ATTENZIONE:

I Costi di Competenza (Tipo Dato = X) ed i Ricavi di Competenza (Tipo Dato = Y) NON vengono mai contabilizzati in quanto sono a tutti gli effetti costi e ricavi dell’esercizio contabile in uso.

Le Fatture da Ricevere (E) e le Fatture da Emettere (F) vengono contabilizzate, ma all’atto della CHIUSURA/APERTURA CONTABILE NON vengono riaperti in automatico (scrittura BA) dalla procedura di apertura. Per operare correttamente con i saldi contabili, occorre seguire le modalità di registrazione di questi tipi di dato come riportato nel paragrafo ESEMPI DI REGISTRAZIONE DELLE FATTURE DA EMETTERE/RICEVERE.

I Risconti multi annuali (sia attivi che passivi) devono essere marcati e contabilizzati in tutti gli anni contabili in cui ricade la competenza economica ad esclusione dell’ultimo anno in cui tale competenza si esaurisce e non deve quindi essere più traslata ad anni successivi.

Per contabilizzare i ratei, i risconti e le altre tipologie di competenze economiche occorre dapprima marcare le righe degli elementi desiderati tramite gli appositi tasti funzione (F8 “marca singolo” o F5 “marca tutto”): una volta che gli elementi marcati sono evidenziati con il “pallino azzurro” è possibile premere il tasto SH+F12 Contabilizza.

I campi presenti sono i seguenti:

DATA DI REGISTRAZIONE – Data con cui viene memorizzata in primanota la registrazione dei ratei/risconti e competenze. Viene proposta sempre la data di fine anno contabile con la possibilità di modificarla. In ogni caso la data deve comunque rientrare all’interno dell’anno contabile in cui si opera.

CAUSALE CONTABILE – Causale contabile con cui registrare l’operazione. E’ attivo il tasto F2 per selezionare la causale desiderata. Vengono mostrate solo le causali utilizzabili e non tutte quelle presenti in archivio.

DESCRIZIONE – Descrizione libera di 24 caratteri da riportare nella testata dell’operazione di primanota.

CONTABILIZZAZIONE DEFINITIVA – Questo campo permette di effettuare una contabilizzazione di prova o definitiva. In quella di prova non vengono create registrazioni contabili e non viene aggiornata la data di contabilizzazione del rateo/risconto o della competenza.

NOTA BENE: LA CONTABILIZZAZIONE DEFINITIVA PUO’ ESSERE ESEGUITA SOLO UNA VOLTA PER OGNI ANNO CONTABILE.

La contabilizzazione può generare le seguenti registrazioni di primanota:

REGISTRAZIONI RATEI

REGISTRAZIONE 1

REGISTRAZIONE 2

REGISTRAZIONI RISCONTI

REGISTRAZIONE 1

REGISTRAZIONE 2

REGISTRAZIONI FATTURE DA RICEVERE/EMETTERE

REGISTRAZIONE 1

REGISTRAZIONE 2

REGISTRAZIONI COSTI E RICAVI ANTICIPATI

REGISTRAZIONE 1

REGISTRAZIONE 2

Come si può notare sulle righe dei conti economici vengono riportati anche i centri di costo/ricavo e le descrizioni presenti nella videata di gestione del rateo/risconto.

NOTA BENE: nel caso in cui le righe di una registrazione siano più di 120 la procedura in automatico crea più registrazioni di primanota dello stesso tipo. Esempio: se ci sono in archivio 300 Ratei attivi e si vuole contabilizzare tutto, il programma creerà 3 registrazioni di PN: la prima con 120 righe, la seconda con 120 righe e la terza con 60 righe.

Confermando la finestra di contabilizzazione (sia definitiva che di prova), il programma apre la maschera di selezione delle stampanti, ed alla chiusura di quest’ultima mostra dapprima un report sui ratei/risconti e competenze contabilizzati:

e successivamente effettua la stampa (sulla stampante precedentemente selezionata) dei dati della contabilizzazione.

Uscendo dalla stampa, il programma ritorna alla videata principale della funzione.

I dati contabilizzati sono identificabili dalla presenza della DATA DI CONTABILIZZAZIONE.

NOTA BENE: per RICONTABILIZZARE un elemento dei ratei/risconti/competenze già contabilizzato, la data di contabilizzazione del rateo/risconto DEVE ESSERE “esterna” all’anno contabile in cui si sta operando. Qualora sia necessario ricontabilizzare un elemento nello stesso anno occorre dapprima cancellare la data di contabilizzazione già presente.

Si ricorda che quando si eseguirà l’operazione di chiusura/apertura definitiva verrà eseguito il riporto di tutti i saldi finali dei conti patrimoniali nel nuovo anno (causale AP); contestualmente, con la causale “BA”, i conti automatici dei ratei/risconti e dei costi/ricavi anticipati saranno girocontati sui conti di origine con il segno opposto rispetto a quello dell’apertura (AP). In questo modo i saldi dei conti automatici “Ratei e Risconti attivi/passivi” e “Costi e Ricavi anticipati” verranno azzerati ed i conti di origine saranno valorizzati per l’importo di competenza dell’anno.