la DIFFERENZA tra la “data di inizio competenza” e la “data di fine competenza” espressa in giorni. Tale campo serve per calcolare l’importo giornaliero pari a: IMPORTO RAT/RIS / GIORNI = IMPORTO GIORNALIERO

In ogni caso tale campo è SEMPRE e SOLO di VISUALIZZAZIONE

NOTA BENE: l’importo giornaliero viene tenuto alla massima precisione durante tutti i calcoli interni.

TIPO DATO – Campo in cui indicare la tipologia del dato che si sta inserendo nell’archivio. Da questa funzione il campo è ESCLUSIVAMENTE di immissione manuale, mentre la creazione da primanota imposta automaticamente il dato (vedi capitolo CONTABILITA’ - IMMISSIONE PRIMANOTA). Sono accettati i seguenti caratteri con i seguenti significati:

A = RATEO ATTIVO;

B = RATEO PASSIVO;

C = RISCONTO ATTIVO;

D = RISCONTO PASSIVO;

E = FATTURE DA RICEVERE/RATEO PASSIVO CON UN SOLO ANNO DI COMPETENZA;

F = FATTURE DA EMETTERE/RATEO ATTIVO CON UN SOLO ANNO DI COMPETENZA;

G = COSTI ANTICIPATI;

H = RICAVI ANTICIPATI;

X = COSTI DI COMPETENZA;

Y = RICAVI DI COMPETENZA.

IL CAMPO E’ OBBLIGATORIO.

Dopo la prima contabilizzazione il campo non è più modificabile.

ATTENZIONE: le tipologie X e Y sono inseribili esclusivamente operando dalle funzioni primanota e non da questo menu. Da questa funzione è solo possibile effettuare la consultazione e la revisione di alcuni campi

DATA REG. DOC. P.NOTA - Data di registrazione del documento di origine in primanota. Questo campo è attivo SOLO per i RISCONTI (attivi e passivi), per le FATTURE DA EMETTERE / RICEVERE e per i COSTI / RICAVI ANTICIPATI e permette alla procedura di individuare l'anno in cui e' stato registrato il documento in primanota qualora non esista il collegamento alla relativa registrazione contabile. Questo campo viene richiesto SOLO nel caso in cui non sia valorizzato il campo REG.P.NOTA. In caso contrario è di sola visualizzazione e assume lo stesso valore del campo appena citato.

NOTA BENE: se la data presente nel campo "DATA REG.DOC.P.NOTA risulta coerente con i criteri di contabilizzazione dei vari elementi (criteri diversi a seconda dei tipi di dato), il programma consente la marcatura degli elementi stessi ai fini della contabilizzazione. Qualora la data non sia specificata o non contenga un valore coerente per la contabilizzazione, il programma non consente la marcatura e viene visualizzato un apposito messaggio. Inoltre questa data viene tenuta in considerazione nella stampa del bilancio contabile con l'inclusione dei ratei/risconti e competenze, al fine di includere/escludere il dato in oggetto.

CONTO PATRIMONIALE – Questo campo è attivo SOLO sui dati di tipo “E” (fatture da ricevere) o “F” (fatture da emettere) e rappresenta il conto patrimoniale generale (tipo P G) da utilizzare per la contabilizzazione dell'elemento che si sta immettendo o revisionando ed il programma NON lo valorizza mai in modo automatico. Questo campo DEVE essere valorizzato manualmente dall'utente qualora ritenga che l’elemento di competenza che sta inserendo/memorizzando sia un RATEO ATTIVO o RATEO PASSIVO CON COMPETENZA IN UN SOLO ANNO. In questo caso per ottenere una corretta contabilizzazione ed una corretta gestione della competenza, si deve inserire il conto automatico dei “ratei attivi” oppure dei “ratei passivi” a seconda del caso specifico. In ogni caso il campo può essere impostato manualmente con un qualsiasi conto patrimoniale valido. Qualora l'utente specifichi un codice conto patrimoniale, questo viene memorizzato solo se risulta diverso dal conto automatico delle “fatture da ricevere” (in caso di tipo date “E”) o a quello delle fatture da emettere(in caso di tipo dato “F”) memorizzati entrambi nel menù “Aziende - Parametri di base – Conti Automatici”. In questo modo, sia la contabilizzazione che le diverse funzioni che utilizzano questo dato, considerano il conto memorizzato in questo campo (qualora si specifichi un conto particolare per gestire eventuali eccezioni) oppure il conto predefinito nel relativo conto automatico (in base al campo TIPO).

