(menù CONTABILITA’ – PARCELLAZIONE STUDIO)

La funzione di “Generazione Notule / Parcelle” consente di riepilogare, in modo automatico, le prestazioni svolte nei confronti dei clienti dello studio e creare un documento che può essere in alternativa di tipo Notula o Parcella provvisoria.

Entrando nella funzione, viene aperta la seguente videata:

La videata si presenta divisa in due parti: la prima contiene i parametri per le selezioni, mentre la seconda i parametri per i documenti da generare.

I campi presenti sono i seguenti:

AGENDA DI LAVORO DA DATA A DATA – Intervallo di date nel quale considerare le prestazioni inserite nell’agenda di lavoro.

DA CLIENTE A CLIENTE – Intervallo di clienti dal quale deve essere eseguita l’elaborazione. Sul campo sono attivi i tasti di ricerca F2 Ricerca per codice conto, F3 ricerca per nome, F4 Altre tipologie di ricerca.

RESP. CLIENTE – Nominativo del responsabile del cliente a cui limitare la selezione per l’elaborazione. Se indicato un nominativo, verranno generate notule o parcelle solo per i clienti che nella propria anagrafica hanno tale responsabile. Sul campo è attivo il comando Elenco [F2] per selezionare il nominativo, nell’elenco il nome è seguito dalla descrizione del gruppo di appartenenza dell’utente. Se negli ulteriori dati dell’anagrafica dell’utente non è stato definito un nome completo, il campo gestirà il nome dell’utente. In Passcom l’utente di tipo “S” (Studio) può selezionare un qualsiasi utente che ha accesso all’azienda (amministratore, idesk studio, idesk azienda gestisti da studio – rappresentati dal tipo gruppo “s” - ed idesk azienda dell’azienda in questione appartenenti ad un gruppo di tipo “E” o “M”); l’utente idesk azienda (appartenente ad un gruppo “E” o “M”) può selezionare solo gli utenti appartenenti al proprio gruppo.

UTENTE – Nome completo dell’utente che ha effettuato la prestazione. E’ disponibile il comando Elenco [F2] per selezionare l’utente a cui limitare la ricerca dei dati presenti in agenda, nell’elenco il nome è seguito dalla descrizione del gruppo di appartenenza dell’utente. In Passcom l’utente di tipo “S” (Studio) può selezionare un qualsiasi utente che ha accesso all’azienda (amministratore, idesk studio, idesk azienda gestisti da studio – rappresentati dal tipo gruppo “s” - ed idesk azienda dell’azienda in questione appartenenti ad un gruppo di tipo “E” o “M”); l’utente idesk azienda (appartenente ad un gruppo “E” o “M”) può selezionare solo gli utenti appartenenti al proprio gruppo o visionare tutti i dati presenti in archivio.

NOTA BENE: se negli ulteriori dati dell’anagrafica dell’utente non è stato definito un nome completo, il campo gestirà il nome utente (login).

DA PAG – Codice del pagamento presente in anagrafica dei clienti da cui iniziare la selezione dei dati in agenda di lavoro. E’ disponibile il comando [F2]Elenco Pagamenti per visualizzarne l’elenco.

A PAG – Codice del pagamento presente in anagrafica dei clienti con cui concludere la selezione dei dati in agenda di lavoro. E’ disponibile il comando [F2]Elenco Pagamenti per visualizzarne l’elenco.

TIPO FATT. ELET – Il parametro prevede le seguenti opzioni:

Tutti - La selezione include tutti i clienti.

Fattura elettronica Non gestita (N) - La selezione include i clienti a cui, in anagrafica, non è stata attivata la fatturazione elettronica.

Fattura elettronica PDF (S) - La selezione include i soli clienti per i quali si gestisce la fatturazione elettronica in formato pdf (solitamente soggetti privati).

Fattura elettronica Fattura PA (F) - La selezione include i soli clienti enti pubblici a cui è stata attivata la fatturazione relativa alla Pubblica Amministrazione che prevede l’inoltro del documento in formato .xml;

Fattura elettronica privati SDI (D) - La selezione include i soli clienti non enti pubblici a cui è stata attivata la fatturazione elettronica in formato xml B2B.

In caso di generazione di parcelle, la procedura effettua dei controlli sul contenuto di tale campo di selezione e sulla modulistica definita nel campo “Sigla documento”.

Sigle documento non associate a eventuale generazione di file xml non prenderanno in considerazione i clienti enti pubblici per i quali si è attivata la funzione Fattura PA. Sigle documento associate a eventuale generazione di file xml richiedono necessariamente che il campo “Tipo fatt. elettr” sia uguale a “F” o che la ricerca dei dati sia stata circoscritta ad uno specifico cliente.

STATO RIGHE AGENDA – E’ possibile selezionare le sole righe in stato “Fatto” (F), o quelle in stato “Sospeso”(S) oppure “Entrambe” (E).

DATA VUOTA – Se nel campo precedente si sono incluse anche le righe in stato sospeso (“S” o “E”), con il parametro uguale a “S” la procedura considera sia le righe sospese con “Data lavoro” rientrante nella selezione dei campi “Agenda di lavoro Da data”- “A data”, sia le righe sospese con “Data lavoro” non impostata. Nell’agenda di lavoro, in caso di un’elaborazione non di prova, verrà assegnato a tutte le righe lo stato “P” (Parcellato) e per quelle che erano sospese con data vuota verrà riportata come “Data lavoro” quella del documento emesso.

NOTA BENE: righe sospese che non contengono alcun valore per i campi “Quantità” o “Cliente” saranno sempre escluse dalla selezione dei dati.

ORIG.RIGHE (T/M/C/G) – Codice che consente di selezionare le righe presenti in agenda di lavoro in base alla modalità con cui sono state originate.

T =valore proposto automaticamente dalla procedura, che considera le righe presenti in agenda di lavoro, senza far alcun riferimento alla relativa origine;

M =vengono considerate solo le righe inserite Manualmente in agenda di lavoro;

C =vengono considerate le sole righe generate automaticamente dalla scrittura in agenda dei Contratti;

G =vengono considerate le sole righe generate attraverso la funzione di Import da cdG Studio[F7] in agenda di lavoro.

CAT.STAT – Codice della categoria statistica a cui appartengono i clienti per i quali si vuole effettuare l’emissione dei documenti.

NOTA BENE: il campo è gestito solo per aziende di livello “2” (Aziendale) o superiore.

ASSOGETT.IVA DA – In fase di generazione notule/parcelle, questo parametro consente di definire il codice Iva da utilizzare nella generazione dei documenti. Di default è impostato il valore “Anagrafica prestazione”, in alternativa è possibile selezionare il valore “Anagrafica cliente”.

DOCUMENTO – Sigla del documento da generare. Campo di 3 caratteri alfanumerici, nei primi 2 va indicato il tipo di documento che si vuole generare (la procedura accetta solo NO o PA), nel terzo (facoltativo) su quale modulo lo si vuole stampare, qualora fossero stati definiti più formati di stampa per lo stesso documento (ad esempio NO1 o NOA o PAD ecc.). La procedura memorizza il formato di stampa utilizzato quindi, in revisione di un documento, nel campo viene riportato anche il modulo utilizzato (esempio NO1 o NOA, ecc.).

NOTA BENE: da questa funzione NON è possibile generare automaticamente documenti NA (note d’accredito); tali documenti possono essere emessi esclusivamente dalla unzione di gestione.

DATA DOCUMENTO – Data da assegnare ai documenti che vengono generati. Sono accettate solo date che rientrano nell’anno di gestione.

