I parametri contenuti nel menu <Parametri> <Parametri generali> hanno la caratteristica di essere validi per tutte le aziende dell’installazione ma solo per la postazione di lavoro sulla quale si impostano.

Utilizza Microsoft Word per gestire i Documenti RTF

Abilitando questo parametro è possibile forzare l’utilizzo di MS Word per la gestione di tutti i documenti nei formati RTF; se disabilitato viene invece utilizzato l’editor RTF integrato nel modulo ADP (opzione predefinita).

Apri i documenti PDF con un visualizzatore esterno ad ADP

Con l’attivazione di questo parametro tutti i documenti PDF archiviati nel modulo ADP vengono aperti con un visualizzatore esterno di Adobe Reader; se disabilitato i documenti in formato PDF vengono invece aperti con un visualizzatore interno ad ADP (opzione predefinita).

Memorizza dimensioni e posizione finestra ADP

Software per firma digitale

I software di firma digitale disponibili sono Dike, Business Key Lite, FileProtector, Aruba Sign e “Firma Passepartout”. Quest’ultima applicazione, distribuita da Passepartout spa, può essere utilizzata al posto di altri software di firma di terze parti specie nel caso in cui si disponga esclusivamente di software non integrabili e compatibili con il modulo ADP (come ad esempio Dike 6, Firma Certa, ecc.). Per firmare digitalmente i documenti di bilancio dal modulo ADP con la “Firma Passepartout” è necessario procedere come segue:

1. Collegare il lettore della Smart card

2. Accedere al menu di installazione e configurazione della Firma Passepartout “Servizi – Configurazioni – Firma digitale”

3. Selezionare Tipo firma P (Passepartout), il lettore di Smart card in precedenza collegato e inserire il PIN della Smart card (gli altri campi sono invece relativi alla marcatura temporale che non è richiesta per l’invio dei documenti di bilancio)

4. Confermare con OK e seguire le istruzioni indicate dal setup per terminare l’installazione dell’applicazione.

5. Accedere nel programma ADP Bilancio e budget e impostare l’opzione “Firma Passepartout” nel campo ‘Software per firma digitale’ dal menu ‘Parametri – Parametri generali’

Tipo stampante PDF/A – Tramite questo parametro è possibile definire la stampante PDF esterna per la creazione e archiviazione documenti in formato PDF all’interno dell’archivio dei documenti civilistici (Bilancio UE, NI, Allegati, Documenti unione e Libri Inventario). Per attivare questa gestione è sufficiente indicare la stampante all’interno del relativo campo a selezione multipla; per disattivarla è sufficiente rimuovere il nome della stampante dallo stesso campo (selezionando nella lista la riga vuota).

NOTA BENE: Questo campo deve essere impostato solo se si gestiscono i documenti civilistici di bilancio tramite l’editor esterno di MS Word. Se si utilizza invece l’editor rtf interno ad ADP (opzione predefinita) non occorre selezionare alcuna stampante PDF esterna in quanto il formato PDF/A viene sempre generato autonomamente alla chiusura dell’editor RTF interno.

Solo nel caso di utilizzo dell’editor esterno MS Word occorre sapere che:

quando vengono apportate modifiche (tramite l’editor MS Word) ai documenti civilistici, il programma all’atto del salvataggio e della chiusura del documento:

• archivia sul database aziendale il documento in formato rtf
• converte il documento di cui sopra appoggiandosi ad una stampante pdf
• archivia sul database aziendale il documento pdf appena creato (che è una fedele copia del documento modificato da Ms Word)

Il documento pdf potrà essere così ulteriormente visualizzato dall’interno di ADP B&B e ulteriormente modificato sempre “passando dal documento rtf” sulla base della procedura automatica appena illustrata.

Come già anticipato la gestione dei documenti in formato pdf si appoggia ad una stampante pdf che l’utente deve aver installato (o comunque essere risorsa disponibile) nella macchina su cui viene eseguito ADP B&B.

ADP B&B supporta le seguenti stampanti pdf:

• Acrobat Distiller 5.0
• Acrobat PDFWriter 5.0
• Adobe PDF 6.0
• Adobe PDF 7.0
• PDF995
• Generica

Dopo aver selezionato la stampante, nella cella sottostante viene fornita una sintesi delle operazioni per configurare correttamente le preferenze della stampante selezionata, ossia:

• Per Acrobat Distiller 5.0, Adobe PDF 6.0 e Adobe PDF 7.0 è necessario deselezionare l’opzione “Non inviare font a Distiller”.
• Solo per Adobe PDF 7.0 occorre anche definire la cartella in cui la stampante genera il file creato (Adobe PDF Output Folder ) che deve corrispondere alla directory mexal_cli\adp\indici\stampe, dove mexal_cli è il nome arbitrario della directory d’installazione del client Mexal.

Selezionando Generica nel campo Stampante PDF, diventerà editabile il campo sottostante Nome dove dovrà essere indicato il nome della stampante pdf che si intende utilizzare (l’impostazione generica, non copre tutte le altre stampanti pdf disponibili sul mercato; è comunque una possibilità aggiuntiva funzionante con stampanti pdf non particolarmente complesse).

L’unica stampante tra quelle in elenco in grado di generare i documenti civilistici in formato PDF/A è PDF995, chè è scaricabile gratuitamente.

Se si dispone di una stampante diversa da quelle supportate i documenti in formato pdf possono essere ugualmente generati ma senza passare per la gestione dei documenti PDF di ADP B&B (in questo caso dunque è bene disattivare la relativa gestione svuotando il campo Stampante PDF). In questo caso per generazione dei documenti pdf occorre inviare alla stampante pdf il documento rtf aperto con Ms Word. Il documento così generato non sarà archiviato sul database di ADP B&B ma rimarrà un file del tutto sganciato dal processo dei documenti di ADP B&B.

DIRECTORY LOCALE DI SALVATAGGIO DOCUMENTI PER DEPOSITO IN CCIAA: in questo campo è necessario indicare una directory (locale o di rete) per il salvataggio dei vari documenti civilistici che rientrano nella pratica di deposito del bilancio (cioè istanze XBRL, Nota integrative, Verbali e Relazioni).

All’interno di tale directory vengono automaticamente generate delle sottocartelle con le sigle e le ragioni sociali delle aziende.

La prima volta che si utilizza il modulo ADP su una nuova postazione di lavoro occorre sostituire la directory di default preimpostata (che coincide con la sottodir. adp/indici/stampe della cartella di installazione del client) con una directory personalizzata (sul disco locale o su directory condivisa di rete). Se non viene modificata la directory predefinita, in fase di generazione della prima istanza XBRL viene restituito un apposito messaggio di avvertimento. Alla sua conferma la procedura si posiziona automaticamente nel menu dei Parametri generali per consentire l’impostazione manuale della directory personalizzata mentre al salvataggio si riposiziona automaticamente nel foglio elettronico del bilancio per riconfermare la generazione dell’istanza XBRL.

Esempio di directory di default preimpostata (da sostituire):

Esempio di directory di salvataggio personalizzata: