La funzione gestisce le diverse attività svolte dagli utenti all’interno della procedura permettendo di memorizzarne anche altre manualmente in quanto effettuate fuori dallo studio (esempio: riunioni presso la sede del cliente).

NOTA BENE: nelle attività che si andranno riportare nella funzione la procedura memorizza il costo orario dell’utente presente in anagrafica utente al momento in cui si è effettuata l’attività in questione. Se si vuole quindi analizzare i costi è necessario che prima di memorizzare qualsiasi movimento sia definito il costo orario dei diversi utenti in Servizi – Configurazioni – AMMINISTRAZIONE UTENTI.

Se abilitato per l’utente, entrando nel programma la procedura richiede se si vuole effettuare l’import automatico dei movimenti già registrati tramite Aziende - ATTIVITA’ UTENTE e svolti nel gestionale sino a mezzanotte del giorno precedente la data di sistema.

NOTA BENE: si ricorda che l’import avrà come oggetto il tempo trascorso dai diversi utenti all’interno delle voci di menù del programma che risultano associate ad una attività nella funzione Configurazione moduli – CONTROLLO DI GESTIONE STUDIO. Ogni volta che si richiama uno dei menù associati questo viene evidenziato dalla procedura tramite un’icona in basso a destra dove è riportato: il tempo totale di lavoro del terminale, l’attività collegata alla funzione richiamata e da quanto tempo questa viene utilizzata.

Effettuata o meno l’importazione automatica appare la videata iniziale per l’immissione/revisioni delle attività.

DATA – Giorno per il quale si vogliono memorizzare o variare attività già esistenti. La procedura propone la data di sistema. Nel campo è disponibile il comando Scelta data [F2] per selezionare un differente giorno.

UTENTE – Nome dell’utente per cui visionare le attività. Il campo è disponibile solo per l’utente amministratore della procedura. Il comando Elenco [F2] permette di selezionare il collaboratore dello studio (utente appartenente ad un gruppo di tipo “S” o “s”) del quale si vogliono visionare le attività memorizzate. L’elenco riporta il nome completo dell’utente definito negli ulteriori dati della relativa anagrafica e la descrizione del gruppo di appartenenza dell’utente. Se negli ulteriori dati dell’anagrafica dell’utente non è stato definito un nome completo, il campo gestirà il nome dell’utente (login).

Le opzioni disponibili sono:

Giorno [F5]richiama i movimenti del giorno indicato nel campo “Data”;

Elimina [ShF3]permette di eliminare tutti i movimenti presenti nel periodo antecedente o successivo sino il giorno indicato nel campo “Data”. L’eliminazione dei dati prende in considerazione esclusivamente l’anno indicato nel campo (esempio: con data 17/05/2011 si possono eliminare i movimenti dal 01/01/2001 al 16/05/2011 oppure dal 18/05/2011 al 31/12/2011);

Settimana [F10]richiama la settimana in cui ricade il giorno evidenziato nel campo “Data”;

Analisi [F4]permette di effettuare un’analisi dei costi derivanti dalle attività svolte dai differenti utenti moltiplicando il tempo da loro impiegato per il relativo costo orario. Il pulsante è disponibile solo per l’utente amministratore richiamando la funzione dall’azienda in cui risulta attivato il controllo di gestione studio;

Giorni [ShF4]richiama l’elenco dei giorni che ricadono nell’anno indicato nel campo “Data” per i quali è presente almeno un’attività;

Import totale [F6]il pulsante, disponibile solo per l’utente amministratore, mette a disposizione l’import automatico dei movimenti già registrati tramite Aziende - ATTIVITA’ UTENTE e svolti nel gestionale sino a mezzanotte del giorno precedente la data di sistema da tutti gli utenti di tipo “S” (utenti Studio) e “s” (idesk azienda gestiti da Studio) che hanno attivato negli ulteriori dati della relativa anagrafica il campo “Import automatico”.

Il comando Giorno [F5] propone la seguente videata dove, nella parte superiore, viene evidenziato il nome dell’utente del quale si stanno visionando le attività e le ore che attualmente risultano lavorate rispetto a quelle previste, all’interno dell’anagrafica utente, per il giorno della settimana richiamato.

I comandi/pulsanti disponibili sono:

Elimina [ShF3]elimina tutte le attività presenti nel giorno richiamato;

Gio- [F7]richiama i movimenti del giorno precedente all’attuale;

Gio+ [F8]richiama il giorno successivo all’attuale;

Revisione [F4]si richiama in revisione l’attività evidenziata dal cursore, su una riga/orario vuota la procedura si predispone per l’inserimento di una nuova attività;

Inserimento [Invio]richiama la videata di inserimento attività utente descritta nel successivo paragrafo;

Ok [F10]salva i dati presenti nella videata;

Annulla [Esc]viene chiusa la visione dei dati della giornata perdendo eventuali dati non salvati;

Import [F5]effettua l’import automatico delle attività del giorno tracciate dal programma Aziende – ATTIVITA’ UTENTE, eventuali attività inserite manualmente non verranno eliminate;

Stampa [F11]permette di stampare le attività del giorno;

Elenco [ShF4]visualizza l’elenco delle attività svolte nella giornata in un riquadro anziché visualizzate sull’agenda ove: ogni attività è riportata suddivisa in sezioni da 30 minuti, se presenti più attività nello stesso orario le prime due vengono riportate affiancate. La presenza di ulteriori attività è evidenziata da una freccia a fine riga.

Selezionando la freccia vengono riportate in elenco tutte le attività che ricadono nella mezz’ora evidenziata.

NOTA BENE: se un asterisco “*” è presente tra la colonna Orario e Durata significa che l’attività in questione rappresenta un promemoria (per ulteriori informazioni si rimanda al successivo paragrafo).