PAGAMENTO – Codice che identifica il tipo pagamento da assegnare a tutti i documenti generati. Il campo non è obbligatorio ed è attivo il tasto F2 per la ricerca nella tabella dei pagamenti. Non sono accettati pagamenti di tipo Tratta. Se non viene indicato nulla, viene recuperato nel documento il tipo pagamento presente nel cliente e se anche nel cliente non è definito nulla (o se nel cliente era definito il pagamento Tratta), le scadenze delle notule generate saranno di tipo rimessa diretta.

RAGGRUPPA PREST.AGENDA (S/N) – Campo obbligatorio in cui indicare se la procedura di generazione deve raggruppare in una sola riga del documento tutte le prestazioni, presenti nell’agenda di lavoro, aventi lo stesso codice prestazione, sommando quantità e spese. Per ogni cliente, il raggruppamento viene effettuato a parità di prezzo della prestazione e a parità di data lavoro dell'agenda, qualora si sia deciso di riportare tale informazione sui documenti emessi. Le prestazioni per le quali non è stato specificato alcun prezzo in agenda di lavoro vengono raggruppate assegnando un importo al prezzo e al totale prestazione in base a quanto definito per: eventuali particolarità prezzo valide alla data, il listino associato al cliente, confronto con importo di “Minimo fatturabile” e “Massimo fatturabile” presente nell’anagrafica prestazione cliente. Se si indica “N”, nel documento vengono riportate tante righe per quante sono le prestazioni, anche se hanno il medesimo codice.

NOTA BENE: anche le righe che in agenda hanno il campo “Azzera” uguale a “S” vengono raggruppate a parità-uguaglianza di prezzo. Due righe di una stessa prestazione con prezzo differente verranno sempre riportate nel documento distintamente ma con entrambe “Prezzo”, “TotalePrest” e “SpeseAnti” a zero.

NOTA BENE: per le prestazioni che nell’agenda di lavoro hanno il parametro “Riporta data in NO/PA” impostato “S”, se il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “S”, la data di lavoro è elemento di rottura e il raggruppamento avviene a parità di data di lavoro.

NOTA BENE: per le prestazioni che nell’agenda di lavoro hanno il parametro “Riporta nota in NO/PA” impostato a “,” o “.”, se il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “N” la nota segue la prestazione a cui è riferita. Se il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “S” tutte le note vengono stampate dopo la prestazione che è stata raggruppata.

ELABORAZIONE DI PROVA (S/N) – Campo obbligatorio che definisce se l’elaborazione deve aggiornare gli archivi o se deve essere una simulazione che produce semplicemente una stampa.

NOTA BENE: effettuando un’ elaborazione di prova sui documenti stampati non verrà riportato alcun “numero documento”.

Se “Elaborazione di prova = N”, oltre alla stampa vengono creati fisicamente i documenti nel relativo archivio, vengono incrementati i numeratori (l’elaborazione definitiva assegna il numero e la data documento), vengono marcate a “P” (parcellate) le prestazioni dell’agenda di lavoro elaborate riportando anche il riferimento al documento emesso.

TIPO ORDINAMENTO – Campo obbligatorio che definisce in quale ordine verranno emessi i documenti e le prestazioni contenute in ciascun documento emesso. I valori disponibili sono i seguenti:

CodiceCliente+CodPrestazione = Valore proposto automaticamente dalla procedura, che consente di emette documenti in ordine di Codice cliente e le prestazioni in ordine di Codice.

CodiceCliente+DataLavoro = Questo valore consente di emettere i documenti in ordine di Codice cliente, mentre le prestazioni in ordine di Data Lavoro agenda.

RagioneSociale+CodPrestazione = Questo valore consente di emettere i documenti in ordine di Ragione sociale cliente, mentre le prestazioni in ordine di Codice prestazione.

RagioneSociale+DataLavoro = Questo valore consente di emettere i documenti in ordine di Ragione sociale cliente, mentre le prestazioni in ordine di Data Lavoro.

La possibilità di modificare l’ordinamento dei documenti è previsto solo sulle attività presenti in Agenda non per le prestazioni importate da programma “Passepartout Paghe”.