Se questo campo non viene valorizzato, sia la contabilizzazione che le simulazioni di bilancio con inclusione “ratei/risconti/competenze” utilizzano il conto automatico in base al campo TIPO specificato in precedenza:

E = conto autom. FATT. DA RICEVERE;

F = conto autom. FATT. DA EMETTERE.

Si ricorda che questo conto viene utilizzato anche durante l'elaborazione del bilancio di verifica con l'inclusione dei ratei/risconti e competenze.

TASTI FUNZIONE ATTIVI ALL’INTERNO DELLA MASCHERA DI IMMISSIONE/REVISIONE

F10 Conferma.

Esegue i controlli sui campi obbligatori, salva l’elemento che si sta immettendo/revisionando e chiude la finestra tornando all’elenco.

F3 Importi per anno

Permette di visualizzare tutti gli importi dei vari anni dell’elemento in uso. Il tasto è attivo solo se nella videata, all’interno della finestra relativa ai giorni ed importi di competenza dell’anno corrente e successivo, compaiono i simboli ‘<<’ o ‘>>’ o entrambi. Solo quando compaiono questi simboli significa infatti che il rateo/risconto ha competenza precedente e/o superiore ai 2 anni già visibili e quindi deve essere possibile vedere gli importi degli anni precedenti e/o superiori. La finestra visualizzata è la seguente:

Sh+F3 Cancellazione.
In questo caso occorre effettuare la seguente distinzione:

• Il dato in uso è stato inserito manualmente da questo menù:

la procedura cancella il rateo/risconto o la competenza a patto che non sia un elemento creato da primanota o comunque collegato a quest’ultima. In questo caso il programma informa l’utente che il rateo/risconto/competenza può essere cancellato solo da PRIMANOTA.

• Si sta inserendo/revisionando il rateo/risconto/competenza da primanota (immissione o revisione primanota):

la procedura esegue una cancellazione “fittizia” e solo alla conferma della registrazione di primanota il rateo/risconto verrà effettivamente cancellato. Nel caso in cui si esca dalla funzione di primanota senza salvare l’operazione contabile , il dato non viene eliminato.

Sh+F8 Duplica rateo/risconto/competenza.
(Attivo solo operando da questa funzione e NON da PRIMANOTA).

Questo tasto consente di duplicare il rateo/risconto/competenza attualmente aperto maggiorando di 1 gli anni delle date di inizio e fine competenza. Per confermare il nuovo rateo/risconto/competenza duplicato, è sufficiente dopo aver premuto Sh+F8 confermare l’operazione corrente con F10.

ESC Uscita. (FINE per i sistemi operativi LINUX)

Operando da questo menù, la procedura torna all’elenco dei ratei/risconti e competenze esistenti, altrimenti se la gestione della videata era stata richiamata da primanota la procedura torna alla registrazione contabile.

NOTA BENE: per evitare un accesso contemporaneo agli stessi dati, la gestione dei ratei/risconti/competenze è vincolata da dei semafori logici che regolano l’accesso sui singoli elementi in uso: se da due terminali si seleziona/modifica/cancella lo stesso elemento, il secondo terminale viene bloccato con un apposito messaggio (sia che operi dalle funzioni di PRIMANOTA/SCHEDE CONTABILI che dal menù RATEI/RISCONTI E COMPETENZE).

Nella maschera di immissione/revisione è inoltre presente un sezione di sola visualizzazione dove sono riepilogati i dati relativi all’elemento che si sta immettendo/revisionando:

Nel caso in cui il dato sia MULTIANNUALE, nella sezione dei dati calcolati, in corrispondenza dell’ultima riga relativa ai mesi del rateo/risconto, oltre alle lettere visualizzate in alta intensità, appaiono i simboli:

“<<” la competenza di questo rateo/risconto riguarda anche l’anno o gli anni precedenti a quello di ingresso

“>>” la competenza di questo rateo/risconto riguarda anche l’anno o gli anni successivi.